外贸函电写作风格简论

王建伟 徐 斌

[摘要] 外贸函电受其行业影响而呈现出独特的语言特征,然而由于历史的、社会的原因以及函电撰写者自身语言应用能力的局限性,程式化与模式化的古旧文风依然大行其道。现代文风应努力摆脱模式化的商业语言,实现广泛的沟通和个性化的交流。在写作技巧上,要着力避免僵化的语气、避免艰涩的用词、避免古板的句式,最终形成清新流畅的写作风格。

[关键词] 外贸函电 商业书信 写作风格 写作技巧

外贸函电受其行业影响而呈现出独特的语言特征,而随着社会的发展、时代的变迁,以前那种模式化的、艰涩难懂的、古旧刻板的文风被逐渐摒弃,简洁流畅、清新现代的风格正在形成。然而,由于历史的、社会的原因以及函电撰写者自身语言应用能力的局限性,程式化与模式化的文风依然大行其道。

一、文体风格:西方八股 V.S.现代文风

外贸函电的文体风格受社会发展和历史环境的影响。18世纪的国际贸易,主要在宗主国和殖民地之间展开,这使得本来只是一种商务应用文的函电,带有了一定的官方文件的色彩,这种半官半商的特性使得函电具有了官方语言惯有的那种极端正式的风格。另一方面,18世纪的英语尽管已经开始了向现代英语的过渡,但在许多方面仍然受到中古时期英语的影响,表现之一就是古旧文风依然盛行,特别是在正式文书中——即所谓公文文体(officialese),因而在行文中多采用一些长而艰涩的书卷词语和笨重、凝滞的句式结构,以体现行文的正式性和严肃性。再者,依据西方的法理传统和贸易惯例,在国际贸易中,交易双方在达成协议后,可以不必有一个正式的、成文的合约,这些往来的函电就可以起到合同的作用,并且具有同等的法律效力,因而在当时,外贸函电不仅是一个传递信息的工具,还相当于一种法律文书,带有一定的契约的性质,从而造成外贸函电行文严谨复杂、艰深难懂。

综合以上三种因素,即受当时国际贸易的影响、英语语言自身的演变以及西方的法理传统和贸易惯例的影响,早期的函电写作者逐渐形成了语言正式、文风古旧的写作风格。如下面两例。

例1.Yours of the 12th received instant, and in reply beg to state that herewith is forwarded the report under consideration. Please be advised of general concurrence in desire to expedite matters…

例2.Pursuant to your message of April 15, this is to acknowledge the above-referenced claim. Upon perusal of the relevant documents, reports and your position on the alleged negligence of our client we shall duly contact your office and state our position therein. In the meantime, should you have any further correspondence please do not hesitate to contact the undersigned.

在现代社会,这种风格由于措辞艰涩、句式臃肿、语气沉闷,而造成函电冗长乏味、呆滞冷漠、迂腐难懂。这一文体风格到了二战以后,随着战后重建和经济的发展才有了根本性的变化。这一时期,西方经济高速发展,国际贸易中的竞争日趋激烈,过去那种繁文缛节、古板难懂的外贸函电严重阻碍了商贸往来,因而函电写作在保持一定的公文文体的同时,行文力求简洁,并追求实用性、注重专业性、增强可读性。其主要表现为,国际贸易专业术语的大量使用使得外贸函电具有了一种独特的商业气息和专业色彩;用熟悉的词汇取代过去常用的古旧繁难的词汇及表达方式;长句的运用使得行文更加流畅并使函电显得更为正式;陈述句的大量运用使得外贸函电在总体上保持了一种平实、自然和直接的基本语言风格。

这是一个巨大的进步,有些写作技法沿用至今,并最终奠定了现代外贸函电的基本文风。然而,在今天看来,这种风格也存在着明显的局限性,那就是在一味追求专业性和正式性的过程中,造成了语言上的孤傲冷淡,机械刻板和缺乏人情味,从而形成了一种太过模式化的所谓“商业语言”。这一时期的函电总给人一种生意场上所特有的“礼貌,但不热情”和“很有分寸地保持距离”的感觉。Richard Anderson对此作了这样的概括:“商业信函冷静刻板,很少掺入个人感情,且极为模式化。结果是读者感到索然无味,作者显得装腔作势、不近人情。它们麻木了读者的感觉,使他们不会马上行动起来或高效率办事。这种模式化的表达方式被人反复使用,终于变成了迂腐呆板的陈词滥调。”

这种太过模式化的所谓“商业语言”——甚至是早期的极端正式的“公文文体”——至今仍有着根深蒂固的影响,一些陈腐的句式和庸俗的套话在现代的外贸函电中仍然俯拾即是。仅举几例为证(每一例中,前一句为所谓商业语言,后一句为其本应具有的现代风格):

例1.We are in receipt of your payment for $500. →Thank you for your payment for $500.

例2.In line with your request, we herewith confirm arrangements as per the attached, which we trust will meet with your requirements. →We are happy to inform you that your reservations are confirmed.

例3.Thank you for your attention in this matter. →Thank you.

例4.Your prompt reply would be highly appreciated. / Your swift reply on the above matter would be highly appreciated. →Looking forward to your reply.

例5.This is to acknowledge your message dated November 11. → Thank you for your message of November 11.

二、现代文风的主要特征

一些函电撰写者,尤其是初学者,缺乏良好的写作能力,对商业书信的行文风格也缺乏足够的认识,往往只懂得模仿旧有的函电样函,依样画葫芦,却很可能在不知不觉中承袭了远至18、19世纪的过时文风。那么,现代社会的发展要求外贸函电的风格有一些什么样的变化呢?

首先,在语言风格上,函电应摒弃公文文体并逐渐摆脱模式化的所谓“商业语言”,进而形成真诚友善、清新自然、简洁优美、富有现代语言特色的写作文风。函电作为一种实用文体亦应追求语言表达上的美感,语气上更富人情味,态度上更热情真诚,以拉近写信人和收信人之间的心理距离。研究也表明,读信人对饱含热情的信函反应更积极。

其次,在函电功能上,函电要超越单一的商务信息的交流或具体交易的达成,应致力于实现交易双方更广泛意义上的沟通和交流。关于这一点,Raymond Lesikar有针对性地提出了两个新的外贸函电写作原则,即信服(Convincing)和愉悦(Cheerful)。他认为,函电的一个重要功能是说服对方,因而必须具有说服力;同时,在语言上,函电应该具有感染力,力求带给对方积极、正面和愉悦的心理感受,从而更好地实现预期目的。

第三,在写作视角上,函电要跳出一切围绕写信人(我的问题是什么?我的期望是什么?我的目标何在?我的利益何在)的圈圈,在落笔前,应将收信人的需求思考一番。你对对方了解得越多,你的信函就越有的放矢,你的利益越可以得到维护。因此,一个成熟的写作者必须书写对方“需要”知道的事,而不应只写自己关心的事。同时,你对对方的了解,也会促使你考虑措辞、语气等,从而针对不同的收信人写出与之文化、工作、教育背景相适应的不同语言风格的函电。

以上这些变化与当今时代的快节奏、信息化、高效率以及人本主义是分不开的。远的不说,仅仅一两代人以前,几乎所有的商务文案都落入八股文式的窠臼,如出一辙,毫无新意。而如今,谁都不愿意去读,要看完一整页,也不一定能弄清楚是怎么回事的商业文书。那么,如何才能写就清新现代的外贸函电呢?

三、现代文风写作技巧

撰写外贸函电时,态度真诚永远是放在第一位的!真诚的态度使你不愿去照猫画虎,不愿去生搬硬套所谓模板、所谓公式化的套路。在此基础之上,讲究一点写作技巧会使我们写出的函电更加完美。由于篇幅所限,本文着重从语气、遣词和造句三个方面加以描述,藉以形成现代清新的写作风格。

1.避免僵化的语气

语气就是函电读起来的整体感觉,主要涉及两个方面:一个是函电的正式程度,另一个是函电的礼貌性。

语言学家Martin Joos将语体划分为Frozen(僵化),Formal(正式),Consultative/Normal(一般),Casual/Informal(非正式),Intimate(亲密)五种,以体现语气在正式程度上的差异。例如:

Frozen:Enclosed please find our documentation concerning the silicon shipment for your perusal as per your request. Your prompt response and cooperation would be sincerely appreciated upon receipt of this letter.

Formal:The document of the silicon shipment is attached per your request. We would much appreciate it if you could answer this letter as soon as you can. Thank you for your cooperation.

Normal:The document of the silicon shipment is attached as you requested/asked. We look forward to hearing from you right away. / May we hear from you soon? / Would you please write to us as soon as you can? Thank you for your cooperation.

Informal:Here is the document of the silicon shipment. Write to us soon. Thanks.

Intimate:Hey, buddy! Check out the document of the silicon shipment and write to us tomorrow, if not sooner.

在上面例子中,为说明一件事情,分别使用了五种不同的语气。在现代函电中,第一种语气因极端正式而圄于僵化;第五种语气因极端非正式而失去商业味道,因此,它们都是不适合的。在函电写作时,根据与收信人的亲疏关系和函电往来的庄重程度,写信人益于采用中间的三种语气。

礼貌性(Leech, 1983)作为外贸函电撰写的基本原则被提出来,且被放在了越来越重要的地位,就是要摒弃商业信函“冷静刻板,没有人情味,且极为模式化”的旧文风。Leech主张交际双方应尽量地表示礼貌,并尽量减少不礼貌的表达方式。礼貌的表达方式有很多,如下面几例:

例1.Give us a 5% discount, we will follow another order. →If you could allow us a 5% discount, a substantial order will follow(使用条件句以避免生硬的语气).

例2.You made a very careless mistake during the course of shipment. → A very careless mistake was made during the course of shipment(使用被动语态,以避免指责动作的执行者).

例3.I cant accept your invitation. →I wish I could accept your invitation, but then I would miss my sons graduation(使用表示可能的词,如would, could, might, wish等,以缓和拒绝的语气).

例4.I am available at your convenience to discuss this issue further. →If you wish to discuss this issue further, please let me know(采用所谓的You-Attitude,设身处地为对方着想).

当然,在注重礼貌的同时,我们要分清“礼貌”与“卑恭”的界限——写商业书信既不要盛气凌人,也没有必要低三下四。例如:

①We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you.

② We beg to enclose herewith our invoice.

以上两例不是“礼貌”,而是“卑恭”,可考虑改为:

①We are concerned about the inconvenience you have suffered, and apologize sincerely.

②We have enclosed our Invoice(Or: We are pleased to enclose our Invoice).

2.避免艰涩之词

阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们的理解水平,那么他们理解起来就会更快。因此,尽量用简单易懂的词替代艰深晦涩的词,这样写出来的函电会使收信人理解得更快,同时,也会减少产生误解的可能。上表列出了外贸函电中一些常见的艰涩之词及其对应的普通用词。

3.避免古板的句式

除了遵循英语基本的语法规则及句式结构之外,在撰写外贸函电时,以下几点可以帮助我们规避刻板的所谓“公文文体”、摆脱模式化的所谓“商业语言”:

(1)长短句搭配,使函电错落有致。如果句子过长,结构复杂,必然不够简洁明了,难于理解;相反,如果全是短句,则显得琐碎单调,句子间的逻辑难免过于松散。试比较下面三例:

例1.Through years of business dealing, our company has formed the practice that shirts which are exported to European countries be packed either in bales lined with polythene, each containing 50 pieces in one pattern or in plastic-lined, waterproof cartons, reinforced with metal straps(句子过长).

例2.Through years of business dealing, our company has formed two packing practices for shirts. Those shirts are all exported to European countries. We pack them in bales lined with polythene. Each bale contains 50 pieces in one pattern. We also pack them in plastic-lined, water-proof cartons. The cartons are reinforced with metal straps(句子过短).

例3.Through years of business dealing, our company has formed the following two packing practices for shirts exported to European countries. First, pack them in bales lined with polythene, each containing 50 pieces in one pattern. Second, pack them in plastic-lined, water-proof cartons, reinforced with metal straps(长短句搭配,富有条理).

(2)句中慎用名词性短语及介词搭配。这两种结构用多了会显得啰唆冗长和乏味呆板。例如,soon比in the near future朴实,during the next few weeks比in the course of the next few weeks简洁,as you requested比with regard to your request清新。

(3)少用古旧句式及套话。古旧句式沉闷啰唆,过多的套话让人生厌,在撰写外贸函电时要尽力避免。下面是最常见的几例古旧句式及其现代风格的替代写法。

例1.古旧:Thisis to confirm the receipt of your order dated March 3rd.

现代:We have received your order of March 3rd.

例2.古旧:You are kindly/cordially invited to the 11th Fair Conference.

现代:It is our pleasure to invite you to the 11th Fair Conference.

例3.古旧:Please do not hesitate to contact us if you have any further questions.

现代:Please let us know if you have any further questions.

四、结束语

随着社会的发展,生活节奏的加快,在从事外贸业务的过程中,人们更加注重信息的畅达和高效率。显然,古旧文风无法适应这一发展,应该为清新现代的文风所取代。我们相信,尽管商务信函不可能像私人信函一样可以随心所欲,但归根到底还是人和人之间的交流与沟通,因此,带有人情味的商务函电必定会带给对方积极、正面和愉悦的心理感受,从而更好地帮助我们实现预期目的。

参考文献:

[1]阎善明.现代商业英语书信[M].北京:对外经济贸易大学出版社,1998.

[2]Hird,Bruce. High Speed Business Writing [M].Beijing:Foreign Language Teaching and Research Press,2003.

[3]Anderson, Richard. Powerful Writing Skills.New Jersey:Career Press,2003.

[4]Lesikar, Raymond V. Basic Business Communication [M].NY:McGraw-Hill Education,1998.

[5]Joos,Martin. The Five Clocks [M].New York and London:Harcourt Brace Jovanovich,1967.

[6]Leech,Geoffrey N. Principles of Pragmatics[M].NewYork:Longman Inc,NewYork,1983.

[7]鲁刚.商务英语写作指南[M].上海:世界图书出版公司,2004.