浅谈电子档案的规范化管理

乔振涛

摘要：如何规范管理电子档案，为人类社会的快速发展服好务、帮好忙，是一个重要的历史课题。本文就规范管理电子档案作具体探讨。

关键词：电子档案规范化管理

电子档案是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子档案形态，只不过是电子档案的某种输出形式而已。如何对电子档案进行规范化管理已经成为档案工作者思考和亟待解决的问题。

1电子档案管理的困难与挑战

1．1电子档案的的特殊性。一是电子档案易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子档案和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性要比纸质档案大得多。二是电子档案制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现，电子档案制作者不一定像制作纸质档案那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子档案必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子档案的可读性，常常需要加以转换。四是电子档案不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子档案，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。五是电子档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子档案输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是电子档案的签署技术还不普及，还不能为每一份电子档案盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子档案是否为原件。

1．2电子档案管理的困难性。不懂电子档案形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子档案归档及其归档后形成的电子档案进行管理：不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，就无法理解电子档案长期保存的必要性和困难性，无法实施电子档案的收集、积累、整理、鉴定、归档。

2解决问题的思路与对策

2．1重新界定电子档案的“原始性”。电子档案只要它的内容确确实实是由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的。这种“原始性”概念与纸质档案原件的区别主要在于，它抛弃了档案形式上的原始性，即允许档案载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以档案中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。

2．2充分了解电子档案管理的特殊性，电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输，通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。

3探索电子档案规范化管理的路子

3．1充分借鉴纸质档案的管理标准以合理取舍，纸质档案有一套较为完整的管理标准，在电子档案归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用，应借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出符合我国有关电子档案及其管理的标准、法规和制度。

3．2锻造复合型档案管理人才。电子档案的实质是技术工程，电子档案管理实质是一项档案技术工程的管理，这要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息管理的管理者。

3．3档案管理工作者的新课题。一是加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络；二是科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使能够管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，实现档案工作标准化管理，是实现电子档案规范化管理的前提条件，三是要强化服务意识，拓宽服务领域。