网络环境下档案信息资源的开发利用

李　新

1网络环境下档案信息资源开发利用的特点

1．1档案信息资源开发利用的工具和手段发生了变化。档案信息资源开发，从外延上讲，就是发掘信息、开拓信息渠道、建立档案信息库、加速档案信息流动；从内涵上讲，就是不断重组和加工档案信息，最终提供利用。现代网络技术将促使档案信息源从馆藏主体向网络信息资源主体转移，它内吸外取，实现全国乃至全球网络互联，从而更加便捷地实现全球范围内档案信息资源共享。

1．2档案信息资源开发利用的方式和对象发生了变化。网络超越时空界限，为异地提供利用创造了条件。千里之外万里之遥，通过联网的计算机直接读取信息，缩短了行程，方便了利用，节省了时间。与此同时，网络使社会化的信息资源共享成为可能。利用者不仅是本地本国本行业，而是所有的有权用户。

1．3档案信息资源开发利用的速度发生了变化。在网络环境下，文件与档案资料的区分变得不再明显，传统意义上的立卷、归档方式要经受考验，大量的文件、档案、资料将实现即时存档，目前所遵循的鉴定、整理、立卷等工作规范也将随之产生变化。档案信息的快速上网，为社会提供信息资源，特别是为决策层提供信息，其社会效益和经济效益明显展示出来，档案信息的决策支持作用将更加显著和重要。

2网络环境下档案信息资源开发利用存在的问题

2．1档案信息服务意识淡薄。由于历史和现实的原因，不少档案部门和档案工作者形成了“重管轻用”观念，他们认为“按时接收，按时开放，提供利用”就够了，有的甚至将档案工作看成一种辅助性的工作，对档案工作缺乏必要的投入。认为开发价值不大，再怎么开发也不能提高效率、不能创造效益。这些错误观念直接影响当前及未来经济和社会的发展对档案信息资源的迫切需求，档案信息资源开发利用也就达不到应有的效果，这是在网络环境档案信息资源开发利用中必须解决的一个重要的问题，否则档案工作将无法应对数字时代的挑战。

2．2档案信息资源建设不足。档案信息化建设为档案信息资源的开发利用提供新的平台和空间。档案信息化建设要求有针对性地开展档案信息资源的数字化、有序化、规范化和特色化建设，其核心和重点是档案信息资源建设。档案信息资源建设，受制于许多因素，主要为：一是整体投入不足，有限的资金没有发挥最大的效益，导致资源浪费、结构不合理；二是一些部门对档案信息服务重视程度不够，档案工作效益不高；三是缺乏规范化、标准化建设，没有形成统一的开发利用及管理的规范和标准：四是在设备购置及管理上，存在管理不善的状况。建立种类齐全、结构合理、质量优化的数字档案信息资源体系，是档案信息资源开发利用的重要条件，因此要加强档案信息资源的共建共享，努力建设优质高效的档案信息服务网络，不断提升档案信息服务的质量。

2．3档案队伍素质不高。档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理群体缺乏掌握现代化技术的管理人才，特别是既懂档案管理和现代化技术、又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。目前档案部门人员存在的主要问题是：缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；缺乏现代网络信息知识和创新意识。这些都给网络环境下档案信息资源的开发利用工作带来一定的阻碍。

3网络环境下档案信息资源开发利用的措施及对策

3．1解放思想，强化信息服务意识。在档案信息资源的开发与利用中，不仅要做好传统的服务工作，而且要发挥主观能动性，充分利用网络和档案信息数据库等优势，开发多种多样的数字档案信息资源，不断开拓档案信息服务的新局面。

3．2健全标准。目前，档案工作标准化程度不高。从档案管理到各种软件开发，均缺乏统一的规范与标准。没有标准化体系，就无法实现计算机管理，而计算机管理是在网络环境下开发档案信息资源的技术手段和重要工具，因此，根据档案工作的特点尽快制定标准化体系是当务之急。

3．3推行档案全文数字化，纸质档案原件全文数字化，是使档案信息数据上网运行的前提条件，又是网络环境下开发档案信息的基础。在此基础上，才能对档案信息进行分类，建立档案数据库和档案查询系统。目前，档案馆开发和提供上网利用的档案信息仅仅是二次信息，即目录、索引和文摘等，而对作为一次信息的档案全文信息以及图形图像信息却开发得很少，用户在网上只能看到档案的索引、目录，却看不到档案全文。这样，网络的优势仍然无法显现出来。为了满足网络环境下档案信息的提供利用，必须实现档案的全文数字化，这是一项长期而艰巨的任务。

3．4培养档案信息资源开发与利用专业人才。在当前信息社会，大量电子信息资源涌进了档案部门，这对每一个档案管理人员都提出了“一专多能”的要求。档案管理人员必须转换角色，从“守门人”变成档案信息的采集者、管理者和传播者，不但要提供信息，还要提供从信息中提炼出来的新的知识，要从旧的管理和服务模式中走出来，开发各种优质的档案信息资源，使之形成数据库，更加有效地为社会各界提供网络档案信息服务。