浅谈索赔类商务英语信函的写作

白景永

摘 要所谓索赔,是指遭受损害的一方在争议发生后,根据合

同或法律,向违约方提出赔偿要求。文章就索赔信函的写作步骤

及要求提出自己的看法。

关键词商务英语 信函写作 步骤 要求

AbstractClaim refers to the buyer who suffers damage requires the seller for compensation, who fails to carry out contract, according to the contract or law after the dispute happens. This article aims to the writing procedures and requirements of claim letter.

Key WordsBusiness English Letter writing Procedures Requirements

一、引言

在进出口贸易中,由于各种因素的影响如卖方不按合同规定的时间、地点交货;卖方提供的货物质量与合同中提供样品的质量不符;卖方提供的货物数量短缺或货物在装运过程中受损等,使得买方蒙受不该有的损失,贸易合同得不到履行时,往往生产争议,引起索赔和理赔的问题。所谓索赔,是指遭受损害的一方在争议后,根据合同或法律,向违约方提出赔偿要求。因此,就避免不了要写索赔信。写好索赔(类)信函是问题得到解决的第一步,首先向卖方陈述要求索赔的理由、数量等,希望问题得到尽快解决,否则只能诉诸于法律。但大家都知道并非所有的索赔要求都会得到满足,无论作者提出的理由是多么的合理。即使是最好的索赔信函,也不一定会取得所期望的效果,因为在很多情况下,准许买方的索赔,给卖方没有带来什么好处,只是建立一种美好的信誉罢

了。然而,好的索赔信函总比差的索赔信函容易达到效果。因此,写好这一类信函起到不可估量的作用。

二、写索赔信的步骤

进行进出口贸易的人或主管人最讲究的是效率,即在有效的时间内达到预期的目的和效果。因此在写索赔信的过程中,其步骤或格式,尤为重要。在写索赔信之前,必须注意,索赔必须在合同规定的有效期内提出(一般规定是在货到后三十天内提出),若超过有效期,则无权向对方提出索赔。写索赔信通常要遵循下列步骤:

1、信的开头应对提出的抱怨(complaints)或索赔(claims)表示遗憾。

2、说明定单日期、交货日期及所索赔的货物。

3、说明不满的原因。

4、提及由此而引起的不便,并要求予以解释。

5、提出如何纠正的建议。

索赔信的书写应简短、中肯、有力。 信的开头部分开门见山地提出原先规定的条件,提醒对方在正常情况下应如何操作,接着提出问题,最后提出解决的意见和方法。下面请看信例:

Dear Sirs:

This is to inform you 100 printers under contract NO. 3803 arrived at the port here yesterday.

While appreciating your prompt shipment, however, we are surprised to find three cases were broken with the result that 12 printers were damaged to various extents.

We believe the packing is not so strong as to protect the goods inside and the wooden materials should have been 8/9 thick.

We informed an authorized surveyor immediately at once. Who examined the goods in the presence of the shipping agents, and we are certain the enclosed surveyors report will prove our view to be right.

Under those circumstances, we shall have to dispose of the damaged printers at a greatly reduced price below 40% of their invoice cost. For these reasons, we suggest you make us an allowance to make up for the corresponding loss, say, US $80 for each damaged printer.

We are looking forward to your early reply.

Sincerely yours.

在以上的信函中,买方为蒙受的损失提出索赔。信函的第一句通知卖方(供货商),合同号为NO.3803的100台打印机于昨天到港,紧接着对卖方能及时装运到货表示感谢,然后陈述货物出现的问题,-----有12台打印机严重受损。第三、四段陈述问题出现的原因以及权威的验证材料,证明买方提出的要求是合理的。最后,指出买方所蒙受的损失,提出解决办法的建议,并且希望卖方尽快作出答复。其目的明确,用词准确,条理清晰,简明扼要,不失为索赔类信函的典范。

三、索赔类信函的写作要求

从以上的信例中,我们可以逐步摸索出索赔信函的写作步骤,那么此类信函的写作,具体有哪些要求呢?

1、目的明确,避免使用一些对阅信人有任何冒犯的言词。书写索赔信是希望问题得到尽快、令人满意的解决,并不是发泄买方对卖方的愤懑。这有别于投诉信或控告信。言词过激或措词不当,都可能冒犯阅信人。可想而知,阅信者即是此类事件的负责人或处理者。任何谩骂、威胁或污辱的言词,都不利于问题的解决。

2、准确、简洁地陈述存在的问题, 不要过于简单,也不要过多分析存在的问题。在国际货物买卖过程中,存在的问题有时是无法避免的。而买卖双方大都不愿意出现任何问题。作为买方,在蒙受损失时,不得不向卖方陈述问题存在的原因、程度等。过于简单的陈述,会使卖方认为问题不严重,不必急着处理。过多或夸大分析存在的问题,会使卖方认为买方在无理取闹。

3、尽量提供有效的证据。指出受损物品的数量、日期和名称,并且附上检验单订单、发票的复印件以及其它相关的材料。有时,权威机构的验证,更有利于问题的解决。

4、建议问题的解决方式。例如:告诉对方是希望得到退款或更换。提建议时,要坚定、合理。所谓坚定是指给对方一个明确的要求,不能三心两意,或模棱两可。所谓合理,是指根据合同和国际惯例,该赔多少就多少,不能漫天要价,得理不饶人。

5、相信问题会得到解决。调节指出问题的态度、受理方会更乐意接受。贸易双方是建立在信誉基础上的,有时还会保持长期的合作关系,不能因一次失误而影响双方的贸易往来,从而影响双方的利益。避免说: “Youll never get any business from me again” (以后再也不和你们做生意了)。

此外,写好索赔类信函还应注意正式文体和非正式文体的用法,正式文体,念起来给人以一种严肃的气氛,非正式文体念起来比较亲切。应使用国际惯例中使用的英文格式以及商用词汇和句式,从而避免一些不必要的误解。例如:

(1) When opening the case, however, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

(2) However, we found it contained twenty Model A-234 instead of twenty Model B-234 which we require when opening the case, as you may see in the enclosed copy of our order NO.618.

句(1)中采用了掉尾句(periodic sentence)修辞手法,将 “ when opening the case”放在句首,句子结构紧凑,读者只有读到句子的后半部分或句末,才能知道该句的主旨。这种修辞手法能制造悬念,很好地吸引对方的注意。而句(2)中只是将句(1)稍加调整,就成了松散句(loose sentence)由于该句的主句结构复杂,这样的调整使得句子结构松散很容易产生歧义。

总之,索赔类商务英语信函的写作,与一般商务信函格式上没有多大区别,只是写作的步骤与要求有所不同。只要认真研习,还是可以写好的。

参考书目:

[1] 许小平《21世纪国际商务英语写作---理论与实践》 [M] 华中理工大学出版社 2000.4

[2] 张益明、盛国强、钱晓玲、倪修璟《21世纪国际商务英语丛书----文体写作》[M]浙江大学出版社2002.4

[3] 徐景霖《国际贸易实务》[M]东北财经大学出版社1989.12