文印外包每年节约３０％文印成本

张　楠

根据统计,一般公司用于文印输出方面的成本是企业营业额的3%。3%是什么概念呢?假如企业年营业额为1亿元,3%的成本就意味着每年要在文印方面花费300万元。而且通过有效的文印管理,企业则可以降低10%～30%的文印成本。对于提升净利润很困难的大企业来说,文印外包服务是他们提升利润率简单有效的办法。

据Gartner今年1月的报告《由于企业在削减成本方面所作的努力而加速成长的文印输出设备管理服务》,大部分企业都在考虑通过更换办公室内使用的产品或服务来削减开支,提高工作效率。在这种背景下,预计文印输出设备管理服务(MPS),也就是我们常说的文印服务外包的市场规模,到2010年底将继续保持两位数的增长,从2007年的37.58亿美元增长到至少41亿美元。

文印外包提升打印价值

研究机构在对美国500家大型企业调研后得出的数据显示:文件在企业的核心业务中的重要性是不言而喻的,有83%的公司认为,文件对核心业务来说是非常重要的。公司的员工认为在一天或者整个工作的过程中,37%的时间是花费在文件的编写、起草、修改方面,每个人每天都需要处理大量文件。在企业的各业务环节中,从市场部的产品目录、直邮资料,到财务部的付款通知以及设计生产部门的用户手册、技术资料等等各个方面都与文件有关。对一个企业来说最根本的是三个方面:第一如何降低成本,第二如何维持并提高业绩,第三就是改善工作质量、提高工作效率。从市场方面讲,如果客户看到一份制作精美漂亮的产品宣传资料,他可能会对产品感兴趣甚至购买产品。

举个例子,某大型进出口贸易公司,其拥有员工近500名,各部门在办公中用的最多的就是传真、打印、复印、扫描等功能,公司先后配置了65台不同品牌、型号的传真、打印、复印、扫描单功能设备以满足需求。在应用了外包服务之后,其原有的65台输出设备被精简为34台,其中包括新增的13台富士施乐DocuCentre-III C4400一体机,这台机器集成了传真、打印、复印、扫描等功能。采用服务外包之后,该公司办公设备的总体管理成本减少了5%,设备利用率从原来的2.1%提高到3.5%,由于设备数量减少,还减少了大量的空间和能源。

从拥有者到使用者的转变

在一般的企业当中有很多的职能部门,每个职能部门都要求有自己的打印设备,这样虽然看上去各个职能部门自己很方便,但是却浪费了大量的企业办公成本,而且设备的使用非常低效。因为每个职能部门如果自己拥有大量的打印设备,势必要有专人负责维护设备的正常运转,购买日常的耗材,并及时修复小问题。这无疑增加了职能部门的办公成本。如果负责维护的人员不在,则会影响职能部门的使用,造成更大的损失。

如果采用了文印外包服务则不存在上述所说的问题,外包公司会通过对企业各个部门对输出数量和质量的要求,制定出一个解决方案,让整个企业的所有部门来共享打印设备。外包公司会通过软件来对打印设备进行实时监控,在设备出现问题的时候及时处理,在设备快要缺墨的时候及时进行更换。

从拥有者向使用者转变,对于企业来说更大的诱惑是降低了企业的固定资产。拥有者需要自己花大量的资金购买打印设备,日常维护也要花钱。而使用者只需要按打印的页数支付外包公司费用,而不用承担购买设备的成本和日常维护的费用。这个转变可以让企业轻资产快速发展。

如何让用户只需要专注于自身的核心业务,而不用为企业的文印设备的安置、管理、保养、维护担心?富士施乐株式会社日本和亚太区全球服务业务总裁冈野正树就表述了自己的观点。根据富士施乐实践和服务经验,在为用户实施文印外包服务之前,先要派专业人员了解用户的使用需求,再通过精益六西格玛理论对用户的办公环境、文件管理流程进行评估。通过调查评估,富士施乐会根据不同的用户量身定制不同的文件管理服务,配置最优化的设备组合并改善文件管理流程。