加强高校基建档案管理的思考

杨媛媛　张　娟

[摘要]主要阐述高校基建档案的特点和作用，以及当前高校基建档案管理过程中的存在的问题，并针对这些问题提出：建立健全收集归档制度、明确工作行为规范准则、明确归档责任、提高档案管理人员的素质、提高档案利用率等措施。

[关键词]基建档案管理措施高等院校

中图分类号：G47文献标识码：A文章编号：1671-7597(2009)0610187-02

高校基建档案是基本建设工程项目从立项到竣工验收的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体资料的总和。它是高校中各种建筑物、构筑物以及地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修等活动的直接记录，是学校规划建设的第一手资料，是学校基本建设历史和现状的真实反映。自2000年来，我院先后完成了教学楼、图书馆、工业技术中心、学生食堂、学生公寓、家属区住宅楼等多个新建基本建设项目，对老教学楼进行改造，绿化校园，使我院面貌焕然一新。随着基建档案的增多，其利用价值和范围不断增加，如何科学管理好基建档案资料，充分发挥它的价值，成为摆在每个基建档案管理人员面前刻不容缓的问题。下面笔者主要从我校基建档案现状来论述高校档案管理中存在的问题及应对的措施。

一、高校基建档案的特点和作用

(一)基建档案具有形成周期长和涉及范围广的特点

一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，一般要经过几年时间，在此过程中形成的科技材料涉及审批、城建、勘察、设计、消防、施工、监理、安装等方面，是多个单位共同参与完成的，，施工过程形成的资料专业性强、审批、验收等程序所形成的文件种类复杂、信息量大。

(二)基建档案具有非常重要的参考作用

基建档案是高校建设管理中的历史凭证，它对学校新建、扩建和改建工程及今后的发展具有非常重要的参考价值。通过对基建档案的利用，在各种生产实践和经济活动中都可以直接或间接地起到增值作用。在扩建、改建、维修工程项目上，由于基建档案资料齐全，在这些项目开工之前，可明查阅相关档案资料，使建设过程不走弯路，节省了人力、物力、财力，达到预期的效果。例如，我校决定在校内进行计算机联网，联网工程包括：布线、装机、调试及安装配套设备等。档案室向有关工程技术人员提供了大楼的结构平面图，既为工程的整体规划提供依据，也可在布线时准确计算线材的用量和免去人工测量的工序。为整个工程的顺利进行提供了有利的条件，而且使工程收到降低损耗、缩短工期和减轻劳动强度的效果。同时，完善的基建档案，是反映学校发展历史、编制学院年鉴、填报各种统计报表等工作的第一手资料。例如：我院五十五周年校庆，筹建校史馆，档案室为其提供全部资料，查阅了大量历史资料及照片，使校史馆为校园文化建设发挥了重大作用。

二、当前高校基建档素管理中存在的问题

(一)没有完善的基建档案收集、管理制度

资料的管理与应用不规范，缺乏指导和监督。建设单位、施工单位和监理在资料形成的过程中，缺少相关环节的联系，没有形成互动。就建设单位而言，从工程的立项开始到验收阶段所形成的全部资料都应当及时归档，但资料员与工程技术人员缺乏一定的沟通，工程技术人员往往不能按时把手里的资料交到档案员手里，档案员也只是被动的接受，至于哪些资料还未及时归、哪些资料还欠缺就不清楚。假设工程施工的过程出现与设计不符，最直接的资料就是“工作签证单”，如果在当时的资料中欠缺，那么就很难划分责任，容易出现扯皮的现象。

(二)归档责任不明确

当建筑物主体形成后，其室外上下水、道路、绿化等工程往往由原施工单位一并承担。这样做首先是出于节约成本的考虑，若再选用新的施工单位，势必造成时间和人力物力的浪费。而且学院场地有限，这样做也能够最大程度减小对正常教学秩序的干扰。最后往往出现这样的问题，当建筑工程竣工验收交付使用后，由于当初只签订了主体的施工合同，竣工资料里并没有包含相关的室外工程部分。当这部分相关资料尤其是室外给排水管网等图纸缺失，为今后维修、改造带来不必要的麻烦。例如，有些建筑单位在施工时不慎把地下管道挖断的事时有发生，就是因为没有参考该工程相应的室外地下管网系统图纸。

(三)基建档案资料整理不齐全、不完整

由于某些施工企业对资料整理缺乏重视，没有配各专职资料员，造成兼职资料员在整理资料时不能严格按照相关的规范要求执行，交来的资料不符合基建档案的有关标准，有的竣工图不全、有的资料目录与内容不符，甚至个别施工单位在工程竣工交付使用后，资料迟迟不能归档。严重影响了基建档案的完整性和及时性，对今后的档案利用形成障碍。

(四)当前高校基建档案工作人员素质参差不齐

由于基建档案的专业性很强，对档案工作人员的素质要求很高，不仅要求档案人员具备档案专业知识，还应具备相当的工程建设专业知识以及对相关行业政策和发展趋势的了解。但由于客观原因，多数档案人员往往缺乏工程建设方面的专业知识，对基建项目的基本程序不甚了解，对基建档案信息的来龙去脉认识不清，在接收档案时对文件材料心中无数，交多少收多少，收多少整理多少，不了解形成了哪些资料，哪些资料还欠缺，往往容易造成归档内容不全和对档案资料整理过程当中产生的偏差。

(五)档案利用率不高

由于基建档案大多是要永久保存的，而目前的档案查询方式主要是直接借阅，这种传统单一的利用方式不利于重要的合同文件、政府批文、竣工图等资料保存，长期翻阅或直接将原件资料借给他人使用，容易造成这些文件的磨损和残缺。

三、加强基建档案管理的措施

(一)建立健全收集归档制度，明确工作行为规范准则

基本建设工程项目一开始，技术人员必须及时将报批手续等文件资料原件交给基建档案员，不得为自己利用方便图省事拖延或不移交；项目建设的过程还要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工后，基建档案员及项目负责人都要参与施工期材料及竣工图的验收审查工作，在移交材料前，需将所有材料和图纸认真核对，在资料移交清单上签名，对材料编制不完整、不准确、不符合归档要求的基建项目不能进行竣工验收，待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准后，档案部门出具归档合格证明，财务部门方可作财务结算。材料归档过程中，还要建立健全文件档案管理制度、借阅制度、利用登记制度，做到对文件档案的来龙去脉、运转流向心中有数，保证资料归档不遗漏、不丢失。例如有人员流动的情况发生时，必须认真做好资料的交接，与档案资料员当面核对所有借阅应归还的资料后，方可办理有关手续。

(二)明确归档责任

在签订“施工合同”和“监理合同”时，应有工程资料的整理、归档条款，明确报送资料的质量标准、套数及时间。工程建设项目完成后，不

论是总承包还是分承包，都应按照建设部《城市建设档案管理规定》《科学技术档案工作条例》及《档案管理规章制度汇编》等各项政策及有关规定，负责整理所承包工程的基建文件材料。由总包方统一汇总，向建设单位提交完整、准确、系统的基建档案材料。由基建项目负责人催促施工单位在工程竣工验收合格后，在规定时间内按要求报送规定数量的完整竣工资料。

(三)档案工作应纳入部门和具体负责人员职责范围

基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须把档案工作纳入部门和具体负责人员的职责范围中。首先各部门要形成良好的互动和配合关系，施工单位应做好收集和提供原始凭证工作，监理单位应收集在监理活动中形成的具有价值的文件，建设单位应收集作为基建职能部门与有关部门之间产生的从工程立项审批到竣工验收的文件，三方联动，最后由基建档案管理人员按档案的归档要求负责汇总上交学院档案部门和市城建局；其次是要把归档工作列入具体工作人员的岗位责任制中，归档及时与否，资料是否齐全，有没有分析整理，应列入每位工作人员考核标准中，作为年终总结和评比的条件之一。

(四)提高管理人员的素质

有条件的单位应组织档案管理人员参加培训和外出进修，切实提高业务素质，增强基建档案现代化管理的能力。或选派责任心强、政治素质高的人员管理档案。作为档案工作者更要自觉关心本单位基本建设的规划，除了有较高的档案基础知识技能外，还要懂得基建方面的建设程序以及政策法规。要改进工作作风，熟悉业务，了解工作流程，积极参与或跟踪工程建设的进度，掌握工程建设的全过程，变被动为主动，确保基建档案的原始性、真实性和完整性。

(五)提高基建档案利用率

要加大硬件投入，引进现代化管理技术，为档案管理现代化、电子化提供物质基础。可要求设计单位提供电子版竣工图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映。对以前大量的有保存价值的图纸档案，可通过扫描转化为电子档案，如有条件可进一步对文件进行电子存档，建立电子目录。对查考利用率较高的信息如工程名称、立项批复文件、合同价、审计后价、交付使用日期、竣工面积等内容，以建筑物为单位，逐一从档案中提取并制作成电子表格。充分利用计算机对基建档案进行检索、统计和查阅，与现代通信技术相结合，实现远距离传递档案信息，提高工作效率，其规范化和标准化是手工操作不可替代的。

总之，目前艰巨的基建任务对基建档案的管理和建设提出了更加严格的要求，这也是基建档案工作者们所面临的新挑战，要求建立更加科学、规范的工作制度，树立更加严谨、细致的工作作风，不断学习、总结经验，克服困难，以大局为重，意识到档案管理无小事，使基建档案更好地服务于高校的发展和建设。