用好“双刃剑”避免劳资纠纷

石先广

规章制度是企业用工管理的重要依据之一。在实践中,有一半左右的案件都与用人单位的规章制度有关。用人单位看似在运用规章制度时拥有主动权,但败诉的几率却非常高。由此可见,规章制度也是把双刃剑,操作得当完全可以成为用人单位管理员工的重要抓手,操作不当可能成为用人单位败诉的原因。

败诉原因分析

1.规章制度内容违法

案例:小刘2006年3月进入某高科技公司工作,公司发放的《员工手册》规定:员工实行每周五天工作制,每天10小时工作制。2008年3月合同到期后,小刘离开公司,同时要求公司支付工作两年期间的周六加班工资近3万元,公司认为自己仅仅在《员工手册》上规定了每天10小时工作制,事实上公司并非每天都安排员工工作,且即使安排加班,加班工资都已在平时的工资中支付,不同意支付。协商不成,小刘提起劳动仲裁。案件经仲裁、一审,庭审中,小刘提供了公司的《员工手册》作为公司安排自己每周六加班的证据,在公司没有提供有力证据支持自己主张的情况下,法院最终判决支持了小刘加班工资的诉讼请求。

点评:该案公司败诉的原因是十分明显的,因为公司发布的《员工手册》关于员工工作时间的规定明显是违背了法律的规定。因为我国的标准工作时间是每周5天工作制,每天8小时。该案也给企业提了个醒,如果用人单位的规章制度的条款违反法律规定,这些条款有可能成为劳动者打官司的有利证据,用人单位无法提供反证的情况下,劳动者的请求很有可能获得法律的支持。

2.规章制度制定缺少协商程序

《劳动合同法》第4条第2款规定,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。这是《劳动合同法》关于用人单位制定规章制度的程序要求之一。如果用人单位制定的规章制度没有履行法律的规定程序,那么整套规章制度再完美也是徒劳。因为,现代法治理念十分注重程序要求,程序一旦被认定为不合法,实体内容无需审查也将被推翻。

案例:一家中美合资服装公司的《员工奖惩制度》中明确写明公司各岗位员工的工作纪律及违纪的处罚标准,并且在中、高层管理干部会议上正式宣布实施,对全体员工生效。随后不久,公司依据《员工奖惩制度》对两个在公司里吵架的员工王某和李某作出了开除处理,王某和李某以《员工奖惩制度》未经民主程序为由申请劳动仲裁,后又到法院诉讼。最后,法院裁判公司败诉。

点评:该案公司败诉的原因是其《员工奖惩制度》的制定不符合法律规定的程序。实践中,一些用人单位以“党委决议”、“经理(行政)办公会”、“领导班子会议”等名义通过的涉及员工切身利益的规章制度均不符合法律关于规章制度制定程序的要求。一旦员工起诉时提出异议,这些规章制度均无法被裁判机关用作判案的依据。因为,《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条明确规定,用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。显然,用人单位制定的规章制度没有经过民主程序(《劳动合同法》颁布之后,应该是“平等协商程序”)的,不可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

3.规章制度缺少公示或告知程序

现代法治理念早已摒弃了古代的“刑不可知,则威不可测”的观念,提倡并强调事先的公示、告知程序。就用人单位的规章制度而言,同样也适用这样的要求。《劳动合同法》第4条第4款规定,用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。如果用人单位没有将制定的规章制度事先向劳动者告知或公示。一旦在争议中劳动者提出异议的,用人单位也必定败诉无疑。

案例:闻先生于2006年8月被招聘至某制衣有限公司从事设计工作,双方签订了一年的劳动合同。因公司经常安排加班,闻先生忍不住在网络上与其同事评论此事。2007年3月20日,该制衣有限公司突然通知闻先生与其解除劳动合同,原因是他在工作期间上网聊天违反了公司的《员工行为规范》中的规定。但闻先生从未见过公司有此规定,遂向当地劳动争议仲裁委员会提起仲裁。劳动争议仲裁委员会裁决公司的该项规章制度未向劳动者公示,不具有法律效力,公司依此与闻先生解除劳动合同的行为无效。

点评:该案公司败诉的原因是其《员工行为规范》没有事先公示或告知给员工。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条明确规定,用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。显然,用人单位制定的规章制度没有事先向劳动者公示(《劳动合同法》颁布之后,应该是“公示或告知”)的,不可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

预防措施

在实践中,笔者所接触的企业依据规章制度处罚员工的案例中,大多数均以用人单位败诉而告终。规章制度,本来是法律赋予用人单位的用工自主权,但结果是用人单位不单不能运用它实现规范管理,反而成为其败诉的原因,实值得用人单位反思。笔者认为,用人单位要想舞好“规章制度”这把剑,必须注意以下几点:

1.确保规章制度制度内容合法、合理

用人单位适应管理的需要,根据法律的规定,有权制定相应的规章制度,而且这些规章制度可以作为用人单位管理的重要依据,并可以作为裁判机关裁判劳动争议案件的依据。但是,用人单位制定的规章制度不能违反国家法律、行政法规及政策规定。因为用人单位的规章制度毕竟是内部的“小法”,不能违反国家的“大法”,用人单位的规章制度必须在现行法律的框架之内进行制定。需要指出的是,这里的“合法”应当作广义理解,指所有的法律、法规和规章,包括:宪法、法律、行政法规、地方法规(民族自治地方还要依据该地方的自治条例和单行条例)以及关于劳动方面的行政规章。否则,用人单位制定的规章制度不合法的话,不仅无效,而且还要承担相应的法律责任。如《劳动合同法》第38条规定,用人单位有下列情形之一的,劳动者可以解除劳动合同……(四)用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的……另外,《劳动合同法》第46条规定,有下列情形之一的,用人单位应当向劳动者支付经济补偿:(一)劳动者依照本法第38条规定解除劳动合同的……此外,《劳动合同法》第80条规定,用人单位制定的直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,依法承担赔偿责任。由此可见,用人单位的规章制度不合法的话,不仅要承担行政责任,如劳动保障部门责令改正,给予警告;而且还要承担民事赔偿责任,即,给劳动者造成损失的,劳动者可以要求损害赔偿。另外,用人单位的规章制度违法的话,劳动者还可以随时与用人单位解除劳动合同,并可以要求用人单位支付经济补偿金。

用人单位在制定规章制度时,就其具体条款而言,除了要注意合法性之外,还需要注意合理性。《劳动合同法》第39条中有这样的规定,劳动者严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度、给用人单位的利益造成重大损害的,用人单位可以解除劳动合同。而何谓“严重违纪”、何谓“重大损害”,法律没有做出具体的规定,这些均需要用人单位在规章制度进一步补充、细化、量化。对于这些问题的界定就存在一个“合理性”问题,也即是规章制度中对相关问题进行界定时所要把握的“度”。而合理不合理的“度”, 没有统一的“国家标准”或“地方标准”。因为严重不严重,都是相对而言的。如同样是员工违反规定在工作场所吸烟,发生在写字楼和发生在加油站,情节大不一样。碰到这种情况,只有请用人单位自由量裁决定。要根据不同的行业、不同的企业、不同的岗位、职务以及员工的一贯表现等具体情况,作出具体分析。但自由量裁,必须符合正常人的一般性评判标准。一般说来,对偶尔迟到或擅自离岗不应视为严重违纪,但是长期消极怠工,或者屡教不改,则属于严重违纪。

需要指出的是,合法性的认定比较容易些,比较复杂的是合理性。如何把握合理与不合理之间的“度”,简单来说就是一个被大多数人认同的问题,这个规章制度被一个企业的大多数职工认同了,那么就是合理的,如果大多数人认为不合理,那么这个规定就有问题。最后,需要提醒企业的是,当劳资双方就规章制度的合理性问题产生纠纷时,用人单位和劳动者都不是最终的裁判者,最终的裁判者是劳动争议仲裁机构和人民法院。

2.制定时履行协商程序

一个优秀的现代企业必定是以民主管理为基础,强调全员管理,充分调动广大职工的积极性,从而提高内部管理水平,增强企业经营决策的准确性和透明度。企业规章制度制定也是如此,更为重要的是,规章制度关键在于执行,所以,劳动规章制度只有在吸收和体现职工一方的意志,或者得到职工的认同的情况下,才能确保很好地实施。前面我们提到的《劳动合同法》第4条第2款明确规定了规章制度制定的平等协商程序。具体而言,这一程序可以分解为以下两个程序:

(1)民主程序。即企业起草的规章制度草案应当首先提交职工代表大会或者全体职工讨论,由职工代表大会或全体职工提出方案和意见。这意味着民主程序已经界定很严格了,即只有两种选择:企业有职工代表大会制度的,应当将规章制度的草案交由职工代表大会讨论;没有职工代表大会制度的,应当交由全体职工讨论。这个交由职工代表大会或全体职工讨论,提出方案和意见,我们可以称之为发扬民主的过程,也可称之为“民主程序”。

(2)集中程序。规章制度的草案交由职工代表大会或全体职工讨论后,职工代表大会或全体职工肯定会提出很多意见和方案,而且这些方案、意见与企业的意见很可能差别很大。比如,企业规章制度草案中规定员工一年连续旷工5天或累计旷工10天的,属于严重违反规章制度的行为,企业可以依据《劳动合同法》第39条的规定与劳动者解除劳动合同,并且不用支付经济补偿金。职工代表大会或员工可能会提出,一年连续旷工7天或累计旷工14天的,才能被视为严重违反规章制度的行为。企业的规章制度最后如何确定呢?《劳动合同法》第4条第2款明确规定了,企业要与工会或者职工代表平等协商确定。这也意味着,发扬民主后,规章制度最后的拍板决定权不在企业,而是由企业与工会或者职工代表通过平等的协商程序予以决定。这个程序也可称之为发扬民主的集中过程,也可称之为“集中程序”。

综上,《劳动合同法》第4条第2款规定的规章制度制定程序实际上包含了两道程序,即“先民主后集中”。其实,这一规定也使规章制度制定权发生了根本性观念性的转变,原来在我国实践中企业规章制度制定一直被认为是企业单方决定的权利,很多企业的规章制度都是企业自己制定并公布给员工,员工只有接受、遵守的义务,没有参与的权利,而《劳动合同法》关于企业规章制度的制定的程序最后定格在“平等协商”上,这就意味着企业规章制度制定权由原来的企业“单决权”变为了企业与员工的“共决权”。用人单位在制定规章制度时必须注意和把握这一变化。

3.制定后告知员工

公示原则是现代法律法规生效的一个要件,作为企业内部的规章制度更应对其适用的人公示,未经公示的企业内部规章制度,对职工不具有约束力。前面我们提到的《劳动合同法》第4条第4款和《最高人民法院关于劳动争议案件适用法律若干问题的解释(一)》第19条也明确规定了规章制度向劳动者公示才能作为审判案件的依据。因此,用人单位制定规章制度后,必须履行公示或告知程序。实践中,可用的公示或告知手段主要包括以下几个:(1)传阅或分发;(2)层层培训;(3)考试;(4)签收;(5)员工手册发放法;(6)会议宣传法。

4.注意日常管理和证据固定工作

用人单位在制定和运用规章制度时,必须注意日常管理和证据固定工作。

首先,要注意保留好制定和公示、告知规章制度的证据。用人单位在制定规章制度履行法定程序时,每走一步都要固定好相应的证据,如参加会议人员的签名、会议纪要、讨论意见等,再如规章制度公示的手段、方式、日期或者员工签收的证据。如果用人单位在制定和公示、告知规章制度时完全按照法律规定履行了程序和手续,但没有保留相应的证据,等于没有履行法定的程序和手续,一旦涉诉,必定败诉无疑。

其次,要注意搜集员工违反规章制度的证据。因为用人单位以劳动者违反规章制度为由处罚员工,举证责任在用人单位。如果员工违反了规章制度,但是用人单位提供不出证据,等于没有违反。即用人单位处罚员工没有证据提供支持的话,一旦涉诉,也必定败诉无疑。