内部管理决定外部发展

刘喜文

企业简介:

北京数字100市场研究有限公司成立于2004年2月,是一家将市场研究技术与市场调查工具和客户行业特点三者有机结合的专业市场调查机构。在美国,北京、上海、广州有自己的分支机构。

市场调查是一个新兴的行业,面对这一行业里很多无序竞争和盲目发展,如何赢得市场份额并做到长远发展是这一行业里很多企业家都在思考和践行的课题。

“用正规化的内部管理来赢得市场,赢得未来”是数字100市场研究公司董事长汤雪梅的一句至理感悟之言。在这句感悟之言的开场白之后,我们开始了这次访谈。汤雪梅用她在市场调查行业里的打拼实践和实实在在的管理心得体会向我们展示了数字100“内部管理决定外部发展”的管理核心所在。

HRM:在数字100内部,您如何构建上下级、同级之间通畅的沟通渠道?

汤雪梅:为了建立起全方位的、立体的沟通网络,随时将问题解决在未发之前,我们制订了一系列定期与不定期的沟通制度:在全体员工沟通方面,建立了每周“全体员工大会”制度;在各部门管理层之间,我们制订了“经理级会议”制度;在部门内部,组织了每周“部门内部会议”;在领导与员工之间,做到了不定期的“一对一沟通”,我本人或者其他总监级的领导会不定期的利用午餐,或其他时间找员工通过聊天的方式进行谈话沟通;在员工与员工之间可能存在的问题,我们鼓励他们在日常工作、生活中“随时沟通”。另外,为了增进员工之间的感情,加强沟通的和谐性,我们公司还会半年组织一次“全体员工外出集体活动”。

HRM:请谈谈数字100内部的任务管理流程。

汤雪梅:我们在管理流程上,主要分为事前、事中和事后三个环节。在事前的计划环节,无论是大事小事,可操作性和目的性(目标保证)是前提,在这其中更为重要的是预见性,要预见事情可能的风险在哪里,可能的问题有可能在哪个环节,然后把问题消灭在萌芽状态。

在事中的监控支持环节上,各级管理者要做到经常性检查、提醒、确认、支持和调整,这样才能够让最终的结果在自己的预期中。这里,特别要强调一下管理者面对变化时的调整能力和应变能力。因为,在管理过程中如果只是给下级说一下,然后就什么都不用管,那么就很难实现管理的预期。我认为,大部分好的结果都是过程管理出来的。这个过程中,管理者要帮助下级解决过程中的难题,给他资源和思路甚至行动上的支持或者辅导。

在事后检查评估环节,无论成功失败,无论大事小事,管理者都要有就事论事之外的思考,成功的经验需要推广便于今后更顺利管理,失败的教训需要提炼到更高的层次,不是责任归属这么简单,比如如何改善流程,如何改善激励,如何改善支持工作等,系统的提升是最为长久的提升。

HRM:如何看待管理与授权,在具体管理实践中您又是如何做的?

汤雪梅:针对中层管理者,什么时候授权,授权后监控到什么程度,什么时候自己亲自做需要多加考虑。这是一个管理风格的问题,也是一个短期效率和长期结果的选择问题。授权过度,结果不可控制,风险大;授权不够,下级没有积极性,依赖性太强,自己太累。不适当的授权往往是管理者不成熟的标志。如果自己某些方面能力还不是非常强,自己也没有把握的事情,就放心交给下级做了,结果是完全不可收拾。如果明知道下级的能力有限,还授权后没有监督,没有补救,那么也不可收拾。有的时候管理者要自己顶替下级来做关键环节,这样才不至于不可收拾。

如果按照自己的能力去要求下级,授权后发现结果也不如人意。如果为了结果可控制,索性就自己做了,这样短期来说是满足了自己的可控性,长期来说,把自己陷于不可自拔的地步,不如用当下的培训成本换取未来的工作效率。

以上这些都是不善于处理授权和监控以及辅导之间的关系。授权、监控、辅导三者缺一不可,其中的比例依据不同的人而不同,对于动机强能力较弱的人,多辅导;对于动机强能力强的人,少辅导少监控;对于动机弱能力也弱的人,则多监控多辅导,当然,这样的人如果动机难以改变早晚要淘汰。

HRM:您如何看待制定管理制度容易,但是执行制度却很难的问题,您又是如何来解决这一问题的?

汤雪梅:我认为,原因主要有四点:1.制定制度的时候也许就没有很慎重考虑公司到底是不是能够执行到位,有什么样的因素会影响到执行效果;2.制定规定刚出来的时候执行过一段时间,后来就没有人坚持了。说明管理者本身对于制度规定也没有非常坚持的态度;3.有些管理者自己就是一个比较随意不愿意按照制度规定办事的人,因此,自己首先破坏制度规定了;4.公司人员更替造成部门制度的不连续。

在解决方法方面,我们主要遵循以下四点:

1.加强管理人员的管理意识。作为公司管理者,不同于个体,公司或者部门的制度和规定是严肃的、持续的。当这些制度规定成为每个员工的工作习惯后,公司的有序性会大大提高,管理的难度也会降低,纠纷和例外以及借口也会大大减少。看似刻板的制度起到了维持秩序的重要作用。就像交通规则,好像没有车的时候,在那里等红灯亮是不合理的,但是,恰恰是这种不合理,让事故发生频率减少,让交通更加畅通。制度不见得很多,只要制定了就应该坚持执行,如果真的不合适,可以修改,但是不应该有制度不执行。

2.发布制度和规定的时候用更加广泛和正式的方式。无论是部门制度还是项目流程,发布的时候要严肃,广而告知,要有专门的讨论会,有一到两次的修改,最后的通告等等过程。只有全体人员都参与的制度流程才容易不被破坏。只有正规方式发布的制度规定才有约束力。有的管理者自己制定了制度,发一个邮件就算通知了,或者开会随口一说就算颁布了,都不会有好的效果。

3.专人负责监督较长一段时间直到大家形成工作习惯。人的习惯养成至少需要二十一天,所以,新的规定发布一定要强迫二十一天后才有可能放松监督。但是,也不排除后期复发。

4.最为重要的是一定通过某种网络系统,或者表单或者流程强迫固化它。如果一件事情,不通过这个表单就无法进展下去,那么新规定自然就有效了。也许这是最为简单有效的办法。我们需要一种行为化格式化简单化的东西去体现制度和规定,使得制度规定变得简单了,不需要理解,不需要个性化了,那么就容易实施了。制度规定的本意是把有可能冲突,有可能不一致,有可能风险的地方提前规避,使得企业运营更加和谐流畅。

因此,制度规定对于管理者的执行力要求高,对于企业的企业文化也有要求。制度规定执行到位的企业,企业文化是强调执行力的,而不是个人感受的。当企业大了,上规模了,执行力就成为大挑战,企业文化也会有相应改变。这些无形的东西最后将落实到有形的业务绩效上,落实到企业的发展速度上。