浅论公共档案馆的建设

周　璐　张　攀

摘要：近年来。公共档案馆的建设是档案界理论和实践研究的新热点，本文从政府、公众和公共档案馆自身三个方面加以分析，综合论述了这三个因素对于公共档案馆建设的影响，希望在实践中，能够调动各方力量，共同促进公共档案馆又好又快地发展。

关键词：公共档案馆；政府；公众

在社会转型和信息化浪潮的推动下，公共档案馆的建设成为时代的必然。一方面，政府职能的转变要求更加透明、开放、民主的政治环境，而档案馆作为民众了解政府的一个重要窗口也应该更加开放和贴近民众。另一方面，随着国民文化素质的提高和民主意识的增强，人们对于档案和档案馆的了解逐渐增多，越来越多的人渴望利用档案提高自身文化修养或维护自己的合法权益。最重要的是，我国的档案馆大部分是建于上个世纪六七十年代，其建筑形式、管理机制、服务理念和服务方式等方面都已经不适应现代社会信息化、多元化、人本化的大环境，只有标志着亲民、开放、文化和服务的公共档案馆才是与社会相适应、人民和国家需要的、有利于档案事业快速发展的新时代档案馆。因此，传统档案馆向公共档案馆的转型已经是刻不容缓。

目前，公共档案馆的建设尚处于起步阶段，虽然档案界普遍认同了公共档案馆的提出，也认识到其建设的重要性，但是，大多数档案馆都是在“孤军作战”，得不到政府和外界的支持，仅仅停留在喊口号的阶段，雷声大雨点小，没有实质性的措施。公共档案馆的建设是多方因素促成的结果，需要各方面的努力与配合才能成功，简单地说，公共档案馆建设不是只关系到档案馆自身的问题，还关系到政府和每个公民自身，是全社会的问题。我认为，政府和公众是影响公共档案馆建设的比较重要的两个外在条件，因此，着重从这两个方面和档案馆自身进行分析，希望能引起各方重视，加强配合，使公共档案馆的建设如火如荼地发展下去。

1政府在公共档案馆建设中发挥着领头作用

1．1政府的重视是公共档案馆建设的前提。“档案馆是保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，是为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。”纵观档案事业发展史，只有当国家和政府重视档案事业发展时，档案馆才能够相应地有很好的发展，反之则不然。例如，在建设公共档案馆方面走在全国前列的上海市，就是一个重视档案事业的例子。早在1999年，由市政府制定的《上海城市发展总体规划(1999～2002)中长期城市建设行动计划》就破天荒地把档案馆列入群众性文化设施建设之中，上海已经把档案馆与图书馆、博物馆等公共文化单位一样放在面对全体公众的重要位置。在2004年。《上海实施科教兴市战略行动纲要》把档案信息应用数据库建设和信用档案建设作为整个科教兴市主战略的组成部分。随着经济发展越来越依赖于科技和人才这些软实力，作为重要信息源的档案馆在城市建设、地方经济发展、丰富百姓文化方面所作的贡献越来越大。政府必须意识到这一点，从长远角度看待档案馆等公共设施的社会效益和潜在的经济推动力，重视公共档案馆的建设，将其提上工作日程，纳入政府事业规划，将公共档案馆的建设问题通过法规政策加以落实并对其建设进行有效监督，才能保障公共档案馆建设的顺利进行。

1．2政府的财政拨款和优惠政策是解决公共档案馆资金问题的关键。资金问题一直是困扰公共档案馆建设的“瓶颈”。“公共档案馆主要是由各级政府的公共资金来维持，但全国3100多家公共档案馆中又有多少家是资金充足的呢?虽然在1996年～2002年期间，我国GDP总量持续上升，但各省、自治区、直辖市各级档案行政管理部门和国家公共档案馆事业的经费总体上并没有随着经济的增长而持续上升，甚至还出现了几年的负增长局面，致使大部分地区公共档案馆事业经费相当紧张。”“以2003年为例，我国GDP，汉量达到了116694亿元，而当年我国投入档案行政事业费和档案馆事业费却只有4.2111亿元，只占到GDP的0.0036％。”通过以上这些描述，我国公共档案馆建设经费短缺的情况可见一斑。巧妇难为无米之炊，对于公共档案馆，我们需要更多的支持，而不是指责。政府应该加大对公共文化设施的财政投入，因为公共档案馆建设与否、建设得好坏，不仅是反映一个地方文化素养和城市品位的问题，也是一个关系到人民精神生活和政治权利的问题，同时还是一个能否提高科技创新力从而推动经济可持续发展的问题，从稳定社会秩序、保障人民合法权益、提高生产力出发，这种投资也是值得的。因此，政府要为公共档案馆提供多种获得企业赞助和社会捐助的渠道和优惠政策，并以政策落实，形成长效机制。使公共档案馆建设无后顾之忧。

1．3政府是公共档案馆政务信息公开的活水之源。《政府信息公开条例》第16条规定：各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息。行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。上述法律条文虽然简单，但它却传达了一个重要信息，那就是履行政务公开职能的公共档案馆已经是公平、民主和权利的代表。政务信息公开是公共档案馆职能创新的表现，有利于快速打造公共档案馆的良好形象，为公共档案馆乃至整个档案事业的发展带来了新的契机。但是。要想为公众提供可持续的、高质量的服务，来自政府的支持是至关重要的。只有政府明确自身职责，本着打造阳光政府和充分尊重公民知情权的态度，按照法律规定，将应该予以公开的和人民渴望了解的红头文件及时送交公共档案馆，才能使公共档案馆的这一职能发挥实质的长久的作用，而不是形同虚设。“问渠那得清如许，为有源头活水来”，政府就是公共档案馆的活水之源。

从以上几个方面可以看出，政府在公共档案馆的建设过程中，起着举足轻重的作用。政府有责任也有能力为公共档案馆提供政策、资金和资源方面的支持，为民众打造一个真正服务社会、服务人民的档案馆。

2公众对于公共档案馆的建设有着间接的催化作用

2．1档案取之于民。公共档案馆的一个基本要求就是馆藏的社会化，而馆藏的社会化要求公共档案馆除了接收党政机关和企事业单位的档案外，还要扩大对民生档案、非物质文化遗产等各方面涉及老百姓生活档案的收集。这些档案分布广泛、零散，光靠档案部门自身的力量是远远不够的，需要我们每个公民有档案意识，平时多注重档案的积累和珍贵档案的收集、保护，多向档案馆捐赠或寄存档案，为丰富档案馆资源尽一份力。实际上。我国民间确实有很多热衷于收集档案、保护档案的公民，他们为保护国家的档案资源作出了贡献。例如著名的“京城第一破

烂王”赵庆伟，辞去董事长的职务，几十年如一日在北京城里寻找购买被大家称为文化垃圾的文物、手稿等，他的收藏笔记上写着：“青史成灰，悲莫大焉!天生我材必有用，既无力创造，就全力保护吧。”还有一位叫曹云泉的已是古稀之年的老人，几年来靠骑着自行车、坐公交车和步行，独自一人走遍江苏南通的大地，用手中的相机和笔为496棵百年以上的古树建立了档案，对古树的保护和文明的传承作出了贡献，并且将其全部无偿捐献给了南通市档案馆。这些都是爱档护档的好榜样，他们的精神值得我们学习。

2．2档案用之于民。档案只有得到公众的利用，其价值才能实现。公众的利用需求为档案事业发展指明了方向，是档案事业前进的动力。目前，公众利用档案的目的不仅是局限在学术研究、参考咨询等方面。利用档案解决实际问题如财产继承、经济纠纷、落实政策、婚姻关系、学历资历证明、工作调动、劳动保险等的人越来越多，档案在化解矛盾、改善民生方面的作用被人们充分认可，人们对档案的依赖性也越来越强。政务信息公开和利用档案休闲也逐渐成为人们新的需求，特别是实行政务信息公开以后，普通百姓的维权意识和民主意识有了很大提高，查阅档案和政府红头文件的渴望也更加强烈，“据成都市档案局的问卷调查显示，有70.36％的被调查者有了解政府公开信息的需求，有74.21％的被调查者认为应该建立政府公开信息服务中心。”这是一个很令人欣慰的现象。现在不少公共档案馆在人们生活中还充当了休闲娱乐场所的角色，有的地方将档案馆作为城市的一张名片，纳入重要旅游景点的行列。2006年4月8日，在人民大会堂举办的“中国最值得外国人去的50个地方”的评选活动中，上海市档案馆就凭借外滩新馆公共服务的优势成功获得此次评选的银奖。国外的一些档案馆，不仅设有礼堂、自助餐厅、康乐中心，甚至还有咖啡厅、网吧等，休闲气息相当浓厚。所有这些设计绝不是无中生有，而是对人们利用需求的满足，这些新的需求无疑为公共档案馆的发展注入了新的血液。拓展了新的空间。

2．3公民文化素质的提高是打造公共档案馆不可或缺的背景。一个国家的公民重视档案的程度，代表了这个国家的文明程度。公民文化素质的提高是公共档案馆建设的一个有利背景。我们不难想象，连温饱都成问题的人们或者文化层次很低的人们，有多少利用档案的需求，而且在信息技术飞速发展的今天，公共档案馆网络体系也逐渐形成，如果有的公民不会使用互联网，这也将大大降低公众对公共档案馆的使用率和认可度。因此，公共档案馆的打造和人民文化素质的提高应该是同步的，公众的文化素质提高了，才会更加注重精神文化和自身合法权益，更加关心城市的历史和发展，更加关注民族的过去和将来，更进一步，才会选择到档案馆等文化设施来休闲娱乐，陶冶性情。国民素质的提高是公共档案馆事业发展的软环境，它无形中促进了档案事业的发展。当越来越多的人知道档案馆时，当公众到档案馆的次数越来越多时。公共档案馆的形象已经慢慢在他们心中树立起来了。

3档案馆自身的完善才是公共档案馆建设的重头戏

外因是变化的条件，内因是变化的根据。无论是政府还是社会公众，其对于公共档案馆的建设主要是外部因素，归根结底，要想建设一个真正意义上的公共档案馆，还必须落实到档案馆自身，简单地说，有赖于档案人员意识的人性化、档案馆馆藏的社会化和档案服务方式的多样化和现代化。

3．1服务理念处处体现以人为本——亲民。了解国内外优秀的公共档案馆，不难发现一个显而易见的事实，那就是作为公共文化设施的档案馆，无论是其建筑设计还是其服务理念。小到档案借阅的流程手续，大到档案馆的整体功能设计，无不体现了以人为本、用户至上的法则。比如，“在美国档案馆查阅档案，不需介绍信，也没有文化限制，接待厅的咨询人员热情、详细、耐心地了解利用目的和查档内容后，便开始主动地介绍查档程序，或指导利用者利用录像片查看‘查阅指南，在利用室，利用者只要通过桌上的计算机提出利用档案的项目、内容，填写‘查阅服务单，稍后，即可到取卷台领取所需的档案资料了。缩微品、声像档案放在利用室的铁柜里，利用者可随意取用”。加拿大公共档案馆为了随时满足用户的需求，全年365天、每天24个小时不间断开放，大大方便了公众的利用。以人为本，是公共档案馆建设的精髓和核心价值所在。而国内有些档案馆，馆藏很丰富，设备很齐全，但是，总感觉少了一点人情味，这里的人情味，更多的是对人的尊重，对人的关怀。传统的档案馆里，档案人员老是摆着一副官脸，对待用户不只是谈不上热情，而且是冷冰冰的。试想。这样的档案馆，谁会愿意进去呢?而同样作为公共文化设施的图书馆和博物馆，在公众印象中，一直都是热情服务、处处为用户着想的。所以，公共档案馆的建设，首先是正确服务理念的树立，这应该是公共档案馆的神之所在，有了这个思想基础，建设公共档案馆就成功了一半。

3．2馆藏的真正社会化——近民。档案馆的最终目的是保管档案给用户利用，档案才是公众来档案馆的目标。因此，衡量一个档案馆是否公共档案馆，非常重要的一个指标就是看其馆藏是否真正实现了社会化、公共化，只有做到馆中有货，才能做到热情服务，使用户满意而归，而不是像现在许多档案馆那样，以一句令人扫兴的“查无档”将用户拒于门外。

馆藏的社会化，准确说来，应该是实现馆藏的平民化和多元化，因为，现在的国家综合档案馆，其馆藏主要是政府机关的文书档案，种类和载体形式都比较单一。脱离了占社会绝大多数的主体——普通老百姓。有学者提出，综合档案馆应该加强“人本、人文档案”的收集，“人本、人文档案”即名人档案、谱牒档案、宗教档案、重要私营企业档案、民间重要社团档案、年代久远的珍稀档案、民间收藏档案、婚姻档案、房地产档案和公证档案等，这是一个很好的建议，许多档案馆正在积极实践。上海市档案馆的珍档荟萃栏里，就有契约票证、名人手迹、商标广告、公文布告、珍贵资料和历史写真这些丰富多彩的档案资源：深圳市档案馆也紧跟社会的发展，适时举行了以“地震无情、深圳有爱”和“点燃激情、传递梦想”为主题的图片征集活动。当然，档案馆馆藏结构的改变也不是一朝一夕就可以做到的，档案人员应该逐步培养社会档案观，另外，在国家层面最好有相应的政策和法规出台支持调整目前档案馆馆藏的接收和征集范围，充实公共档案馆的“内涵”。

3．3便捷高效的利用方式——便民。一个现代化的公共档案馆，其服务方式必然是多种多样而且方便快捷的，这是由公共档案馆的服务对象决定的。公共档案馆的服务对象是全体公众，因此，他们的需求是多种多样的，有的人是做学术研究，有的人需要决策参考，有的人只是休闲娱乐。而这就要求档案人员提供不同形式和不同获取方式的档案，学术研究的需要提供准确完整的原文，决策参考的可能只需二次文献，休闲娱乐的或许更青睐于看展览。由于利用档案的用户条件不同，档案人员也要以不同的方式为他们服务，比如离档案馆近的可以到馆借阅，而离得远的就需要网上浏览或是通过信函、电话、传真、电子邮件等方式利用，这也要求接待利用的工作人员要熟悉馆藏，熟悉各种检索工具，会使用各种现代化设备。客观条件的复杂性都对档案馆的服务质量和服务效率提出了挑战，但是。不管面对什么样的情况，档案馆的要求只有一个，那就是以最优质的服务令用户满意，而只有能够及时、准确地为用户提供服务的档案馆，才能称得上是公众心中的公共档案馆。

在第十三届国际档案大会上，加拿大国家档案馆馆长特里?库克在其主报告中说：“20世纪公众对档案的认识，或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本的变化，即档案现在是‘属于人民、为人民服务，甚至通常由人民管理。，我们的，记忆宫殿是为人民，而不是为国王服务的。”公共档案馆就是这样一种“属于人民、为人民服务、由人民管理的”档案馆，这就是公共档案馆本质的内涵。公共档案馆的建设，同样也离不开人民和为人民服务的政府的支持，只有全社会行动起来，举多方之力，才能为公共档案馆的建设扫除观念和实际中的障碍，使公共档案馆乃至档案事业的发展一路坦途。

参考文献：

[1]苏君华，袁礼华，公共档案馆事业的发展与政府责任的考量[J].档案管理，2007(5).

[2]苏君华，公共档案馆的社会理想与现实困境的考量[J].档案管理，2007(4).

[3]曾淑珍，人性化——公共档案馆服务的新境界[J].湖北档案，2008(7).

[4]辛丁，从美加经验看高品位公共档案馆建设[J].山东档案，2005(3).

(作者单位：周璐，武汉大学信息管理学院；张攀，青海桥头铝电有限公司来稿日期：2009-06-10)