对高校电子文件管理的探讨

魏瑞芹

1电子文件的特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理。并可在通信网络上传送的文件。它主要有以下几个特点：

1．1电子文件只有通过计算机特定的程序解码才能正确识读。

1．2电子文件必须借助于计算机系统进行，

1．3电子文件信息易更改，真实性在认定上存在着困难。

1．4电子文件信息的可转载性会直接影响它的可靠性、完整性和真实性。

1．5存放电子文件载体的不稳定性，为电子文件的管理带来一定困难。

2电子文件的管理现状和存在的问题

电子文件和纸质文件相比，在管理上有很大的差异，尽管国家档案局出台了一系列关于档案信息化和电子文件管理的规定和标准，但是具体操作时候，仍有这样和那样的问题，集中表现如下：

2．1电子文件的数量猛增，据悉，许多重要的电子文件还处于无人监管的状态。

2．2归档问题还亟待解决，具体操作起来，还是有一定的困难，大家还是无从下手。

2．3办公自动化和档案工作脱节，归档问题还没有被纳入学校总体规划之中。

3电子文件归档的管理方法

3．1建立健全电子文件归档管理办法。为了不使电子文件大量流失，使高校电子文件及时归档，高校档案部门应根据有关规定，结合各高校的实际情况，建立与本单位相适应的档案信息化实施纲要、电子文件管理办法。对学校产生的电子文件实施全程管理，从制度上保证电子文件的归档管理。

3．2加大档案经费投入，吸纳计算机专业人才。为了实现档案管理的现代化，管理好电子文件，档案部门必然需要大量的经费投入。首先，档案部门需要开发和购买相关的档案管理软件。来管理电子文件；其次，收集电子档案需要必备的存储设备，如硬盘、光盘等；再次。收集电子档案的最终目的还是要提供利用，就需要建立档案部门局域网，建立档案信息网站，添置必要的设备，等等。同时引进计算机方面的专业人才，加强档案工作管理力度，使档案工作与现代化的信息技术有机地结合起来。

3．3做好电子文件的收集、归档及整理。要管理好电子档案，电子文件的收集是第一位的，首先就要制定好电子文件的归档范围。电子文件首先是文件。它具有文件的属性，它与纸质文件内容相同，只是载体不同、表现形式不同，因此在制定电子文件的归档范围时完全可以参照纸质档案的来进行。同时在制定归档范围时，还应广泛征求各级单位的意见。根据具体情况来制定。对高校来说一般归档范围应主要包括以下内容：

文本类文件，主要包括党政管理类、教学类、科研类、出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件。

数据库类及相关程序类，主要是学校各类职工、学生信息数据库，仪器设备、科研成果、资产管理、基建预决算、出版书目、学报、校报、校友信息等各类数据库，以及档案建立的各类档案数据库，等等。

多媒体类文件，主要是学校各类活动的录像、录音等，学校教学部门的多媒体软件，学校的各类多媒体演示系统，等等。

网页类文件及图形图片文件，包括学校校园网上的各种网页文件，数码照片、CAD图形文件，等等。

在电子文件的归档范围确定后，在采集的时候，一定要严格地甄别，确保有保存价值的电子文件成为电子档案。

4电子文件的保存和利用

4．1由于电子文件载体具有不稳定性，电子文件的保存对档案部门来说是一项长期而艰巨的任务。目前电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。光盘常用的是VCD光盘和DVD光盘两种介质，磁介质目前用得最多的主要是软磁盘和硬磁盘。为了电子档案的长久保存，我们在选择光盘时一定要选用质地最好的，在光盘的存放上，要注意光盘的存放环境和方式，要避光、防潮、防磁、防有害气体和立式存放，另外，由于磁、光介质有易损坏的特点，电子档案将会与纸质档案长时间并存，所以档案部门在收集电子文件的同时，一定要收集一份同电子文件内容相同的纸质档案，以确保档案的有效完整。

4．2电子文件的利用。目前，档案部门为用户提供利用的方式主要有三种：提供拷贝，档案部门在提供利用的电子文件时，应将电子文件转换为通用的电子文件格式，方便利用者，通信传输，即通过网络传输电子文件，可使利用者不用到档案部门来，节省了利用者的时间，提高了工作效率。直接利用，利用者利用档案部门的网络直接查询，可以使多个利用者同时利用同一份档案，提高了档案的利用率。

(作者单位：濮阳职业技术学院来稿日期：2009-05-20)