流动人员档案管理若干问题

夏　冰

随着我国市场经济体制的不断深化，社会节奏日益加快，各种资源的合理配置越来越依赖于市场调控，其中就包括人力资源。在这种背景下，近年来，我国人员流动的速度和范围大大增加。

但如何对这些流动人员进行有效的管理，以更有效地发挥其作用，则是一个并没有得到很好解决的重要问题。信息是管理的前提，因而对流动人员信息的准确掌握和合理利用就显得特别重要，通过建立和完善流动人员的人事档案及管理制度来掌控有效信息，是十分关键的一个环节。

1当前我国流动人员档案管理存在的主要问题

1．1档案内容完整性差。档案的完整是维护个人历史真实面貌的条件之一，但是当前很多流动人员的人事档案内容不完整、重要信息没有全部得到反映。造成这一现象的主要原因有三：一是，流动人员的特殊性所致，如流动人员从原单位进入人才市场或调到其他单位之前，有些单位对已调走人员不重视，没有按规定将其档案移交人才流动服务机构保管，而是让本人自带；二是，社会上各种人才中介服务机构如职业介绍所、人才市场较多较杂，有些受利益驱使，没有完全按照有关档案管理条例执行；三是。转递制度不健全，移交不及时，造成信息的遗漏或丢失。

1．2真实性得不到保证。由于流动人员工作流动不定的特性，在客观上给档案材料的收集和及时补充带来了一定的困难，给造假者提供了机会。这使得相当一部分流动人员人事档案内容的真实性得不到保障，人事档案的可信度受到严重威胁。

1．3人档分离问题严重。人事档案的转递则是流动人员人事档案的本质特色，因此，做好流动人员档案转递工作无疑是非常关键的一环，但目前流动人员人事档案的转递混乱，移交不及时或不移交时有发生。一些组织和单位在档案转递过程中，未能按照流动人员人事档案转递程序和要求进行，随意采取邮寄、自带形式转递档案，导致档案材料遗失。

2改善流动人员档案管理的对策

2．1完善档案的收集工作。由于流动人员工作单位分散，流动性大，这在很大程度上给档案材料收集带来了困难，因此，首先要尽快建立健全流动人员档案材料收集网络，根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法；要与流动人员或用人单位签订档案管理合同，以契约的形式明确双方的责、权、利，并严格执行。确保形成的材料及时归档。其次，改变传统消极的收集保存方式，传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”，是整理之后单纯意义上的档案保存，实际上是只存不管，这样就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。

2．2强化档案转递纪律。流动人员档案管理的难点在于人员具备较高的流动性，相应地。流动人员人事档案与其他类型档案相比，具有更强的流动性。一般来说，其他类型档案的移动是规律的、有限的：而流动人员人事档案要随着流动人员不定期的、无方向性的流动而流动。因此，这就对其档案的转递有着更高的要求，确保其人事档案安全、顺畅转递是流动人员人事档案工作的重点，当前，要特别关注以下两点：一是档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带：二是交接档案一定要尽快移交，人员流动后留下的档案，流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位。新用人单位在收到档案经核对无误后，立即登记入档。

2．3优化档案内容构成。档案的内容构成，不仅要继续保留传统的档案内容。如个人年龄、经历、社会关系等，更要重点创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。当前可以着重考虑创建能力档案，强调记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况，以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料；另外，要及时将流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案，为凭实绩选人、用人提供必要的依据。只有提高人事档案的应用价值，才能为流动人员人事档案管理创造良好的社会环境。

(作者单位：河南省人口和计划生育科研院来稿日期：2009-06-20)