高校教学评估与教学档案的思考

张 燕

摘要:教学档案是高校在教学管理、教学实践和教育研究活动中形成历史记录,它反映了一所学校的发展历程,是高校档案的重要组成部分。文章就如何做出好高校教学档案展开了讨论,并提出了对策。

关键词:高校教学评估;教学档案;思考

高校教学评估工作是教育部对普通高等学校的办学思想、办学特色进行综合评价的一项活动。目的是促进普通高等院校转变教学观念、明确办学指导思想、改善办学条件、加强教学基本建设、深化教学改革、严格教学管理、全面提高教学质量和办学效益,建立和完善自我发展、自我约束的机制。而教学档案是学校教学管理、教学实践和教育研究活动的真实记录,它反映了学校发展的历程,从各高校教学评估工作来看, 档案作为最原始凭证,在评估过程中起到了举足轻重的作用。档案管理部门提供的档案信息质量的价值,直接关系到学校评估质量的整体水平。因此,建立标准化、规范化和现代化的教学档案管理体制是保证教学评估质量必备的重要条件之一。

1切实抓好教学档案工作,是高校教学评估的基础和保证

高校教学档案全面真实地记载着高校教学改革和教学管理的实际进程,是广大教师、学生和教学管理人员在教学实践、教学研究和以及管理活动中产生的具有参考、保存和利用价值的文件材料,是学校教学工作方针政策的真实写照,是教学实践、教学管理和教学研究的依据和参考文献,是高校档案重要的组成部分。

在高校教学评估活动的深入开展中,各高校管理者深切体会到教学档案对教学评估的重要性,教学评估指标体系中涉及到大量有关教学方面的指标,评估中所需的信息和材料多来自评估学校的教学档案。教学档案把学校的教学理念、教学实践和教学管理工作系统而准确地再现在教学评估材料中,有力地证明了学校教学工作的真实性和客观性,没有大量可靠而详实的教学档案,评估中的各种指标体系的数据资料就缺乏说服力,就无法客观、公正、全面地评估学校的教学工作。因此,教学档案管理对保证高校教学评估工作顺利开展起着至关重要的作用。

教学评估和教学档案的关系是一种相辅相成的辩证统一的关系,一方面教学评估依赖于高等学校的教学档案,另一方面教学评估又可以促进高等学校教学档案的建设。教学评估给高校档案工作带来了良好的发展契机,它不仅仅是教学评估前一个自查自评的过程, 更重要的是在评估过后,教学档案工作应形成一种周期的自查、自评、整改和自建的长效机制。这种周期性的自评机制能够成为教学档案工作自我驱动的动力,推动教学档案工作在反思、总结、扬长避短的过程中,夯实基础,与时俱进,持续发展。

2目前教学档案建设中存在的问题

教学档案管理在学校工作中的地位和作用如此重要, 但在实际工作中却有很多地方不尽如人意, 主要表现在:

2.1对教学档案的重视不够,各院系缺乏教学档案管理的意识。随着学校发展步伐的不断加快,不少学校领导的重点在发展上,而对发展的基础之一——教学档案的管理,不论是管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置,还是现代化档案管理条件的完善,人员的培训,都较少列入领导的议事日程,忽视了学校档案工作。

2.2教学档案的管理工作不标准、收集不系统。教学档案管理是高校档案管理的基础,要实现高校档案管理工作的标准化,教学档案管理必须首先实现标准化。可是从许多高校的实际情况看,由于教学管理人员大多没有经过专业档案培训,不懂档案管理业务和要求,致使教学档案管理虽有标准,却不能很好地贯彻执行,严重地影响了教学档案管理工作的规范化、标准化。同时教学档案收集不系统不完整。人们往往只注重教学实际工作,忽视教学工作中形成的教学档案的收集与整理,造成教学档案不完整不系统。

2.3教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库,注重保藏而忽视其应用价值,利用率不高。由于对教学档案信息的开发利用价值认识不足,教学档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行,形成了与高校其他部门相对隔绝的状态,其服务模式是一种以收集、保存、借阅为主的管理模式。通过案卷目录、索引来反映档案信息,需要人工查档来传递信息,服务形式多呈现被动性,缺乏多渠道、多层次的综合服务功能,没有形成档案管理者和信息需求者之间的良性互动。

2.4教学档案管理工作队伍不稳定。要做好教学档案管理工作,需要有一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员,其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职,往往忽视档案管理工作,到年度归档立卷时敷衍了事,给教学档案的管理带来很大不利。

3对现阶段高校教学档案建设的建议

3.1以高校评估为契机,优化教学档案管理水平。高校教学评估推动了高校档案基础设施建设和科学化、规范化管理。高校档案作为高校教学评估的基础和依据,在高校教学评估中的重要性被越来越多的学校所认识。随着全国教学评估工作的开展,原有不重视教学档案的认识正在逐步被改变, 高校教学评估对高校档案介入的深度与广度使人们没有理由不相信,高校档案在高校各项管理活动中的价值和作用是实实在在的,看得见,摸得着的。因此,高校教学评估给提升高校档案的价值带来了重要的契机。增强了领导的档案意识,激发了广大师生全员参与高校档案建设的积极性。在高校管理群体和教学科研群体的档案意识层面上, 无论从强度上还是广度上来说, 教学评估产生的教育作用和激发作用都是积极、广泛而强有力的。因为高校教学评估的结果直接关系到学校的前途和命运,关系到学校的社会声誉和社会地位, 关系到学校未来的发展, 关系到广大师生员工的切身利益, 而影响高校教学评估结果的直接因素是档案, 高校档案工作与评估工作一样, 它涉及到学校工作的方方面面, 要求各方面的档案材料应当是齐全完备的,不发动全体师生员工参与,单靠少数档案人员努力是非常有限的。正因为如此,接受评估的学校无不把档案建设作为搞好评估工作的共同任务,上自学校领导,下至普通员工,齐心协力, 团结一致,心往一处想,劲往一处使,一切服从于评估, 充分反映了各级领导、职能部门、广大师生员工日益增强的档案意识和人人参与档案建设、重视档案工作的良好氛围。

3.2本科教学工作水平评估要求高校建立一支具有较强档案工作素质的教学管理队伍。不仅是本科教学水平评估对高校教学管理工作提出的基本要求,也是高校教学档案建设的前提条件。提高广大教职工的档案意识,增强大家对档案法规的认识以及对教学档案管理重要性的认识,采取多种形式向兼职档案员和全体教师宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和其它档案法规,讲解档案知识。无论是档案的收集、整理, 还是开发、利用, 都离不开一线教学和管理人员的参与。他们是否具有较强的档案意识,能否在日常管理工作中注重档案建设, 将直接影响到教学档案建设的质量。做好教学档案工作不仅仅是档案人员和教学管理人员的责任,也与广大教师有密切关系,需要广大教师与档案工作者、教学管理人员的通力合作、密切配合,这是做好教学档案工作的极其重要的条件。

3.3建立健全教学档案管理制度,实现教学档案的信息资源共享。使教学档案管理工作步入规范化、制度化。为适应教学评估,提升档案地位的突破口,许多学校根据《普通高等学校档案管理办法》和教学评估的要求,制定了一系列制度和管理规范,印发给广大师生员工,确保档案的收集、归档、保管工作有法可依,执法必严。让教师及教学管理人员清楚地认识到,在从事教学或科研活动中形成的应归档的文件材料,既是个人的成果,也是学校的教学成果,任何人都不得占据和私自保存属于学校所有的各种档案资料,它是受档案法保护的财富,必须完整无缺地按规定移交学校档案部门,否则属违法行为。使收集归档的教学档案完整、系统、真实、准确、多样。

3.4促进高校教学档案的现代化管理。在迎评促建的同时,不少学校还在经费紧缺的情况下筹措大量资金逐步完善档案管理的软、硬件设施。高校档案工作者要抓住机遇,充分利用高校校园网日益完善,高校教学档案的收集、整理工作有着得天独厚的条件,数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成,加强高校电子文件和电子档案的管理,这样做一是有利于教学档案工作与高校教学实践活动、教育教学改革快速接轨,既能使教学档案工作卓有效地为高校教育教学提供服务,又能抓住机遇推进档案信息化的建设进程。二是有利于探索建立高校电子教学档案信息化标准,加速高校教学档案信息化建设。

参考文献:

[1]李晖.从高校评估看高校档案[J].台州世界,2006,1.

[2]江瑜高校教学评估中系级档案的建设与管[S].皖西学院学报,2005,2.