艺术院团资料室的建设与服务——以辽宁歌剧院资料室为例

邱陆英 杨鸣放

（1.辽宁歌剧院资料室，辽宁 沈阳 110036；2.辽宁省图书馆，辽宁 沈阳 110015）

艺术院团资料室是艺术院团的重要组成部分，所藏文献内容专一，既包括各种艺术作品、资料，也包括剧院史料、剧目资料和编、导、演及设计人员的个人档案资料。资源形式包括文字、数字、图纸、图片、音像及实物等不同载体，资料室的服务对象主要是院团内部的演员、演奏员、编导、舞美设计人员等。由于资料类型不同，服务对象不同，艺术院团资料室的建设和管理具有其独特性。

1 艺术院团资料室建设的意义

艺术院团资料室担负着院团史料管理和为艺术创作服务的双重职责。党的十七大报告提出了“兴起社会主义文化建设新高潮，推动社会主义文化大发展大繁荣”的战略任务。资料室是否能适应新时期艺术院团发展需要，是值得关注的现实问题。艺术院团正处在一个发展的新时期，要出人才、出作品、出精品，离不开文献资料和档案的支持。每个院团都有自己的特点，都有自己的特殊人才，也都有自己所需要的特殊资料，有需要特殊条件保存的特殊档案，艺术院团资料室拥有专业性和针对性很强的各种资料，有需要特殊服务的特殊对象。所以资料室建设如何，资料、档案的收集和储备如何，整理得怎样，这些都直接影响着演职人员对资料的利用，也影响着艺术产品的质量。重视和加强资料室的特色建设，对艺术院团具有重要意义。建设一个好的具有专业特色的资料室，使之更好地为院团艺术创作服务，具有非常重要的历史意义和积极的现实意义。从长远考虑，加强艺术院团资料室建设对于艺术交流、演职人员艺术水平的提高、作品的推陈出新以及对演出市场的占领等都大有裨益。

2 艺术院团资料室建设存在的问题

2.1 管理人员知识结构不合理，服务水平较低

艺术院团资料室的管理是一项专业性很强的工作，管理人员既是资料档案的收集和整理者，也是信息和情报的提供者，有些人还承担行政或剧务等工作。这就对资料室管理人员提出了更高的要求，不仅要掌握与所在艺术院团相关的专业知识，还要了解和掌握图书情报学、档案学以及与服务对象相关的非图书馆专业等多方面的知识，及时了解国内外相关艺术发展水平和趋势，不断更新知识，充实自己。但由于艺术资料档案管理人员大多缺乏在职培训的机会，所以，业务水平长期得不到提高，直接影响了服务的质量。

2.2 管理手段落后，文献类型单一

艺术院团资料室由于经费投入少，设备相对落后，自动化水平不高，有些单位的资料整理还停留在传统的手工状态，业务管理缺少相应的系统，特殊类型的文献、档案没有专用设备放置和保管，造成文献揭示不全面、不深入，查找困难，某些文献档案损坏严重等状况。

另外，艺术院团资料室收藏的文献类型较单一，且数量较少。除本院团档案资料外，大多数院团资料室的收藏以纸质文献为主，而且仅有一些本学科的权威期刊和专业报纸。这势必影响艺术创作、教学的顺利发展。

2．3 供需矛盾大，管理不规范

由于艺术院团资料室管理人员严重不足，工作人员大都长期身兼数职，如资料管理、档案管理、文秘、后勤服务等，无暇顾及业务，管理跟不上时代的发展，不能根据自身的业务发展建立相应的规章制度，有些业务工作无章可循。

3 艺术院团资料室建设的措施与方法

随着科学技术与文化事业的发展，文献资料越来越丰富，文献类型越来越复杂，传播知识与信息的途径更加多样。为应付信息时代对艺术院团资料室未来发展的冲击，建立一个现代化的艺术院团资料室，更好地为艺术创作服务势在必行。

3.1 培养一专多能的工作人员，为深层次服务提供保障

建设高素质的工作人员队伍是做好资料室工作的前提。资料室建设得如何，服务效果如何，在很大程度上取决于工作人员的业务能力和责任感。艺术院团资料室的工作既具有服务性的特点，同时也具有艺术性的特点，资料室工作人员既是管理者，也是具体业务工作者，不仅要主动做好服务工作，还要促使自己能主动地介入艺术创作活动。这就要求资料室人员不仅要具备一定的图书馆学、文献学、档案学知识，还应该不断学习艺术专业知识，了解本院团演职人员的专业特长和需求，增强服务工作的主动性和责任感。如各种类型专业资料与档案的收集、编目与分类、自动化管理系统与特殊设备的使用、演职人员的需求与服务等，无一不需要工作人员努力学习新知识，掌握新技能。主管单位领导要为资料室管理人员的业务发展创造条件，要重视艺术档案工作人员的在职培训工作，有组织、有计划、经常性地对工作人员进行业务培训，不断提高他们的专业水平和管理能力。

3.2 优化资源结构，突出专业特色

文献资源在艺术院团发展建设和艺术产品的创作中发挥着重要作用。馆藏特色资源是资料室建设的物质基础，艺术院团资料室应系统地、有重点地收藏符合本单位需求的各种类型的艺术门类文献信息。资源建设要同时兼顾艺术人才的培养与学术研究的需要，因此，应遵循以下原则：

3.2.1 针对性原则。这是艺术院团资料室在资源建设中必须遵循的基本原则。一定要加强对针对性、实用性均较强的专业文献信息的收藏，应注重专家学者的研究成果，注重本院团艺术门类范围内各类文献的购置，注重本院团主要演员、演奏员、编导、舞美设计人员所需资料的收集，特别要为重点剧目的建设提供专而精的文献资料和信息。

3.2.2 系统性原则。艺术院团资料室应根据专业发展情况，有计划、有重点地进行文献资源建设，特别是对专业文献建设要做到全面、系统，要有长远建设目标；要围绕馆藏特色资源将各种类型的文献收集齐全，包括国内外权威性论著、艺术门类发展过程中各阶段有影响的论著、声像资料、电子文献、网络资源、各种专业数据库、本院团的艺术档案、演出资料以及各种媒体对本院团和本院团演职人员的创作评价等。特别要指出的是，多卷书、期刊、报纸、会议录等连续出版物要收集齐全。

二要重视并做好项目工作，树立“抓前期就是抓资金，抓项目就是抓大事”的理念，紧盯省、市资金投向，按照“论证一批、落实一批、储备一批”的要求，加大水利项目前期工作力度，提高项目设计质量，不断充实水利项目储备；结合国家大中型灌区节水改造、大型排涝泵站更新改造、农业综合开发、土地治理、高效节水等项目，扎实开展以大沟或灌区为单元的农田水利小区工程建设，重点建设一批跨乡（镇）的大沟、排灌站工程，进一步调节水资源时空分布，并实行“沟、渠、路、林、田、桥、涵、闸、站、井”综合治理，实现农田灌排自如。

3.2.3 先进性原则。为院团艺术创作服务是艺术院团资料室的主要任务。艺术创作具有很强的时代性，资料室应该把符合本院团需要的最新艺术资料提供给演职人员。要及时做好会议录、出国考察报告、专家讲座等非正式出版物的收集，因为这些文献内容丰富，信息量大，能及时反映出最新的科研动态和创见，蕴含的情报价值是常规文献所无法替代的。要充分利用互联网资源，有选择地链接优秀的学术网站，科学地鉴别、筛选有价值的网络信息。只有把最新的资料提供给演职人员才能保证艺术创作的时代特征和对现代人的艺术感染。

3.3 规范资源管理，提高现代化水平

资源管理是资源建设中重要的一环。资料室的主要功能之一就是文献流整序。院团资料室只有切实加强文献资源的规范化管理，努力提高资源管理的现代化水平，才能最大限度地发挥资源的作用。要做好艺术院团资料室资源管理应遵循以下原则：

3.3.1 及时性和易检性原则。对收集到的文献要及时整理，及时发布。要提高文献加工的现代化程度，使用现代化的加工软件处理各类文献，做到深度揭示，快速检索，方便使用，最好能够兼容处理各类文献，做到一站式检索。

3.3.2 规范性原则。建立健全资料室的管理制度，实现网络化管理是做好服务工作的前提。由于资料室具有工作繁杂、文献种类多样、专业技术性强等特点，因此，应建立既符合各自院团实际又符合国家标准、行业标准的管理制度，使文献管理的每个环节都有章可循，都有明确的要求和制度约束，以保证资料室工作的规范化。完善的资料室管理制度应包括文献（档案）收集、归档、保管、利用、移交、保密、销毁及库房管理等各项工作流程表、明细的归档范围和保管期限表、各类文献分类、编目、整理加工规范、文献的数字转换与数字存储规范、二三次文献开发和整理规范、文献（档案）借阅制度、各种设备管理制度等。

3.3.3 分工协作原则。一个地区的各个艺术院团各有特长，同时也会有相同和相通之处，各院团资料室之间应在资料的收藏与利用方面相互配合。艺术院团资料室还应与地方公共图书馆、档案馆、艺术院校图书馆等加强联系，互通有无。在艺术院团内部，院团资料室应与业务队资料员在资料建设上进行充分协商，以加强资源收集的完整性。一般来说，院团资料室宜放置专、精、深的专业文献信息资料，而业务队宜收藏正在使用的总分谱、曲谱等资料。

3.4 创新服务方式，提升服务能力

艺术院团资料室应转变服务观念，充分利用丰富的资源优势，创新服务内容、服务形式和服务手段，增强服务的主动性，不断提高服务能力和服务水平。在实践中，只有实现专业特色建设，抓住专业服务规律，畅通专业服务途径，才能更好地发挥艺术院团资料室的作用。

3.4.1 转变服务观念

在知识经济时代，在艺术走向市场的今天，艺术院团资料室必须跟上时代步伐，改变传统的坐等读者上门被动服务的做法。要牢固树立以业务人员为中心，以信息服务为主体的意识，将最大限度地满足用户需要作为资料室工作人员的服务准则。要换位思考，站在演职人员的角度，积极开拓创新服务的新领域，不断探索服务工作的新模式、新方法，把为艺术创作提供文献信息服务与社会经济活动有效结合起来，重新确立资源的价值观，变“以藏为主”为“以用为主”，形成资源共享、全方位开放的服务格局。同时，也要积极引导演职人员充分认识文献信息的价值，经常利用文献信息，使资料室工作人员的服务与演职人员的文献需求形成互动，更好地发挥文献信息的作用。

3.4.2 创新服务方式

服务方式要与时俱进，有所创新，要充分利用网络技术和新兴资源。

首先，要拓展服务领域。在内容上，除做好以艺术创作为中心的各类文献信息服务工作外，还应该注重演职人员关心的各种信息，如进修信息、大师讲课信息，并提供这些信息服务。另外，有条件的资料室亦可针对演职人员开展各种应用软件使用技能的培训、文献检索技能培训等。通过这些培训，帮助演职人员掌握网络环境下检索、获取、利用信息的方法，提高演职人员的现代信息意识和信息技能。在服务形式上，资料室不仅应提供面对面的借阅服务、咨询服务以及电话服务，还可利用剧院网页，开展网上电子论坛、增设意见箱等，为演职人员业务交流、社会交流提供平台。

其次，要提供个性化服务。在网络时代，演职人员对于信息的个性化需求更为强烈。资料室可根据演职人员年龄、性别、专业、声部等方面的不同，有针对性地采取不同的服务策略。如为男高音演员开展曲目检索，为舞美设计人员开展素材信息检索，利用网络资源、专业数据库为每个演职人员建立个人图书馆等。

3.4.3 提供深层次服务

资料室在做好常规服务工作的同时，还要做好文献的深加工，开展深层次服务。在对文献资源进行综合分析研究的基础上，根据演职人员的需要，编写成参考资料、专题资料汇编和各艺术门类述评等。深化文献资源研究，密切关注学术动态、演出市场的信息，密切注视与本院团相关的艺术研究新动向、新观点，及时地、系统地把文献信息传达给演职人员。

总之，只有不断加强资料室现代化建设，加强人才队伍建设，加强特色资源建设，认真思考艺术院团资料室工作的特点，有针对性地、深层次地做好服务工作，才能使资料室在艺术创作和创新过程中发挥更大的作用。

[1] 杨鸣放.现代化编目工作对编目员的素质要求与能力培养.图书馆建设，2001（3）.

[2] 何丽敏.浅谈高校资料室为学科建设服务.渤海大学学报，2005（3）.