试论档案馆信息资源的集成建设

冯厚娟

摘要:本文从服务理念创新着手,指出档案馆信息资源集成建设之路。在档案馆信息资源集成建设系统内,对用户、档案资源、信息技术、档案馆功能和外部环境这些要素进行集成优化,动态、优化地构建档案馆信息资源集成建设体系。

关键词:档案馆 信息集成 档案信息资源 建设体系

档案信息集成服务,亦可称为档案信息资源集成式服务,或是“一站式”服务,即将信息集成服务理念应用于档案信息资源建设中,在数字网络环境下,通过对档案信息服务各要素进行集成与动态的整合,构建优化的档案馆信息资源建设与服务体系,使用户需求实现最大的满足。在档案馆信息资源集成建设过程中,对用户、档案资源、信息技术、档案馆功能和外部环境进行集成优化,以用户需求集成为中心,以馆藏档案信息资源集成为基础,以信息技术集成为驱动,以环境集成为依托,以档案馆功能集成为过程,动态地构建档案信息资源服务体系。

一、用户需求集成

档案馆信息资源建设要明确以用户为中心的服务核心,用“以人为本”作为判断标准,审视档案工作的方向、重点和成效,审视档案馆基础设施和信息服务能力建设。

1.用户的管理

用户需求集成首先需要对用户的含义进行界定。以用户为中心不能只考虑到当前的用户,此“用户”应是大范围的、包含未来的,档案工作的远瞻性也要求档案信息资源共享应以历史大局的需求为导向,为整个历史的发展进程提供服务。故而在集成整合档案信息资源时要考虑档案资源的长远价值,对潜在的、长期的用户进行预测,对用户信息进行集成管理。

2.需求的集成

用户需求集成管理是档案信息资源建设“以人为本”思想模式的一个重要表现。要推进档案馆信息资源建设,便要了解用户,需要对用户需求状态进行跟踪,建立并维护与用户達成的契约,建立对用户需求的可测试标准体系等。可借鉴图书馆建立一个专门的信息服务咨询台或是虚拟档案信息咨询服务中心,直接与用户接触,向用户提供馆内的资源和服务的基本信息,协调不同的服务机构满足用户的需求,或设立专门的部门与人员,分析较复杂的用户需求。建立用户需求管理部门,制定明确的服务协定和完善的服务规范,畅通读者信息反馈渠道。①

二、馆藏档案信息资源集成

馆藏档案信息资源集成是档案馆信息服务建设的物质基础。学者毕建新、张照余曾从标准、技术和组织管理层面对档案信息资源集成进行了阐述,②笔者认为档案信息资源共享之资源集成最基本的内容是档案信息资源的集成。

1.资源的有效

“有效”的资源是档案信息资源集成整合的第一步。档案信息资源集成整合时不仅要讲究数量上的“合”,更要注重质量上的“合”,要保证对公众提供的档案信息资源都是有实用价值的,要保证整合时档案信息资源的可用性与可开放性。故要做到以下两点:一要及时对馆藏档案进行解密降密,保证可开放档案资源的内容与范围更新。 二要紧随时代特征和社会民生潮流,筛选符合当代社会需求与时代主题的档案资源,继而进一步挖掘档案知识内涵,丰富档案内容,实现档案信息资源有效共享。

2.集成的有效

手段的有效是档案信息资源有效集成的重要步骤。在进行馆藏资源结构调整时,不能盲目地、不切实际地强调馆藏档案结构上的完整,因为从全国档案馆藏分布实际来看,即使是综合档案馆内的馆藏档案也不可能是真正的综合,这是由我国特殊的政治体制以及档案事业体制决定的,如城建档案馆与综合档案馆之间的矛盾等。在整合档案信息资源时要分析社会对档案信息的需求,分析信息用户的特征,继而针对性地整合优化馆藏档案信息资源,一要丰富和优化馆藏内容和结构,建构平民化的档案馆藏;二要加强特色馆藏的建设,并通过一系列专题服务形式进行开发利用的工作,以实现多元一体化的服务模式。

三、信息技术集成

信息技术集成要敢用、善用新技术,利用网络技术构建一个虚拟环境,营造一个虚拟共享平台。在这个数字环境中,用户通过各种功能界面,通过安装网络搜索引擎,获取电子档案资源及其他信息资源。然而对各种信息技术,也不能盲目地应用。

1.敢用新技术

档案界在谈到现在网络技术对档案工作的运用时多用“新”这个字眼。实际上这个“新”只是相对于档案工作的传统手段而言的,而这些媒体、网络、计算机技术在计算机行业、其他学科领域以至图书馆学领域都早已被运用。面对现在科技的发展及社会发展的压力,档案学科需要这些网络通信技术来提升自己的工作效率,故面对这些“新”技术,我们要敢于去利用,去构建档案信息资源的共享场所,拓展档案工作的空间。

2.善用信息技术

档案信息资源开发利用离不开网络技术的驱动,善用信息技术要用集成的思想管理这些信息技术,包括技术集成与档案网站集成。信息技术集成指除了拥有获取电子资源的软件外,还应安装各种软件,提供一致、快捷的用户界面和简明详细的电子版使用指南。在充分利用数字档案馆资源的基础上,加强一站式搜索引擎、知识导航、虚拟参考咨询、虚拟社区档案、专题论坛、培训课程与预约系统等内容的建设。③档案网站集成指档案馆要在《全国档案信息化建设实施纲要》的指导下,加强自身的信息化建设,实现政府上网工程,进一步在总体上加强馆际间的网络建设,实现彼此间的联网工作,从而实现彼此间档案信息资源的共享。目前,全国基于互联网的档案网站已逾千个,且都直接或间接地链接在一起,供登录者了解馆藏范围,检索档案文件的目录信息。这种方式被称为“网站集群”。④

四、服务环境集成

服务环境集成即要把档案信息资源建设放入社会各种环境中,对各个环境综合分析,获取档案信息资源建设的有利因素,进而采取相应措施,联合其他外部环境力量共同推进档案馆的信息服务建设。

1.环境的集合

在信息化及档案信息化这一大时代背景下,档案信息资源集成建设面临着各种外部环境。一是近年来政务信息环境的形成为档案信息资源共享建设提供了客观的条件。二是国家法制法规如《中华人民共和国信息网络国际联网管理暂行规定》、《互联网电子公告服务管理暂行规定》等的逐渐建立为档案信息资源集成建设提供政策环境。三是国家网络基础设施的不断改善以及数字化技术、数据库技术、网络通信技术、多媒体和超文本等技术的发展为档案信息资源集成建设提供了技术支撑环境。

2.协同共建

我国档案馆信息资源集成建设的要素和措施纷繁复杂,既包含档案工作的专业范围,又涉及了管理学、计算机技术等领域,实际操作时须把这些因素紧密结合起来考虑。不仅要认识到这些措施的重要作用,还要弄清楚它们之间的关系,使其能够和谐共处,共同发挥作用。

2008年5月1日《政府信息公开条例》的正式实施,为综合档案馆向公共档案馆转型提供了一个良好的契机。档案部门参与了政府信息公开工作,成为政府部门公开政府信息的场所,拓展了档案服务工作的领域。档案馆借此机遇向公共档案馆转型,更加突出其服务性、公共性和开放性,更加体现出档案部门所应该具有的文化价值。因而我们应借此时机,发挥协同理念的思想内涵,加强与政府部门的合作,共同做好政府信息的公开,服务社会。同时,社会用户也是档案馆信息资源集成建设体系中的重要部分。要以人为本,从用户需求出发,以丰富的档案信息资源满足用户的需求。并建立用户反馈机制,对档案馆的服务质量进行评价,形成档案馆与用户的互动,最终在档案馆信息资源集成建设这一动态服务环境中,档案馆、政府部门与社会用户三者协同合作,共建共享,共同推动档案馆工作向前发展。

五、档案馆功能集成

功能集成是信息共享空间理念⑤的理论基础之一,它是一种使相关多元信息有机融合并优化使用的理念。国内相关公共档案馆建设也应用了功能集成的理念,且取得了一定的成效。如2004年4月建成的上海市档案馆外滩新馆便是集决策参考、展览教育、社会课堂、咨询利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流、文化休闲等八大功能为一体的一种新的服务窗口。

现要将档案馆信息资源建设看成一个功能集成的过程,将档案馆的各种功能,如档案保管、档案研究、存史资政、展览教育、社会课堂、咨询利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流、文化休闲等,通过依托整合的档案资源基础,先进的技术驱动,优化构建档案馆的服务模式与体系。通过功能集成,实现档案馆的集成化“一站式”,将信息开放存取环境中的档案信息资源系统与服务体系进行无缝式链接,实现档案管理与利用工作“管理无缝隙,服务无边界”的新要求。

注释:

①⑤任树怀,盛兴军.信息共享空间理论模型建构与动力机制研究[J].中国图书馆学报,2008(4):34-40.

②④毕建新,张照余.基于共享网络的档案信息资源集成研究[J].湖北档案,2008(9):12-17.

③王梦.基于信息共享空间视角的公共档案馆建设[J].兰台世界,2009(3):11-12.

作者单位:上海大学图书情报档案系