如何实现档案工作规范化和标准化

李沛聿

（太原重型机械集团有限公司，山西 太 原 0 30024）

实现档案工作规范化、标准化，关键在人，人的因素包括：领导要重视，任何工作领导不重视都很难做好、做到位；其次，档案管理人员要加强培训和自身学习，通过培训和学习，提高档案管理工作技能。另外，在档案管理中善于引入信息技术，档案管理信息化，可以通过信息流程的规范在某种程度上强制工作人员养成规范化和标准化管理的习惯。

1 档案工作规范化、标准化的前提

1.1 增强领导和职工的档案意识

档案管理在该公司长期以来不是很受重视，表现在：①各部室没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息在工作中流失；②档案工作未形成一套完整的制度；③工作上图省事和方便，致使大量档案均分散保存，流失严重；④档案室硬件设施配置落后，网络技术未全面引进和应用。这些都与领导对档案工作重要性认识欠到位，没有认识到档案的重要性及作用。没有将档案工作列入工作计划和工作目标考核，也在一定程度上影响了公司档案工作规范化和标准化的建设进程。

1.2 加强公文制发环节的规范操作是档案工作规范化和标准化的前提和基础

档案管理的内容主要是公文，公文在制发环节把好质量关，就可以为档案工作实施规范化、标准化提供有力的支撑和保证。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。虽然文书处理工作与档案工作是不同性质的工作，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，前者工作质量好坏直接决定了后者工作的质量水平，文书处理和档案工作是不可分割的。所以，在档案工作上必须有一盘棋思想，有系统性地看待和解决问题。在档案工作实践中，要树立文书处理与档案工作规范化、标准化同时并举的理念，可以通过强化档案工作的入口关，逆向促进文书工作规范化、标准化。具体公文制发规范和标准可参照通用的公文管理规范及标准，不一定千篇一律，但要做到“一类一律”，另外，要密切联系企业的实际，尽量简化标准和流程。

2 加强档案工作人员业务知识和技能培训，提高档案人员工作质量

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。

在这种形势之下，档案工作人员的业务知识和技能培训必须加强并与时俱进，而且学习和培训要形成一种制度，以利于终生学习习惯养成和学习型组织的建设，只有这样才能保证档案管理知识持续更新，才能适应企业快速发展的需要。提高档案管理人员的业务能力和工作技能，笔者认为主要体现在3个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能；三是要勤总结、勤改进，理论联系实际，不断创新档案工作思路和方法。另外，在企业引入档案管理信息化系统的同时，要做好档案管理信息员的培训工作，以保证企业档案管理系统有效运转。

3 明确职责，合理分工，实现档案资料流程化管理

做好档案工作，还需确定分管领导和专(兼)职档案人员，负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作。各部门指定专门人员可以为兼职档案员，负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作，业务上受公司办公室的监督、指导。

办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作。做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤；整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。

要将档案管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4 网络环境下的档案工作创新

当前档案工作者的重要使命就是学习和掌握信息技术，以此更加有效地开发和利用档案信息资源。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

（1）建立企业专门档案馆（室）网页，开展在线提供利用服务。随着企业内部局域网的建立，档案部门可通过依附局域网制作自己的网页来实现“借船出海”，把各种档案资料通过扫描或拍照方式录入电脑，然后将可以公开的档案信息上传自己网页，这样就可以使各单位和部门通过网页进行检索，并及时下载工作需用的档案信息，从而促进档案资料信息利用最大化和高效化。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。条件允许可以建立独立的局域网站，这样可以更好地开展档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

（2）建立“电子文档数据管理中心”。档案馆（室）与企业管理部门通过联网建立信息共享平台，电子文档数据管理中心设在企业档案馆（室），是企业信息资源库的重要组成部分。电子文档数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广、内容丰富、利用率高、可实时共享。

（3）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室）。

需要指出的是，文件材料收集准确、完整是档案价值的重要保证，而归档方法与文件质量问题常常影响档案工作规范化、标准化。所以，在推进档案工作规范化、标准化的过程中，必须注意解决好归档方法问题，注意解决好归档文件质量问题，这样就能更好地实现档案工作的规范化和标准化，为企业资料信息的有效利用创造有利的条件。