高职院—校—系级教学秘书职业倦怠探析以福建水利电力职业技术学院为例

戴筱娟

（福建水利电力职业技术学院，福建 永安 366000）

〔高职教育与教学〕

高职院—校—系级教学秘书职业倦怠探析以福建水利电力职业技术学院为例

戴筱娟

（福建水利电力职业技术学院，福建 永安 366000）

随着高职教育的发展，高职院校的招生规模不断扩大，高职院校系级教学秘书所承担的工作也越来越多，职业倦怠已经成为高职院校教学管理人员队伍建设中不容忽视的问题。文章分析了教学秘书职业倦怠的现状，探讨了职业倦怠产生的原因，并简单提出了缓解职业倦怠的对策。

高职院校；教学秘书；职业倦怠；原因；对策

教学秘书，是教学管理队伍中的重要组成部分，起着上传下达、联系左右的作用，既是领导的得力助手，又是联系学院教务处和师生的桥梁，同时也是协调部门关系的纽带。教学秘书的工作，是保证教学工作正常运行的基础，直接影响到学院教学管理的质量和效率。目前，各个高职院校都在努力推行院系二级管理模式，这意味着教学秘书的工作量和压力也随之增加，很容易产生职业倦怠现象。

“职业倦怠”又叫“职业衰竭”，由美国著名心理学家于1974年提出，是指人们因为工作时间太长、工作量太大、工作强度太高而引起的一种身心疲惫的状态，是一种在职业环境中，对长期紧张源的应激反应而表现的一系列心理、生理综合征。大部分学者认为，职业倦怠是不能成功应付各种负面压力的结果。也有人认为，这是个人过度追求不切实际的目标所致。综合来说，职业倦怠是指个体无法应付外界超出个人能量和资源的过度要求而产生的身心耗竭状态。

一、福建水利电力职业技术学院教学秘书职业倦怠问题现状调研

为了了解福建水利电力职业技术学院系级教学秘书的职业倦怠状况，笔者于2010年7—8月对该学院教学行政工作人员进行了调查。由于该学院系级教学秘书人员配备不足，故本次调查的对象还包括其他教学行政人员，如各部门的其他行政人员。调查采用谈话的方式进行，内容包括：被调查人的基本情况、职业倦怠感程度以及产生职业倦怠感的因素。该次共调查行政人员80名，其中男性占45%，女性占55%；本科以上学历占78.75%，专科学历21.25%。调查表明：20%的行政人员出现较为严重的职业倦怠；32.5%的行政人员出现中度职业倦怠；33.75%的行政人员出现中度职业倦怠；仅有13.75%的行政人员无职业倦怠感。

对调研的结果进行对比分析得出：

1.该学院教学秘书群体总体职业倦怠程度堪忧，有严重职业倦怠感的教学秘书占秘书总数的66.67%。

2.在职业倦怠的各个指标中，成就感低落反映的效果最为理想。

3.在教学秘书群体中：男性职业倦怠高于女性，这或许是由传统的男性在社会上承受的压力高于女性造成。高学历职业倦怠高于低学历，这也许是因为高学历者对工作抱有更高的期待所造成。

二、职业倦怠原因分析

（一）教学秘书工作的性质及特点

1.工作涉及面广，突发事件多

教学秘书需服从教务处和系部的双重领导，直接参与教学活动的组织安排，并根据教务处的要求，对系部的工作进行日常的管理。以笔者所在院系教学秘书为例，主要包括以下几个方面的工作：教务教学管理、学籍管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理等等。教务方面就有如日常教学秩序的维护，排课、调停课，期初、期中、期末的教学检查，教师相关讲义、资料的打印、登记、收集等等。工作涉及到整个教学过程的方方面面，而且突发事件特别多。无论学生、教师、教室、教学设备、教学资料等等哪一方面出现问题，第一个找到的就是教学秘书。学院各部门布置工作任务，第一个找的也是教学秘书。

2.工作琐碎而繁杂，压力大

教学秘书日常要花费大量的时间从事各种事务性的工作。和教师、学生打交道，人际关系非常复杂。每个人的性格要求都不一样，要服务好每一位师生、合理安排好日常教学、维持正常的教学秩序，难度很大。对于领导的安排，既要保质保量地完成，又要使多方面的工作不相冲突，压力很大。

3.工作的连贯性、时限性、动态性等

教学秘书的很多工作，是以学期为周期长期连续的。经常大量的工作，却必须在短时间内完成。如专业教学计划的制订，这一工作不及时完成，就将影响到后续的排课、教材征订等工作，下个学期的教学工作就无法顺利开展。因此，工作中容不得半点失误，否则就会造成被动的工作局面，甚至教学事故的发生。

4.成就感无法体现

教学秘书大多时间都投入到教学管理工作中，几乎没有学习深造的时间。一般学校对于这一岗位又不够重视，忽略其培养。此外，教学秘书对于学校的贡献不像教师那样可以直接体现，这使其对付出与回报的关系产生疑惑，失去工作积极性。因此，很少有教学秘书愿意长期从事这一岗位的工作。

（二）教学秘书工作角色定位

教学秘书这一平凡的岗位，却要在教学管理工作中担当多种角色，且每个角色都是有机统一的，其压力之大可想而知。

1.管理者的角色

作为一名教学秘书，教学管理者是其最基本的角色。教学秘书需要管理的材料种类多样，例如各级下发的文件资料、学生成绩、试卷档案、学科建设、专业建设等资料，都需要对此进行分门别类，不可杂乱无章，把各种资料归类存放得有条不紊，是种职责，更是种能力。同时，教学秘书还要协助进行科学合理地排课、调停补课、督促老师按时上课、合理安排考务等，对教学资源优化配置、对教学工作整体规划、对教学行为全面调控，才能使学校的中心工作，即教学工作得以正常运行。

2.艺术者的角色

教学秘书艺术中最重要的是待人的艺术。对于领导，要善于领会领导意图，规矩而不拘谨，着眼做好自己的工作。对于教职员工，则要树立合作的意识，必须加强和组织部门教员之间的团结，增强凝聚力。教学秘书必须做到：明辨是非、见贤思齐、相互沟通、互相支持。另外，如何提高工作效率，也是一门艺术。这些就要求教学秘书具备富有创造性的工作方法及灵活运用各种方法和原则的能力和技巧，把科学与艺术相结合，才能协助领导克服学校发展道路上的各种难关，顺利实现部门管理预定的目标。

3.参谋助手的角色

新出版的秘书上岗资格考试全国通用秘书学教材中，重新给秘书下了定义。狭义秘书定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。此定义明确秘书是为领导工作服务的。就当参谋助手而论，既要参与政务，又要办理事务；既要万无一失地做好办文、办会、办事等日常工作，确保领导工作日常运转，又要做好信息调研、督查检查、协调综合，为领导决策及其实施服好务。就服务方式而言，既要紧紧围绕领导工作为领导提供智力服务，出谋献策，又要为具体事务工作付出大量的劳动。可见，高校教学秘书要养成勤于思考的习惯，把有用的、可行的、急需的信息情况和深思熟虑的想法、建议提供给领导，这样才能想领导之所想、急领导之所急，超前地、有效地为领导当好参谋、做好助手。

（三）教学秘书不良心理状态及职业倦怠表象

1.压抑、烦躁心理

教学秘书的工作基本上是以学期或学年为一个工作周期，按惯例做事，机械地重复着同样的工作。这样，一二个周期后就逐渐丧失了对工作的积极性，缺乏工作的兴趣。工作的繁杂，尤其是学期初、学期中、学期末，这使教学秘书在工作中也特别容易出现急躁心理，特别是多件事情碰一起的时候。其表现为：总是感觉疲惫不堪，即使是悉心休养后也不见起色。

2.紧张、焦虑心理

教学秘书工作要求有高度的责任心和耐心，要有严谨细致的工作态度，稍有不慎，便会有教学事故发生。为了不出事故，教学秘书对每件小事会慎之又慎，会一遍一遍不厌其烦地核对，就怕出意外，精神高度紧张。另外，教学秘书的工作性质决定了他们必须处理、协调好上下左右的关系，有时往往一件小事处理不当、一句话说得不妥，便造成误解，影响工作的相互支持，导致人际关系紧张。其表现为：疑惑忧虑、怨天尤人、丧失应付事变的能力等。在生理上则表现为：常常唉声叹气，甚至出现胸闷、心悸、头昏、呼吸困难等异样感觉。

3.自卑、失衡心理

教学秘书工作很重要，但教学秘书的成长、待遇却很少有人关心。长期以来，人们对教学秘书的工作往往缺乏正确的认识和定位，认为什么人都可以做，谁做都一样，都是简单的事，不需要任何的技术。加之他们待遇低、不被重视，评奖评优、进修提高机会少，甚至有此老师学生还不理解他们的工作，不尊重他们的劳动，久而久之，产生自卑感和失衡心理。

三、对策与建议

1.树立高校教学秘书的职业道德和敬业精神。教学秘书只有牢固地树立爱岗敬业、乐于奉献和吃苦耐劳的精神，牢固树立起职业道德观念，才能主动热忱地为师生服务，为学校的教学工作服务，高质量、高效率地完成各项教学管理任务，从而在教学管理实践过程中体现出自身所应该具备的基本素养。

2.加强对教学秘书岗位的重视，将教学秘书队伍建设纳入“两支队伍建设”范畴。充分认识教学秘书岗位的重要性，高度重视教学秘书队伍的建设，将其纳入“教师队伍”或“管理队伍”建设规划，提高教学秘书在管理体系中的地位。

3.落实待遇，稳定教学秘书队伍。教学秘书的岗位津贴应该比一般干事的岗位津贴系数高，才能提高教学秘书对职业岗位的认同感。

4.加强高校秘书的岗位技能培训，提高其专业知识和业务能力。在教学秘书人员培训和知识更新方面，学校要加大投入，并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期的培训计划，多渠道、多形式地加强教学秘书人员的培养，长期培养才能建设稳定的队伍。

5.加强对教学秘书的岗位考核，引入激励机制。必须明确教学秘书的岗位职责，进一步完善岗位责任制，努力做到责、权、利相结合。完善对教学秘书的考评标准，加强竞争，实行岗位责任制、聘任制，将考核与评职称、晋级、增资、聘用等实质性措施挂钩。

6.创新职业发展机制，解决教学秘书职业发展问题，帮助教学秘书设计职业生涯。要建立完善教学管理人员的轮岗与升迁制度，研究开辟除教学管理系列外的多种职业发展渠道，如行政管理系列、技术职务系列、实职领导岗位等。

教学秘书是个平凡的工作岗位，但在高校工作中却十分重要。由于工作压力、社会地位、待遇水平等原因，职业倦怠现象相当普遍而且严重，是一个急需重视和解决的问题。目前，诸多的院校都对教师的职业倦怠问题进行了很多的探索，专门研究教学秘书职业倦怠的很少，尚未研制出较为成熟的教学秘书职业倦怠测查工具。从当前形式来看，很有必要加强对教学秘书职业倦怠现状的探究。有很多的问题，尤其是深层次的体制和机制方面的问题，仍需以此为基础进行更深入的探索研究。

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1673-0046（2010）10-0006-02