制定档案工作标准的原则、要求与方法

迟真贞

（黑龙江工程学院）

1 制定档案工作标准的原则

1.1 统一性原则

在档案工作标准体系内,必须确保每一项标准的内容前后协调一致,同时又要保证各项相关标准之间在内容与技术方面的协调一致。只有这样,才能有效地维护档案工作标准体系的系统性及与其他相关标准间的一致性。如国家标准《档案著录规则》（1999年修订后改为行业标准）的制定就体现了这一原则。该标准的制定充分考虑到与国际和国内有关标准的协调一致性,其中包括《国际标准文献著录（总则）》、《国际档案理事会团体、个人和家族规范记录》、国家标准《文献著录总则》、国际图联的《规范与参照款目指南》等。这些相关标准为档案著录标准化文件的制定提供了技术标准化原则。

1.2 优化原则

档案工作标准体系内的每项具体标准,其内容必须反映优化了的技术、工作程序与组织程序,必须高于具体的一般性的管理工作的操作内容,具有一定的技术与管理的先进性。

1.3 适时性原则

标准化是一项政策性很强的工作,标准本身虽好,如不适时付诸实践,也无济于事；反之,如果标准脱离工作实际和发展需要做出硬性规定,则不仅会延误时机,而且会给工作带来负面影响。因此,档案工作标准体系的建设必须依据档案工作实际发展的需要和客观的可能性,适时制定有关标准,体现出档案工作现代化建设的有序性。

1.4 继承性原则

在进行档案工作标准体系建设过程中,有关方面必须注意使标准能在一定时空范围内保持相对的稳定性。不能孤立地考虑标准的科学性与先进性,而忽视其稳定性和继承性,否则易引起实际工作的混乱。同时,制定与实施档案工作标准,应充分考虑档案工作原有基础,如果标准的规定事项同实际工作的技术水平和管理水平差距过大,那么,在实际工作中这类标准就难以贯彻实施,起不到提高工作水平和管理效益的作用。

2 档案工作标准制定的一般要求

档案工作标准的制定同其他工作领域的标准制定工作一样,都应当遵守如下几点基本要求：

第一,标准的编写应注意贯彻国家法令并与有关标准相协调。制定档案工作标准应当自觉遵守国家的档案法律、法规、行政规章等法律规范的相关规定；并且注意与同级有关标准相协调,下级档案工作标准不得与上级档案工作标准相抵触。

第二,文字表达准确、简明。档案工作标准化文件中的文字表达应当做到准确、简明、通俗易懂、逻辑严谨,避免产生不易理解或不同理解之处。宜用文字的用文字,宜用图表的用图表。

第三,技术内容应当正确无误。档案工作标准中的图样、表格、数值、公式、化学分子式（或结构式）和其他技术内容都应做到正确无误。

第四,术语、符号、代号应统一。在制定档案工作标准中,同一标准中的术语、符号、代号应当统一,与其他有关标准也应当一致。同一术语应当表达同一概念,同一概念应采用同一术语来表达,类似部分要采用相同的表达方式与措辞。

第五,编排格式和细则应当符合规定。档案工作标准的构成、内容编排、层次划分及其编号、编写细则应当符合《标准化工作导则标准编写的基本规定》的要求。

3 档案工作标准的立项与标准的制定

国务院标准化行政主管部门每年都要根据实际工作和社会需要安排标准计划项目,用以指导国家标准的制定。国家档案局每年也要根据全国档案工作标准化技术委员会上报的行业标准计划项目草案,统一汇总、审查、协调后,批准下达行业标准项目的计划,国家档案局负责制发档案工作标准的立项通知。有关组织、部门、单位或个人,都可以按照档案工作标准体系表的范围和当年下发的档案工作标准立项指南,结合本地区本部门的实际情况,确定所要研制的标准项目,之后便可填报国家档案局的标准项目计划任务书。

如果所要拟定的档案工作标准已经有相应的国际标准或国外先进标准或其他相关领域的标准,那么,在填报计划任务书时就应当注明对这些标准的采用情况,并应说明采用的目的、意义、标准的水平等。

在各地申报立项截止后,全国档案工作标准化委员会应召开会议,集中论证和审查申请立项的档案工作标准,并向国家档案局提出是否批准立项的建议。国家档案局根据标准化技术委员会的建议,正式发文通知被批准的立项项目并同时划拨标准补助费。

对于立项后的标准,项目承担者应按《标准化工作导则》的规定和编写要求,认真进行标准的草拟工作。

档案工作标准的编制程序主要包括：

（1）标准的征求意见阶段。除了在一定范围内以一定形式多次征求意见外,还要在全国范围内征求意见。对所搜集的反馈信息,应及时进行分类整理,并需对采纳和不采纳的有关意见分别予以说明。对这些反馈意见的处理意见,应当汇总在处理表中。

（2）标准的送审阶段。完成标准的起草工作之后,项目承担者应及时形成送审稿。国家档案局政策法规研究司的法规标准化处,负责组织或委托起草单位组织专家,对标准的送审稿及其附件进行技术审查（包括“会审”和“函审”等形式）。审查后,要形成会议纪要或函审结论等书面文件。项目承担者应当根据这些反映专家意见的文件,对标准文件进行认真的修改,并形成报批稿。

（3）标准的报批阶段。项目承担者应当准备好标准的相关报批材料。其中主要有：报批的行业标准的正式公文；行业标准报批稿20份,有力瓣应另附符合制版要求的黑线图1份；标准的编制说明及有关附件、征求意见稿的意见汇总处理表、审查会议纪要或函审结论各3份；被采用的国际标准或国外先进标准的原文（复印件）和译文各1份。报批稿由项目起草者直接送全国档案工作标准化技术委员会秘书处（即国家档案局政策法规研究司法规标准化处）；经过标准化技术委员会审查,再一次进行修改后,就可以报国家档案局批准发布。