浅谈测紿档案管理的标准化管理

刘 恺

（威海市房地产测绘中心有限公司，山东，威海，264200）

浅谈测紿档案管理的标准化管理

刘 恺

（威海市房地产测绘中心有限公司，山东，威海，264200）

档案工作是测绘管理中的一项基础工作，也是单位不可缺少的一个重要部门。随着超常规跳跃式迅猛发展,档案信息资源的开发与利用也备受人们的重视。在信息与网络的新形势下, 如何加强测绘档案工作的规范化、标准化管理,成了我们时常探讨的课题。如何使测绘档案信息快速地发展，实现测绘档案信息资源有效利用和共享，是目前我们面临的紧迫任务。

档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。

为了使档案工作的标准化、规范化，我认为应该采取以下措施：

一、建立健全的档案管理制度

测绘档案种类繁多，形式各异，有初始档案、预售档案、转移档案等，要实行档案的规范化管理，就要建立健全的档案管理制度。首先要加强档案硬件的建设，档案存放的库房要设有专柜，做到查找方便、快捷。库房要经常通风，做到防火、防盗、防潮、防鼠虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案的寿命。其次，应指定专人管理档案，档案管理人员应深入各科室，了解各科室业务，以便对各科业务作出统一的立卷要求。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱接乱发，防止档案流失。

二、实施立卷归档原则

一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

三、案卷质量是档案工作标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作标准化质量的操作性因素。因此,在推动档案工作标准化的工作过程中,我们必须要注意解决好立卷方法问题,以利于档案标准化管理中的分类和检索。

TU952

A

1674-3954（2011）02-0195-01