ERP环境下的内部会计控制的风险及防范

孙建华

ERP环境下的内部会计控制的风险及防范

孙建华

企业内部会计控制制度，已成为企业内部管理制度中的核心组成部分，随着我国相关法律的提出和完善，企业对ERP的需求日益增加，但从现阶段陆续爆出的资产流失、会计造假等企业丑闻可以看出，控制效果不尽如人意。出现问题的原因很多，其中一个重要原因是落后的控制手段不适应日益复杂的控制环境和控制程序，极大地阻碍了内部控制目标的实现。因此，在现有企业条件下，强化企业对ERP环境下的内部会计控制存在问题的认识，以此寻求加强内部会计控制的方法，并予以完善，是非常必要的。

一、ERP环境下内部会计控制风险

（一）现阶段我国内部会计控制存在的问题

1.企业内部会计控制的意识淡薄，有章不循和无章可循的现象较为突出

我国许多企业的管理者，由于过去长期受计划经济的影响，思想观念和经营方式还没有从根本上转变过来，没有把企业当作自主经营、自负盈亏的法人实体，有章不循、执法不严，使内部会计控制制度失去了应有的刚性和严肃性。

2.企业内部会计控制存在薄弱环节

目前有些企业甚至连账都没有，内部管理混乱；有的企业出纳会计一人兼，发票印章一人管；一些重要部门和岗位缺乏严格的监督，其内部控制薄弱、管理松弛的情况逐渐暴露。大部分国有大中型企业对应收账款的管理与其发展要求不相适应，造成应收账款居高不下。

3.缺乏科学性和连贯性，难以发挥应有的功效

内部会计控制制度组织不健全，把执行业务规章制度完全等同于加强内部会计控制制度。偏重事后控制，忽视事前、事中控制。重钱财等有形资源的控制，轻人员素质、信息等无形资源的控制。内部控制难以适应不断变化的环境。各个单位都处在不断变化的环境中，单位的外部环境和内部环境都可能经常的发生变化。

4.执行与监督、检查不力，考核、奖惩力度不够

内部会计控制制度的执行、检查流于形式，稽核的范围有限。以偏概全、以点代面，缺乏完整性和全面性。有些人忽视控制程序，错误判断，甚至相互串通舞弊等常常导致内部控制失灵。

5.外部监督乏力

虽然我国已形成了包括政府监督和社会监督在内的企业外部监督体系，但未能形成有效的合力，加上会计师事务所不规范的执业环境和不正当的业务竞争，以及对注册会计师监督不力，使得“经济警察”的作用并没有发挥出来。

（二）ERP系统存在风险

企业的条件无论多优越，所做的准备无论多充分，实施的风险仍然存在。在ERP系统的实施周期中，各种影响因素随时都可能发生变化。如何有效地管理和控制风险是保证ERP系统实施成功的重要环节之一。

通常人们在考虑失败的因素时，一般着重于对实施过程中众多因素的分析，而往往忽视项目启动前和实施完成后ERP系统潜在的风险。对于ERP项目而言，风险存在于项目的全过程，包括项目规划、项目预准备、实施过程和系统运行。归纳起来，ERP项目的风险主要有以下几方面：缺乏规划或规划不合理；项目预准备不充分，表现为硬件选型及ERP软件选择错误；实施过程控制不严格，阶段成果未达标；设计流程缺乏有效的控制环节；实施效果未做评估或评估不合理；系统安全设计不完善，存在系统被非法入侵的隐患；灾难防范措施不当或不完整，容易造成系统崩溃。

二、ERP环境下内部会计控制风险防范

（一）战略规划

企业是否存在一个五年的IT系统规划。随着社会的信息化，IT系统对于企业不仅是工具，更是技术手段。ERP作为IT系统的重要组成部分，服务于企业的长期规划，是长期规划的手段和保证。ERP的目标源于IT系统规划，是评价ERP系统成败的基本标准，应依据IT系统规划，明确ERP系统的实施范围和实施内容。

（二）项目预准备

确定硬件及网络方案、选择ERP系统和评估咨询合作伙伴是该阶段的三项主要任务，也是ERP系统实施的三大要素。硬件及网络方案直接影响系统的性能、运行的可靠性和稳定性；ERP系统功能的强弱决定企业需求的满足程度；咨询合作伙伴的工作能力和经验决定实施过程的质量及实施成效。

（三）项目实施控制

在ERP系统实施中，通常采用项目管理技术对实施过程进行控制和管理。有效的实施控制表现在科学的实施计划、明确的阶段成果和严格的成果审核。不仅如此，有效的控制还表现在积极的协调和通畅的信息传递渠道。实施ERP的组织机构包括：指导委员会、项目经理、外部咨询顾问、IT部门、职能部门的实施小组和职能部门的最终用户。部门之间协调和交流得好坏决定实施过程的工作质量和工作效率。目前，在企业缺乏合适的项目经理的条件下，这一风险尤其明显和严重。

（四）业务流程控制

企业业务流程重组是在项目实施的设计阶段完成的。流程中的控制和监督环节保证ERP在正式运行后，各项业务处于有效的控制之中，避免企业遭受人为损失。设计控制环节时，要兼顾控制和效率。过多的控制环节和业务流程冗余势必降低工作效率，而控制环节不足又会有业务失控的风险。

（五）项目实施效果

虽然项目评估是ERP实施过程的最后一个环节。但这并不意味着项目评估不重要。相反，项目评估的结果是ERP实施效果的直接反映。正确地评价实施成果，离不开清晰的实施目标、客观的评价标准和科学的评价方法。目前普遍存在着忽视项目评估的问题。忽视项目评估将带来实施小组不关心实施成果这一隐患。这也正是ERP项目的巨大风险所在。

（六）系统安全管理

系统安全包括：操作系统授权、网络设备权限、应用系统功能权限、数据访问权限、病毒的预防、非法入侵的监督、数据更改的追踪、数据的安全备份与存档、主机房的安全管理规章、系统管理员的监督等。目前，企业中熟练掌握计算机技术的人员较少，计算机接入Internet的也不多。因此，在实施ERP系统时，普遍存在着不重视系统安全的现象。缺乏安全意识的直接后果是系统在安全设计上存在着漏洞和缺陷。近年来，不断有报刊披露银行或企业计算机系统被非法入侵的消息，这给企业敲响了警钟。

（七）意外事故或灾难

水灾、火灾、地震等不可抗拒的自然灾害会给ERP系统带来毁灭性的打击。企业正式启用ERP系统后，这种破坏将直接造成业务交易的中断，给企业带来不可估量的损失。未雨绸缪的策略和应对措施是降低这一风险的良方。如：建立远程备份和恢复机制，在计算机系统不能正常工作的情况下，恢复手工处理业务的步骤和措施。

三、完善企业内部会计内部控制的几点建议

（一）增强新环境意识，全员认识ERP系统

ERP系统不仅仅是给企业带来了ERP软件，更重要的是给企业带来了先进的管理理念。企业实施ERP的过程，要关注观念的变革与创新，将ERP的管理理念引入企业的过程。那么，ERP的实施必然涉及企业业务流程、组织机构设置、人员配置等方方面面的配套改革，也必然涉及各方面利益关系的调整，所有这些仅仅依靠企业的几个部门领导的参与是不够的，需要企业对全体员工适应ERP的实施进行培训，让企业员工全面认识ERP带来的先进管理理念，让员工熟悉ERP系统的结构和运作要求，改变原有的陈旧管理观念，提高管理水平和系统操作能力。

（二）建立科学、严密的内部会计控制制度

ERP环境下，企业原有的内部会计控制活动和组织结构扁平化，对原有手工业务流程要进行重新设计，不仅改变了企业的业务流程，梳理工作流程，控制制度要严密，而且要抓好关键人，如分支结构负责人和财会部门负责人；把握关键部位，如：审批程序、资金调度、交接手续、电脑操作密码等；管好关键物件，如：重要的发票、银行票据、印鉴等；控制关键工作岗位，如：现金、银行出纳、收支事项及凭证的核准、实物负责人等。ERP系统中内部牵制是指在对具体业务进行分工时，不能由一个部门或一个人来完成一项业务的全过程，必须要建立科学、严密的会计内部控制体系。它由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成，这种制约包括上、下级之间的互相制约、相关部门之间的相互制约。ERP系统环境的权限控制始于系统初始设置阶段，即通过系统管理员（或系统维护员）对工作人员、工作范围等进行设置（输入相关的数据）；每个岗位人员采用口令密码按照所授予的权限对系统进行作业，不得超权限接触系统。同时由于系统维护人员和熟悉信息系统技术的相关人员能直接接触会计数据库、会计软件，他们的有意作案或无意的错误操作所造成的影响很难估量，因此必须用严格的制度约束他们。要做到业务决策人员与经办人员权限设置全面分离制约，将业务授权（管理职能）、业务执行（保管职能）、业务记录（会计职能）、业绩检查（监督职能）很好的分离，重大事项的决策和执行能做到很好的分离制约。

（三）确保会计内部控制制度的有效实施

应特别关注企业内部会计控制制度的有效实施，因为它对企业财务管理目标的实现和企业财产的安全有着重要的、直接的影响。建立科学、严密的企业内部会计控制制度是安全、有效的财务管理的基础。企业的一些高级管理人员认为，稽核部门不能创造效益，还要占用人员编制，增加经营成本，因此，对其并不十分重视，这一观念应立即更新，并切实加强考核、监督、制约机制，发挥企业内部会计控制的作用，将内部审计人员从会计、财务人员中分离出来，直接对董事会负责，这样才能真正发挥内部审计人员的作用，监督和保护企业的资产、财产安全，监督企业朝着合理、合法的良性方面发展。

（作者单位：宁波科信会计师事务所有限公司）