浅谈高校档案管理创新思维

赵华伟

摘 要：加强高校档案管理创新体系建设，档案工作管理要在模式上创新，思路上创新和手段上创新。文章探讨了今后高校档案管理创新的实践。

关键词：创新体系建设；高校档案管理；管理理念

学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。

一、加强档案管理创新体系建设

模式的创新。高校档案馆虽属机关部门，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，在高校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。

管理的创新，管理观念的创新。必须解放思想，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。

管理内容的创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时代发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。

手段的創新 长期以来受计划经济运行和行政模式等特点的影响，高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或手段是手工的，这对高校发展所带来的影响，已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变，应成为高校档案管理改革的重点。要用现代化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

二、高校档案管理创新与实践

1.引进人本管理理念 加强知识管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。2.加强信息资源建设，开展资源整合 馆藏优化组合，提高档案利用率。3.强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于电子及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。4.人才资源管理 全员聘任竞争上岗，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动不同工作人员的积极性。5.建立科学的激励机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。6.在职培训与继续教育。加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。7.处理好三个关系。一是管理与利用的关系，不能只强调利用，就放松管理，削弱管理的行政职能；二是社会效益与部门经济利益的关系，在档案信息利用过程中，首先要考虑的是社会效益，其次才是部门的经济利益，不能不顾社会效益一味追求部门的经济利益；三是保密与开放的关系。档案中有许多国家机密是不能公开的，必须以国家的政治利益为重，不能牺牲国家的政治利益，威胁国家的政治安全，惟有与时俱进，正确处理这三个关系，才能不断在发展中创新。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。高校档案工作要想在学校管理中体现出自身价值，适应社会主义市场经济体制的需要，跟上当今和未来世界发展的步伐，就必须在管理上创新体系建设。

参考文献：

[1]白光强：管理王国探密[M]，中国经济出版社，2007

[2]夏晴：高校档案的系统管理[M]，南京大学出版社，2002