人事档案管理工作如何适应当前人事制度改革的需要

刘德锋

（齐齐哈尔农业机械化学校 黑龙江 齐齐哈尔 161041）

人事档案管理工作如何适应当前人事制度改革的需要

刘德锋

（齐齐哈尔农业机械化学校 黑龙江 齐齐哈尔 161041）

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策，在培养选拔和任用干部工作中，形成的记载干部个人经历，政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，经集中整理而成的个人卷宗，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。随着人事制度改革不断深化、人事档案管理职能、管理内涵及管理手段的发展，人事档案工作面临新的机遇和挑战。人事档案管理制度的改革与创新必须适应人事制度改革发展的客观要求。

一、人事制度改革如何做好人事档案的安全保密工作

安全保密是指干部人事档案许多信息需要严格限制知情范围或严格保密，一是涉及党和国家秘密的信息必须严格保密：二是组织内部掌握的信息需要严格保密；三是干部个人的私密不能扩散。在人事制度改革的今天，如何做好干部人事档案的安全保密工作呢？第一，建立查借阅工作基本原则，配备专职档案管理人员，档案管理人员要严格按照此原则工作，从而保证干部人事档案在借查阅过程中信息不会泄露。第二，要注意转递过程的安全。如果干部的所在单位或主管部门发生变化了，干部人事档案管理部门要将其档案转递给新的主管单位干部人事档案管理部门，要防止干部人事档案失控或出现“无头档案”，要专人专递，严禁个人携带，私自邮寄，以免在转递中失密或失控。

二、建立统一的管理体系，把干部和工人的人事档案摆在同样重要的位置

传统的人事档案工作实行分类管理，并以干部管理为侧重点。人事制度改革对原有的管理模式提出了挑战。人事档案种类的划分是以当事人所从事的社会分工活动为依据的，而人们所参与的社会实践活动又是在不断变化的，所以说，各类人事档案一开始就是互相转化、互相包容的。这种特征还会随着人事制度的改革进一步显现。

三、人事制度改革需要档案更能全面地反映各类人员的特点，必须提高档案材料的质量

选拔人才要对干部进行历史地、全面地考察了解，不仅要看干部的现实表现，还要看干部的一贯表现，不仅要看一时一事，还要看干部的全部历史和全部工作。人事档案是人事部门任用干部的重要工具，是“选贤举能”的重要依据。所以，必须建立以下8项工作制度和20种登记簿，只有这样做才能高质量的人事档案，具体的8项制度为：《人事档案材料收集补充制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《人事档案整理工作制度》、《人事档案提供利用工作制度》、《人事档案转递工作制度》、《人事档案保管与保护制度》、《人事档案保密制度》、《人事档案检查核对制度》。具体的20种登记簿为：《接收人员人事档案材料登记簿》、《转出人员人事档案材料登记簿》、《复制人员人事档案材料登记簿》、《销毁人员人事档案材料登记簿》、《缺少人员人事档案材料登记簿》、《剔出人员人事档案材料登记簿》、《人事档案名册》、《查阅人事档案登记簿》、《借阅人事档案登记簿》、《接收人员人事档案登记簿》、《转出人员人事档案登记簿》、《转出人员人事档案通知书》、《人事档案变动情况登记簿》、《死亡人员人事档案登记簿》、《无头人员人事档案登记簿》、《检查核对人员人事档案登记簿》、《库房温、湿度检查登记簿》、《人员人事档案管理情况统计登记簿》。

四、人事制度改革使档案管理的工作量增大，人事档案必须逐步过渡到电子档案

由于机构改革和人事任免制度改革，人才流动日益频繁，人事管理日趋复杂。虽然机构改革使人员分流，但人才队伍还在不断增长，人才档案数量越来越多，各类人员社会活动节奏加快，经历不断丰富更新，每年需归档的材料也增多，所有这些都使档案管理工作量大大增加。另一方面，人才市场的建立，社会各方面对人事档案利用的需要越来越迫切；经济建设信息灵敏，瞬息万变，要求人事档案能迅速准确的提供服务。只有应用现代管理手段，档案管理人员才能从繁琐的手工劳动，逐步过渡到利用电脑管理技术建立电子档案上来。

五、电子档案管理需要高素质的档案管理人员

档案管理人员是人事档案工作的主体，起主导和支配作用，提高档案管理人员的思想政治素质、科学文化素质、业务技能素质和职业道德修养，是提高人事档案工作质量的基础。先进的管理手段，要有优秀的专业人才。在科学技术飞速发展并广泛得到应用的今天，档案管理人员要加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，更新知识结构，提高业务素质；要培养勇于改革创新的精神，更新观念，大胆探索电子档案管理新技术；要及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度和当前人才流动规律；要培养一丝不苟、认真细致的敬业精神，以适应人事档案管理日益复杂、逐步现代化的发展趋势；要把学习掌握的计算机知识与人事档案工作的实际有机地结合起来，与时俱进，从而适应人事制度不断改革的需要。