坚持开拓创新 推进高校档案工作＊

耿连山

(潍坊学院,山东 潍坊 261061)

高校档案是国家重要的信息资源,真实记载了高校发展的历史过程,是办学历史和办学特色的积累和沉淀,是维护学校历史真实面貌的基本条件,其质量的高低和完整程度是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。这就要求高校档案工作者一定要充分认识高校档案工作的重要性,增强工作的责任感和使命感,解放思想,开拓创新,大胆实践,认真总结,努力开创高校档案工作的新局面。

1 更新观念,打破惯性思维

观念是一切行动的先导。任何工作的跨越和推进,都必须首先从更新观念开始。当今时代,形势发展日新月异,高校档案现代化、信息化建设如火如荼,不进则退,慢进也是退。要适应新形势新任务的要求,高校档案工作者需要更新观念,打破惯性思维、惰性思维,大兴学习之风。

1.1 转变思想观念,紧跟时代步伐

任何一个行业,一个部门都不能自我封闭,固步自封,否则,就难以求得发展。[1]高校档案工作者要更新知识、更新观念,树立档案管理的新理念,加强对档案知识的学习和掌握,优化知识结构,保证自己的专业知识真正适应高校档案事业的发展需要。

1.2 打破从属观念,高度重视高校档案的作用

1.3 更新人才观念,打造高素质高校档案人才队伍

高校档案工作既有严肃的政治性、纪律性,又有很高的技术含量,尤其进入21世纪,信息化更是对高校档案管理人才提出了更高的要求。高校要更新人才观念,采取各种措施,打造高素质档案人才队伍,只有这样,高校档案事业才能得到良好发展。

2 创新机制,打牢高校档案工作基础

档案工作要创新,必须有健全、完善的工作机制。要始终把完善和创新机制作为重要任务,破解影响高校档案工作发展的难题和阻力。

2.1 建立工作机制

实行“谁主管,谁负责;谁经办,谁负责”的原则,形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作机制,保证档案工作任务的全面落实。

2.2 强化监督机制

克服和防止工作的随意性和盲目性,加强法律、法规和制度建设,促进档案工作的制度化、程序化和规范化。要形成系统完整的工作程序,用于指导和规范档案工作;要完善岗位责任制度,严明岗位纪律,真正形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的监督机制。

通过学习，同学们应掌握求职信的格式、内容和正文12类常用表达式，并能根据发电厂专业的特点模拟Evan Lin同学书写申请某公司海外工程工程师的求职信。同时在课前预习、课上演练和课后拓展中培养同学们研究、协作和创新能力。

2.3 创新管理机制

管理机制的创新要突出重点,抓关键环节。要做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举,特别是对重点档案和有价值的档案要加强开发利用,克服重管轻用的现象。加强重点建设项目、重大科研项目、重要会议、重大活动的建档验收、移交的监督指导工作,以逐步建立档案门类齐全、馆藏丰富、管理科学的馆(室)藏体系。

2.4 引入竞争激励机制

长期以来,高校档案工作没有竞争激励机制,没有一个标准对高校档案工作人员进行科学、有效的考核约束。这在某种程度上制约了人才的流动,容易产生不思进取的思想,更谈不上去创新。应当引进竞争激励机制,从源头上解决创新的根本问题。要通过职称评定、工资津贴、评优争先等措施,树立科学的用人观,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,从而激发大家的工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

3 创新技术,加快档案信息化步伐

随着信息技术的迅猛发展和广泛应用,以计算机网络和存储技术为核心的现代信息技术已大大影响到经济发展、人民生活、国家安全和社会发展进程,信息化给传统的档案工作理论、技术、方法也带来严峻挑战。[2]如何抓住信息产业发展的机遇,充分发挥档案信息来源的优势,是摆在高校档案工作者面前迫切需要解决的课题。

3.1 加大基础设施投入力度

配备现代化所需的技术设备,建立档案信息系统网络,为档案工作的可持续发展提供基本保障。要配置计算机设备和信息采集设备,加强网络建设力度,确保档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

3.2 加快档案信息资源建设

没有可提供利用的档案信息资源为基础,档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息资源建设要坚持规范性原则,统一标准、统一规范,使电子文件的归档,传统载体档案的数字化,数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。

3.3 加强信息技术人才的培养工作

积极引进高素质人才的同时,认真做好现职人员的培训工作,分期分批地安排工作人员参加有关计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理技术和现代管理技术等知识的培训,改变现有工作人员面临的知识老化、新技术知识较为贫乏等问题,使现有人员跟上社会发展的节奏,满足社会的需求,促进档案服务事业的长远发展。[3]

3.4 强化高校档案信息安全保障工作

要高度重视档案信息安全建设,把安全防范意识放在档案信息化建设的首位,从档案信息网络安全、操作系统安全、档案数据库安全等方面着手,采取有效措施,建立健全规章制度,确保档案信息系统安全和信息内容安全。

4 创新服务,充分发挥高校档案的作用

档案服务是高校档案工作的中心,高校档案工作通过服务才能发挥其应有的作用,才能使档案事业与学校事业协调发展,使档案事业充满生机与活力,走上可持续发展的道路。同时,随着高等教育的不断发展,高校的各项工作对档案的需求在内容上越来越广,在需求领域上越来越宽。因此,高校档案部门要紧跟时代步伐,变被动为主动,实现高校档案工作的服务创新。

4.1 增强高校档案工作服务主动性

高校档案部门要准确把握党和国家的大政方针和学校的工作重点,找准档案工作服务的切入点、结合点,转变思想观念,改变过去那种“你提需求,我来服务”的被动服务模式,增强服务的主动性、预见性和前瞻性,挖掘蕴涵丰富的档案信息资源,提高服务自觉性,把握服务时机性,把服务工作真正落到实处。

4.2 拓展高校档案工作服务领域

高校档案机构要面向校园和社会拓展档案工作的服务领域,构建多功能的档案工作的服务模式,促进高校工作科学发展。一方面要为领导决策和学校各部门、广大师生员工开展教学、科研和管理工作提供科学性、系统性的信息参考和依据;另一方面要面向社会需求,加工、开发、开放、传播高校档案信息,服务改革开放、经济社会发展。要根据需要,对馆(室)藏档案信息资源进行深层次、全方位的开发和整合,形成客观、准确、全面、真实的综合档案资料,成为学校科研教学有价值的资源库。

4.3 创新高校档案工作服务形式

高校档案机构要以积极的态度创新多元化、多层次、多模式档案信息资源开发利用服务方式。要适应网络媒介的快速发展和档案信息化的趋势,积极稳妥地将档案信息资源上网传播,创造出利用者欢迎的种类多样的档案数字资源、网络资源产品,如网上展览、专题数据库、个性化查询服务系统等,使档案信息资源能够在网上传播,产生更大的辐射力。

5 结束语

当前,改革创新、科学发展是高校的任务,同时也是高校档案工作的任务。高校档案工作者应该解放思想,更新观念,适应新形势新任务的要求,勇于和善于在实践中创新,努力实现高校档案工作的新跨越。

[1]李海军.关于新时期高校档案创新工作的思考[J].检验医学教育,2009,16(4):4-6.

[2]张得龙.高校档案信息化建设的几点思考[J].档案天地,2008,(8):56,59.

[3]丁修英.培养档案创新思维,创新档案服务机制[J].山东档案,2008,(4):15,19.