企业人事档案管理系统初探

刘传鸿

企业人事档案管理系统，是企业进行信息化管理的重要系统之一。随着信息画时代的到来，企业的发展伴随着要处理的信息量也逐步增多，如何管理好企业内部员工的信息，成为企业管理的一个重大问题。在这种情况下，开发一个企业的人事档案管理系统就显得非常重要。对于大中型企业来说，利用计算机支持企业高效率完成劳动人事管理的日常事务，是适应现代企业制度要求、推动企业劳动人事管理走向科学化、规范化的必要条件。

如今世面上存在的相关管理系统很多，但是，对于企业或者事业单位的人事管理系统来说，可能并不是十分实用。它们大多数功能过于复杂，对管理人员技术要求太高，难于方便的进行使用和管理，对某一个具体的企并不是十分适用。因此，对于一个特定的信息管理上的企业应用，开发一个方便快捷的系统就显得非常重要。

该系统开发的目标就是在于实现一个功能实用、操作方便，简单明了的人事管理系统。该系统用来协助企业科学并且高效地进行人事管理，它从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，对企业人事方面的各种信息进行科学的处理。该系统记录的数据可以包括招聘信息、岗位描述、培训资讯、绩效评估、个人信息、请假记录、工资发放、加班情况等各种与企业人事有关的信息。以上所有信息最终都可以存储到一个统一的数据库中，将企业的所有员工的所有相关信息统一的进行管理。

在使用的技术方面，企业人事管理系统相关数据的操作使用的是一种关系型数据库，它是通过现代企业人事管理的状况的分析及估计，从而开发的一种集企业人士分类、浏览、录入、修改、查询、删除、添加、统计、分析、制表、安全、新用户的设置及密码修改等功能模块于一体的管理软件，有强大的数据处理能力及良好兼容性，以及方便、快捷、实用、美观界面设计，使其成为企业人事管理的有利工具。

关于需要使用的数据库产品，由于考虑到方便易用，常见的商业上的产品例如DB2，Oracle，SQL Server等都过于复杂，不太适合一般的企业使用。对于本系统，比较适合的方案是使用Microsoft公司的Office系列产品中的Access数据库，它具有广泛的实用性，方便的开发管理，可视化的集成开发环境和强大的可擴展性等显著优势。Access是一个既可以只用来存放数据的数据库，也可以作为一个客户端开发工具来进行数据库应用系统开发，同时既可以开发方便易用的小型软件，也可以用来开发大型的应用系统，具有众多的优点，因此为该系统选用Access数据库是不二之选。

在具体使用的开发工具上，作为数据库系统的开发，Visual Basic对该系统来说是一个非常理想选择。从任何标准来说，VB都是世界上使用人数最多的语言，通过几年的发展，它已成为一种专业化的开发语言和环境。用户可用Visual Basic快速创建Windows程序，现在还可以编写企业水平的客户端程序及强大的数据库应用程序。由于Visual Basic与Access同属于Microsoft公司的产品，因此两者的兼容性会比较有保障，相互之间的操作应该可以达到比较好的集成度。

正式开发管理信息系统之前进行适当的调研是非常必要的，因为调研是明确用户的需求，以根据调查结果进行可行性分析，确认系统的开发是否可行的重要依据。系统开发前必要对现行系统进行详细的调查，明确最终用户的需求，保证开发的新系统的功能与用户的要求相吻合，避免耗费大量的人力、物力、财力，新系统的开发却失败的悲剧发生。本系统的最终用户都是企业人事管理相关的人员，相对比较集中，比较容易调研。

调研完成后，应该对该系统进行可行性分析，主要包括新系统目标可行性分析，社会可行性分析，技术可行性分析，经济可行性分析，管理可行性分析等。总之要根据自己已经掌握的所有相关信息，进行合理的可行性分析并给出报告，确定该项目是否具备开发的必要。只有确定本系统在技术上完全可行，在实际中也确实需要后，这才能正是决定开发此系统。通过确定了系统开发的可行性后，系统正式进入开发阶段。

软件工程的开发是从需求分析开始的，在此之前，应该还有一个“搜集需求”的过程，这在上一步的系统调研中做到，显然需求的搜集与需求的理解和表达是很重要的几个步骤，合理的需求分析直接决定了系统开发的成功与否。这需要通过对现行系统的详细调研，主要是从系统的角度理解用户的需要，确定新系统的综合要求，并提出这些需求的实现条件以及需求应达到的标准，也就是确定新系统要做什么，做到什么程度。需求分析大致要包括功能需求，性能需求，环境需求，未来需求等。对于本系统的功能来说，主要包括管理员功能，人事主管功能，档案管理功能，工资管理功能和会计员功能，分别针对不同的用户实现不同的操作。

在确定了用户的需求后，就可以开始对该系统做概要设计和详细设计，这里由于设计到具体的数据和用户的操作，因此可以根据需求分析的结果来确定数据流程图和系统操作流程图，方便开发时理解具体的功能，提高开发的效率。数据库设计时，对于具体的表的设计要确保数据库的规范性和完整性两大重要的技术要求，这里主要包括职工信息，请假信息和工资信息3张主要的表。在界面设计时，要充分考虑到企业普通用户的需求，做到简洁明了而且对用户友好，使用起来要十分方便。

开发的过程中要按照要求进行单元测试和集成测试，在最终产品完成后，要参照需求分析的要求进行用户接受度测试。该系统的最终用户主要为企业的人事管理人员，其中不同的用户拥有不同的操作权限，因此在做用户接受度测试时要注意从不同用户的最终使用角度出发，设计各种可能的测试用例，覆盖常见的功能，以满足各个用户的不同需要。