浅谈公路工程档案管理

潘莲莲

【摘要】结合多年工程实践对公路工程项目档案管理的规范化谈谈自己的一些认识。

【关键词】公路工程 档案管理

为了做好工程建设档案资料的管理工作，确保监理资料的连续性和完整性，充分发挥档案资料在工程建设及建成后维护中的作用，这就要求项目总监办在每一项工程开工之际，首先应对资料管理制定行之有效的管理制度，设立档案室和专业资料管理员，具体负责管理监理资料，及时的将监理文件进行整理归档。

1、日常监理资料管理的要求

1.1、日常监理资料管理的重要性

⑴、日常监理资料室项目实施监理过程中直接形成的，应当归档的各种形式载体的原始记录，是工程建设过程真实、全面的反映。文件与资料管理是监理工作重要的工作内容，它是进行目标控制与合同管理的基础工作，同时也是评定监理工作，界定监理责任的重要依据。在施工过程中，监理资料的管理要做到及时整理，真实完整、分类有序。

⑵、由于一般工程建设项目周期长，又涉及多种专业，导致监理资料也会随之漫长的过程而繁杂起来，如不及时的对监理资料进行科学分类，归类管理，势必对日后的竣工资料的整理工作带来困难，影响工程的竣工验收。在工程开工前总监办应根据工程监理文书签批程序与建设单位、承包单位对资料的分类、格式、份数达成一致意见，并建立文件的日常管理台账。

1.2、监理资料的分类

《公路工程施工监理规范》（JIGG10-2006）中提到监理档案按类别通常可分为行政档案、财务（支付）档案和技术档案，资料归档保存中应严格按照保存原件为主和按照一定顺序归档的原则。根据现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）监理文件有10大类，包括：监理管理文件、监理月报中有关质量问题、监理会议纪要中得有关质量问题、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知、合同与其他事项管理、监理工作总结。

2、竣工资料的整理要求

2.1、竣工资料的概念及组成

竣工资料是每一工程项目在建设过程中所形成的，是施工全过程的真实记录，具有唯一的、不可替代的重要价值。竣工资料主要由工程施工技术资料、质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图、影像资料构成，并按《建设工程文件归档整理规范》归档范围及管理期限表归档。

2.2、竣工资料的整理规定

为尊重文件形成状态，现场质量检验单中监理抽检文件应与施工单位自检文件一起，由施工单位归档，其余各类文件应本着谁形成谁归档的原则处理。质量检验评定文件和计量支付文件的原始件由监理整理归档。

⑴、工程技术资料和工程质量资料从工程开工到工程竣工，贯穿于工程项目的整个过程，根据日常收集整理的资料按照专业特点，根据工程的内在要求进行分类组卷。

⑵、工程检验评定资料应按照单元划分由分项工程、分部工程、单位工程的顺序，逐步分类组卷。

⑶、在施工中施工图未发生变更的可再原施工图上加盖竣工图章即可；有一般性变更的，可在原设计图上修改，并将变更依据写在图上，加盖竣工图章即可；变更较多无法利用原图的，需重新制作竣工图，因设计原因引起由设计单位绘制，因施工原因引起由施工单位绘制，加盖竣工图章即可，图章应使用红印油。

⑷、应将平时在工地上所拍摄的重要照片收集起来，并把它与其它文件视为同等重要的地位上去认真对待，要根据工程进展情况，经常深入工地拍摄第一手的照片资料，及时的将工程动态过程通过影像资料真实的反映出来。

2.3、竣工资料立卷时注意要点

⑴、组卷材料必须是原始件，传真件必须复印后用复印件组卷；手写和签名用黑墨汁或蓝黑墨汁，不许用圆珠笔、铅笔、彩色笔书写；写错文字用一斜线划去，在旁边填写正确文件，不许涂改；组卷厚度文字材料不超过2cm，一般在50-200页之间，图纸厚度为2-6cm。

⑵、每一册文字材料，应按形成时间先后进行排列，批复性文件批复在前、请示在后；结论性文件结论在前，依据在后；施工与监理文件应综合材料在前，原始材料在后，正件在前，附件在后；卷内图文混合材料应文字材料在前、图纸在后。

⑶、每册资料须有封面，目录、备考表，页码从有书写内容起编，在右上角用铅笔从1依次用阿拉伯字母编写，双面文字背面编在左上角，图纸统一折叠成A4幅面，页号编在标题栏外的左下角，卷内目录和备考表不编页码，各卷之间不连续编页码。案卷题名及档号要具有唯一性。案卷封面编制日期填写文件形成的起止日期，年、月用黑圆点代替，如：2010.12.02-2012.03.02。卷内备考表填写文件材料的件数、页数以及组卷过程中需要说明的问题。

3、计算机项目管理

在信息技术应用日益普遍的今天，利用全新的信息技术去研究和探索项目管理新理念、新方法正逐步被人们重视。近些年来，越来越多的项目引进项目管理系统软件，并将成为一种发展趋势。

文档的电子化实现文档管理自动化，更不用拿着各种文件跑来跑去等候审批、签字、盖章，这种利用快速的网络传递手段，发挥信息共享来协调个单位内各部门的工作，缩短审批时间，及时有效监控各单位工作进度情况，实时、全面掌握工作办理状态。这种现代办公系统使用方便快捷，避免出现了原始书面资料的易丢失损毁等缺点，省去了项目后期收集整理竣工资料的繁琐重复劳动，大大加快监理信息的处理速度，节省了大量的人财力，从而提高监理工作效率，使得监理工作更加系统和规范化。以下图一、图二是在建项目管理信息系统图。

4、结束语

综上所述，随着项目管理建设的日益发展，要做好监理资料的管理工作，要求资料管理工作人员平时勤于收集、整理，并运用现代信息化管理方法使得公路工程项目的信息管理更加规范化。

参考文献

【1】《公路工程施工监理规范》（JIGG10-2006）北京：人民交通出版社，

【2】《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）

【3】监理概论（公路工程监理培训教材）北京：人民交通出版社。

注：文章内所有公式及图表请以PDF形式查看。