地方本科院校系部教务秘书信息素养的培养

李黎明

（湖南科技学院 计算机与通信工程系，湖南 永州 425100）

地方本科院校系部教务秘书信息素养的培养

李黎明

（湖南科技学院 计算机与通信工程系，湖南 永州 425100）

作为各高校教学管理工作的重要组成部分，教务秘书工作直接影响到高校的教学秩序与教学工作水平。面对当今信息社会的挑战，对地方本科院校系部务学秘书的专业素质要求也发生了相应地变化，特别是信息素养的培养和提高成为其中的重中之重。因此地方高校教务秘书的信息素养需得到有效培养及提升，以更好地适应高校发展的需要。

教务秘书；信息素养；高校教学管理

近十多年来，随着我国高等教育1从精英教育向大众化教育转型，地方性本科院校已成为高等学校的重要组成部分，其教学质量关系到我国高校人才培养的质量，也是当前社会关注的热门话题。要提高地方本科院校的教学质量，不仅要有优秀的教师团队，同样也需要一支高素质、高水平的系部教务秘书队伍，提高他们的业务素质对高校教学管理工作具有重要意义。[1]

此外，随着当前高校教学管理改革的不断开展，高校教务秘书队伍正在不断地向年轻化、信息化、现代化转变，对地方本科院校中系部教务秘书的工作提出了新的要求与挑战，其中信息素养已成为系部教务秘书最缺乏也是最有必要培养和提高的基本素质。

一 系部教务秘书的工作内容及信息素养概述

系部教务秘书是高等院校中协助系领导具体处理本系中各类教学事务的管理服务人员，主要处理教学管理中的相关事务，具备较强的专业性。其具体工作内容包括：协助系领导办理具体教学事务，如课程管理、学籍管理、教学计划制定与调整、教学档案管理等；参与教学管理的调查研究、信息搜集、督查催办、档案保管、组织各种考试和会议、接待师生来访等多项工作；在考试期间帮助教师做好审核试卷、印刷试卷、成绩统计等工作。在高等院校的教学管理中，教务秘书既是具体的组织者又是具体的执行者，是连接学校与系部教务工作的桥梁和纽带。

系部教务秘书处于高校管理岗位的最基层，因而有的人认为教务秘书工作简单，只是处理一些琐碎的杂务，技术和知识含量低，工作无足轻重，从而把教务秘书的工作边缘化。随着新时期高校教学管理改革的不断深入，系部教务秘书队伍正在不断地走向年轻化、信息化、现代化，也逐步实现系部教务秘书从单纯的处理日常事务向参与教务和教学管理的转变。要适应当前高等教育事业发展的需要，就要从当前高校系部教务秘书工作的特点出发不断提高他们自身的综合素质，建设一支高素质、高效率的基层教学管理队伍。

信息素养与“听、说、读、写、算”一样被认为是信息化社会每个公民必须具备的基本素质。“信息素养”这一概念最早是由美国信息产业协会主席保罗·泽考斯基于 1974年提出的，他把信息素养定义为“利用大量的信息工具及主要信息源使问题得到解答的技术和技能”。[2]我国学者将信息素养定义为：人所具有的对信息进行识别、加工、利用、创新、管理的知识、能力与情意等各方面基本品质的总和。[2]信息素养有三个基本要素：信息知识、信息能力和信息情意，其中信息能力包括运用信息工具、获取信息、处理信息、创新信息、表达信息、发挥信息作用、信息协作意识、信息免疫等八个方面的能力。[3]

随着地方本科高校与社会的接触日益频繁，地方高校中的系领导需要掌握更充足的信息量才能适应市场的各种发展变化，要求系部教务秘书必须提供大范围、综合性的信息，因此教务秘书所接触的信息内容及其交融度也随之深化。作为系部教务秘书来讲，全面、客观、及时地收集和整理来自各方面的教学信息，并将这些信息及时上呈给系领导和有关部门，或转发给教师和学生，为系领导决策提供参考依据、为教学提供服务等都体现出其信息素养及信息操作水平的高低，可见提高教务秘书的信息素养显得尤为重要，需要大力进行培养和提高。

二 地方本科院校中系部教务秘书信息素养的内容

地方本科院校大都以教学为中心，近年来随着不断改革和扩招，专业设置越来越多，学生人数激增，单位信息量成倍增长，同时学校还要迎接各级考核、评估等，使得系部教务秘书工作极为繁重而复杂，因此系部教务秘书要具有良好的信息素养，以适应高强度的信息收集、整理、归类、处理、上报的能力。

具体来讲，地方本科院校中系部教务秘书的信息素养包括以下内容：

1 收集和整理信息的能力

系部教务秘书的工作实质就是处理信息，每天要面对大量的文件资料（如班级课表、校选课课表、各种级别考试安排、教师调课表、补考安排表、专业培养方案、教务处文件等）、电话（任课老师、系部领导、教务处、学校领导的电话）和会议（系部会议、教学专题会议、教改会议等）。这些资料信息量大、涉及面广，信息具有不同的时效性、指导性，涉及到系部日常教学管理、目前乃至今后的教学评估、教师考核以及专业设置等教学管理工作，使得系部教务秘书必须具有迅速、准确地处理这些资料及信息的能力，对这些资料进行分门别类和收藏归档。此外，系部教务秘书还要客观、全面、准确地收集学生、老师及领导的反馈信息，从而进一步整理、调整、补充和完善教学决策及工作内容，使之更加符合系部实际教学的需要。良好的信息收集和整理的能力是系部教学秘书必须具备的最基本信息素养及能力。

2 信息技术操作能力

信息技术的优越性在目前的教务管理中发挥得淋漓尽致，大到教务管理系统、各级各类考试报名系统、学籍管理系统，小到日常教务资讯、文件传输及各类电子档案等等，几乎渗透到教学管理的方方面面。信息技术包括计算机技术和网络技术两个内容，作为当前信息时代的需求，系部教务秘书需要掌握较高水平的计算机操作（特别是现代化办公手段的操作）和网络运用能力。

系部教务秘书的信息技术操作具体包括：熟练掌握电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机等现代办公设备的使用；能进行文字编辑、信息收集、数据处理、资料统计、电子档案归类等工作；熟练掌握 Windows操作系统、文字编辑软件Word、表格处理软件Excel、数据库管理软件Access、教务管理系统软件等多种办公软件的操作及使用；及时利用恰当的方式及途径（如QQ聊天软件、QQ群、电话、传真、E-mail、手机短信、微博等）来收发文件及交流教学信息，选择最有效、最快捷处理教学信息的手段。

另一方面，互联网的发展为信息提供了广阔的发布和获取空间，已逐渐取代传统的信息渠道成为了获取信息最便捷、最丰富的途径，高效地进行网上办公、改变传统工作模式、建立网络化教务管理平台是地方本科院校信息化教务管理自身发展所提出的必然要求，也要求系部教务秘书具有较高的网络技术操作水平。

3 信息表达的能力

在日常的教学管理中，系部教务秘书需要与多个职能部门沟通协调，并且要组织一些形式多样、内容丰富的教育教学活动，如学生选课系统的培训、教学质量评估座谈会、期末考试动员大会等，因此良好的信息表达能力对于系部教务秘书来说也是必不可少的基本要求。

系部教务秘书的信息表达主要包含文字及口头表达两方面。[4]文字表达能力是完成教学管理工作的基本功，及时、准确、简洁地使用书面语言完整地表达思想将直接影响到教务秘书的工作质量，要提高写作能力，必须强化写作训练，多读多写，掌握好教学相关各类公文的撰写。口头语言表达能力则要求系部教务秘书能即席而发，没有时间在表达思想时字斟句酌，这需要加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、秘书学等知识的学习，提高讲演艺术和精确陈述思想的能力，表达时做到简明扼要、语言得体、层次清晰。

4 信息交流与沟通的能力

系部教务秘书是教学管理的枢纽，肩负着协调与沟通、参谋与决策的责任，不但要做到“上令下达”、“下情上传”，同教务处和有关职能部门、系部领导、教研室主任、实验室主任、辅导员、班主任、任课教师保持密切联系，还要了解可供支配的教学资源情况及学生对教学过程安排的意见和建议，这些联系工作对于搞好系部教学管理非常重要，是实现最佳管理效果必不可少的重要手段。系部教务秘书的沟通协调能力体现在既要坚持原则又要有灵活性和应变性，做到主动服从上级、积极配合同级、及时解决学生的问题，热情大方而又不失机智幽默，努力营造良好的工作氛围，使自己的工作目标得以圆满实现。

三 地方本科院校中系部教务秘书信息素养培养和提高的途径

从现实情况看，目前地方本科院校中教务秘书信息素养的整体水平偏低，主要体现在以下方面：首先，教务秘书人员的信息观念没有建立健全，只注重日常的一般性事务，没有意识到信息在当今社会的巨大优势以及信息技术为当前高校教学所带来的变革，不了解信息技术对提高自身工作质量和效率的重大意义。其次，教务秘书人员信息技能偏低，甚至部分教务秘书无法创造性地运用文字、图像、表格处理等常用办公软件，此外，尽管大部分教务秘书会一些简单的软件操作和网络应用，却不知道如何将自己的工作纳入整个信息化工作之中，无法完整地运用现代化手段完成信息搜集整理和分析。[5]可见，信息素养低对系部教务秘书的工作效率和工作质量造成了不小的影响，需要通过各种途径和方式进行培养和提高。

1 强化信息意识，形成信息素养

信息无时无处不在，要想不断获取和掌握各种有意义的信息，就必须要有敏锐的信息意识和较强的信息判断力，提高捕捉、分析、判断、综合及吸收信息的自觉程度。系部教务秘书要以提供新情况、把握新角度、提炼新观点、反馈新思想为己任，始终保持积极的工作态度，勤于思考，才能在浩如烟海的信息中整理和加工出有用的信息，为本系教学工作服务。另外，系部教务秘书要多读文件、多看报纸、多浏览网站新闻，查找与教学管理相关的资料，并因此形成一种良好的工作习惯。通过强化信息意识使得无论是涉及领导决策和教学工作中哪个方面的信息，系部教务秘书都能敏锐地发觉并主动将其与自己相关的、需要及时解决的问题联系起来加以思考，从而更好地开展教学管理工作。

2 开展信息技术培训，培养信息素养

系部教务秘书是一支特别的教学管理队伍，虽然他们所处的系部、专业有所不同，但教学信息管理这个基本任务是一致的。为了规范系部教务秘书的教学管理工作，应该每年对他们进行定期的业务培训和学习，经常开展教学管理方面的讲座，促进其各项素质得到统一训练和提高。业务培训中最重要的是进行信息技术教学管理手段的学习和训练，了解收集信息、整理信息、表达信息、交流信息的方法，特别是随着信息时代的发展，教学信息的内容以及处理信息的方式不断在发生变化，通过培训可让系部教务秘书集中学习先进的教学管理理念及信息技术手段，进一步规范自己的操作，促进其信息素养得到持续、统一的提高。

3 增加信息搜集和交流渠道，丰富信息素养

在浩如烟海的信息世界中，要想获得量大质高的有用信息，就要掌握综合分析方法、专家法、权威法等一些鉴别信息的方法，通过整理、分析、过滤，去伪存真等步骤提炼出符合要求的信息。系部教务秘书要积极主动地寻求获取信息的方式，既可利用传统的信息方式（如打印的文件、书籍、报刊、广播、电视等），也可利用新兴电子型信息（如各种电子图书、电子期刊、光盘数据库、网络资料等），还可通过文书、档案、网络搜索引擎、调研、督查、会议、走访、意见反馈等多种渠道获取和交流信息，使信息工作内容更丰富。当然，信息的鉴别和处理能力不仅仅靠学习一些基本知识就能掌握，需要不断地实践和总结才能真正提高，与此同时，还要在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息与他人交流、共享。

4 加强教学管理科学研究，提高信息素养

系部教务秘书日常事务繁多，常常疲于应付各种评估、检查，导致对教学管理规律的研究投入严重不足，科研能力普遍偏低，这就需要他们必须自我完善，努力提高自身学习和科研能力。首先，系部教务秘书必须认真学习本系各专业的业务知识，熟悉各专业的基本知识、结构体系，充分掌握各专业教学和实习、实践环节的关系、课程设置的科学性、学时数和前后的逻辑关系，合理安排教学计划和教学任务。其次，系部教务秘书还要系统学习教育管理理论知识，了解和掌握一些人际关系学、心理学及秘书学等方面的知识，不断加快知识的更新，具备合理的知识结构。再次，系部教务秘书还要认真研究教育教学规律，提高自身科研能力，将理论与实践相结合，努力练就准确的思考判断能力、科学新颖的预见力与创造力，让教学管理工作走上科学发展的轨道。最后，系部教务秘书要结合自己工作实际加强信息技术手段在教学管理中灵活运用的相关研究，通过对信息技术手段的了解及运用全面提高自己信息素养的水平，以适应信息时代对教学管理工作的需求。

四 结语

高校教务秘书工作是高校教学管理工作中极其关键的环节，高校教务秘书的工作质量直接影响着整个高校的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。因此，新时期地方高校教务秘书应在教学管理实践中不断提高自身的综合素质和管理水平，重点培养和提高信息素养，不断更新教育教学管理理念，更好地为地方高校的教学和管理服务，以适应新时期现代化高等教育事业发展的需要。

[1]谢燕娇. 论地方本科院校教务管理队伍综合素质的提高[J]. 韶关学院学报(社会科学)，2010,（31）：120-123.

[2]孙汉群. 教育信息化与教师信息素养[J].中国教育信息化，2011,（12）：13-17.

[3]郭朝明. 信息化时代信息素养的内涵与培养[J].电化教育研究，2007,（11）：16-19.

[4]徐芬. 浅谈新时期高校教务秘书的综合素质[J]. 福建商业高等专科学校学报，2005,（6）：79-81.

[5]关红辉. 浅谈高校转型时期教学秘书队伍的素质建设[J].宁德师专学报(自然科学版)，2010,（22）：158-161.

G41

A

1673-2219（2012）08-0132-03

2011－09－20

李黎明（1982－），女，湖南省祁阳县人，在职硕士研究生，湖南科技学院计算机与通信工程系教务秘书。

(责任编校：何俊华)