加强档案意识培养,提高高职院校档案工作效益

王强波

【摘要】档案管理是一项基础性工作，是学校管理工作的重要部分。本文以高职院校为例，阐述了档案意识的培养对学校档案管理以及对社会档案工作的重要意义，并对如何加强档案意识培养、提高档案工作效益进行了探讨。

【关键词】档案意识培养档案工作效益

【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1674－4810（2012）07－0023－03

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案作为一种社会财富，一种重要的信息资源，近年来随着档案部门管理水平和宣传力度的不断加强，正日益为广大民众所认知，并在社会传播过程中受到越来越多的关注和使用。大众对档案的认知水平有所提高，但对档案价值的认识和利用还远远不够，据调查，当需要探究某个未知对象时，83.6%的人选择使用网络，67.7%的人会选择去图书馆或资料室，而只有14.2%的人会想到或可能会去档案馆。除了对象属性、使用效率等客观因素的影响外，档案作为一种有原始记录特性的资源，其利用率显然大大低于前两者，与档案本身巨大的历史和参考价值相比明显不成比例。这虽然与档案工作的硬件建设有关，但更与大众的档案意识直接关联。

一 档案意识淡薄是高职院校当前普遍存在的问题

档案意识是人们对档案及档案管理工作在社会各个领域实践活动中所处的地位、所起的作用、所具有的性质的一种认识，这种认识的正确与否和强弱程度，直接关系着档案效益的发挥。社会上各行各业、担负着不同工作的人们，对档案和档案工作的认识水平，共同构成了社会的档案意识，它反映着整个社会对档案和档案工作的认识和态度，表现出社会对档案和档案工作的重视程度，也是反映社会文明程度的一个重要方面。从上述的调查数据中可见，当前社会的档案意识尚未普及，如何提高人们对档案和档案工作的认识水平仍然是我们增强档案社会职能、提升档案工作效益的关键环节。笔者通过对高职院校档案工作的了解和研究发现，高职院校师生也不同程度地存在档案意识淡薄、档案管理工作质量不高的现象，而且档案意识淡薄是我国高职院校当前普遍存在的问题，在一定程度上制约着高职院校的整体发展，需要进一步从教育发展、人才培养的高度去看待档案意识的培养问题，并采取切实措施，为增强档案意识、提高档案工作效益做出积极努力。

二 当前高职院校档案意识淡薄的主要表现和原因

作为社会档案意识反映的一个缩影，高职院校档案意识淡薄有其历史原因和现实的客观原因，主要表现在以下方面：

第一，历史的原因造成了许多档案馆（室）工作与公众的距离，让人们有一种敬而远之的心理，不关心档案的作用和价值，也不会产生利用档案的念头。各院校“养在深闺人未识”的档案馆（室），俨然是一个保密机关，较为封闭，档案和档案工作被蒙上了一层神秘的面纱，因此不少人根本不知道档案到底为何物。在高职院校，一般职工觉得档案馆（室）是保密重地，与自己没有关系，除非因工作需要必须查阅存档的文件，否则不会轻易地踏进档案部门的大门；学生更认为学校档案工作与己无关。这种状况，正是直接导致学校师生的档案意识淡薄的主因。

第二，学校各级领导对档案工作重视不够。档案工作是高职院校一项政策性、业务性都很强的重要工作，由于受传统观念、工作方法和思维习惯等主客观因素的影响，不少高职院校领导并没有从根本上认识到档案工作的重要性，在潜意识中存在重建设、轻档案的思想。如在档案工作人员的配备上，许多高职院校的绝大多数档案管理人员没有按档案工作要求去配备；不少院校没有落实必要的档案专用经费，不太重视档案的保管条件，不能实现“两室”“三室”分开；院校领导对档案工作疏于过问，不把档案工作纳入议事日程等。领导对档案工作的认知观念无形中影响着干部职工对档案工作的态度；同时，领导忽视往往给档案部门带来人员缺少、经费不足、设备陈旧的尴尬局面，在很大程度上制约了高职院校档案工作的有效发展和师生对档案工作的认识水平。

第三，档案工作人员职业意识不强，对档案的作用和意义认识不足。档案是人类社会活动的原始记录，具有很高的凭证价值，隐藏着许多信息，在政治、军事、经济、科学、技术、文化、教育等方面都可发挥其特有的重要作用。当前，我国有相当一部分高职院校是合并组建院校，档案分散，档案管理人员变动大，加之合并重建档案的难度大，部分档案工作者对档案工作的重要性认识不到位，导致很多高职院校档案工作效率较低，还主要依靠手工处理，档案人员还存在“坐堂等客”的工作方法，没有从被动的保管员转为主动的服务者，未能从封闭走向开放、主动融入社会，为社会和学校的发展服务。

第四，高职院校许多基层部门没有充分认识到档案管理工作在整个教学、科研和管理中的重要作用，归档意识不强，不能很好地配合学校档案馆（室）做好档案的归档、管理工作。有的基层部门兼职档案管理人员归档拖拉，对应归档的档案材料不能按时按规定移交。有的工作人员只图自己在工作中使用方便，没有把文件、资料保留存档的习惯，造成了工作中各个环节的文件材料不全，或归档材料不规范、不完整，在很大程度上影响了正常的教学、管理工作秩序，同时也影响了档案材料的真实性。这些问题的发生，归根到底还是因为档案意识不强，档案工作不到位，致使高职院校档案工作无法进行有效的统一管理而产生的。

第五，高职院校大学生档案意识极为缺失，对自身档案内容不了解，对学校和社会的档案管理制度及转档程序知之甚少，甚至还存在大学毕业生“弃档”现象。很多大学生毕业后，不清楚自己在校学习期间所形成的学生档案会在自己毕业后成为干部人事档案或工人档案，不清楚自己的档案会随着自己的毕业离校而发生转递的情况；有些毕业生虽然知道，但对此事不关注。这两种情况都使大学生毕业后没能及时关注自己人事档案的下落。如果学生有档案意识，毕业后能及时了解自己的人事档案的下落，发生档案丢失的情况就会大大减少。

三 大力加强档案意识培养工作，切实提高高职院校档案工作效益

笔者认为解决当前我国高职院校师生档案意识缺失，提高高职院校的档案利用率和档案工作效益，应从以下方面入手：

1．强化高职院校各层次领导的档案意识

“工作好不好，关键看领导”，只有领导充分认识到档案工作对学校教学、管理等工作的重要性，才会将档案管理工作列入议事日程，认真开展档案工作的研究、规划、布置、考核和检查指导，帮助解决学校档案工作中存在的问题和困难，才能对教职工增强档案意识起到积极的推动和影响作用。同时，档案工作者也要抓住有利时机，把党和国家有关档案工作的法规、方针政策和工作要求等多向领导汇报，使领导更加了解和认识档案工作。同时在工作中要勤于向领导请示汇报，善于利用档案工作中正反两方面的经验教训，加强领导对档案工作的感性认识，帮助解决工作中的实际问题。

2．不断提高档案管理人员的业务素质和档案意识，尤其要强化档案服务意识

档案人员的思想政治素质及业务能力充分反映在档案管理的质量和水平上，而且与档案人员的档案意识息息相关，因此，建设一支高素质档案工作人员队伍，是做好档案工作的基础。

第一，注重档案管理人员的培养，不断提高他们对档案工作重要意义的认识，加强工作责任感和事业心。要从政治、工作、学习、生活等方面关心档案管理人员，使他们安心工作，在工作岗位上更好地发挥作用。

第二，帮助档案管理人员在工作中解放思想，不断学习调整知识结构和能力结构，定期组织他们参加有关培训或外出参观学习，更新业务知识和技术水平。

第三，要强化档案服务意识，提高档案的利用效率。档案管理人员必须牢固树立“服务第一”的思想，全心全意为教学、科研、管理等各项工作服务。要深入基层及时了解学校师生对档案信息的需求，开发好档案信息资源，更好地发挥档案工作在学校发展建设中的作用，以自身的工作实效改变人们对档案的消极看法，不断提高人们对档案的重视程度。

第四，要重视和加强兼职档案人员队伍建设。兼职档案队伍对贯彻档案法律法规和落实学校档案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部门不够重视，兼职档案员档案意识薄弱，加之兼职档案管理人员流动性大，工作责任不明确，许多兼职档案人员存在应付思想，导致档案材料收集难、保管难、归档难。因此，对兼职档案人员的教育和培养不容忽视，高职院校应进一步稳定兼职档案人员队伍，强化其责任心，提高业务能力，使兼职档案员能够真正成为高职院校基层档案工作的骨干力量。

3．积极开展多种形式的学习宣传活动

开展档案法规和档案知识的学习、宣传，是增强广大师生档案意识的重要手段，高职院校应对此项工作常抓不懈。要结合实际组织学习和广泛宣传，使学校师生能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案工作的良好氛围。由于长期受档案神秘传统意识的影响，人们对档案材料的开发利用不同程度地存在顾虑，重存、重保、轻用，许多富有价值的档案材料都没有被学校师生有效利用，从而制约了学校档案服务功能的有效发挥。学校在这方面一定要解放思想，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，为广大师生员工服务，为社会各界服务。高职院校可采取多种多样的学习宣传形式，如：通过校报、黑板报、橱窗、书籍、智能办公系统和校园网等，宣传国家档案法规及相关管理制度，让广大师生学习档案基本知识，分清文书、教学、科研档案及人事档案等的区别，学会利用档案的基本方法，充分认识档案资料的价值和作用，增强档案意识，从而更加重视和支持档案工作。

4．建立健全档案管理制度，使档案工作制度化、规范化、科学化

增强档案意识，要有相应的约束机制，其重要的一条就是要用规章制度管人管事，懂规矩，才能明事理而强意识。事实证明，一些部门档案工作规章制度落实不好，工作人员的档案意识就差；反之，制度坚持好，档案基础工作做得好的，工作人员的档案意识也较强。所以，制度是基础，落实是关键。高职院校应根据实际情况，建立科学规范的档案管理制度，在实际工作中做到有法可依，有章可循。同时，档案工作制度的落实也必须敢于“动真格”，把档案管理工作纳入各部门和各级管理人员的岗位责任，作为考核工作职责和管理水平的内容之一，与各个部门、各级管理人员的考核、晋职、奖惩、绩效挂钩。同时，要抓好检查指导，监督和推动档案工作的开展。通过建立制度，抓好落实，使档案工作由抽象到具体，由“幕后”到“台前”，真正融入到教学、科研、管理的各个环节，形成各级领导重视、全体教职工自觉配合的良好局面，使档案工作向制度化、规范化、科学化的方向发展。

5．重视和加强在校大学生的档案意识培养工作

高职院校大学生是一支未来的国家建设的生力军，是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量，是档案知识宣传教育的薄弱环节，但同时也蕴藏着较好的档案意识培养时机。抓好大学生的档案意识培养，对社会档案意识、家庭档案意识提升均有积极的意义。高职院校可从以下几方面着手培养在校生的档案意识：

第一，利用新生入学教育的机会培养学生档案意识，在新生入学教育中增加档案基础知识与档案信息运用技能的内容，特别是与学生有密切关系的内容。如印发有关“学生档案”的资料，让学生了解自己的档案应包括哪些内容，在学习阶段形成的档案哪些会装入学籍档案，今后社会和工作单位会如何利用自己的档案等。还可利用新生填写学籍表、学年鉴定表、团员登记表、入团、入党申请书、志愿书等机会培养学生的档案意识。老师在指导新生填写这些材料时，应因势利导地告知学生作为档案保存的这些材料有什么要求，填写不规范会有什么样的影响等。

第二，加强对大学毕业生档案使用的宣传教育。毕业生就业指导课、就业讲座可加入档案意识培养内容，介绍档案对求职及个人发展的重要作用，说明档案转递的基本程序和要求，教育毕业生重视自己的档案、关注毕业生档案转递去向、利用新的工作单位的档案材料加快适应新工作岗位等档案知识。

第三，在平时的课程学习中教会学生利用档案。例如，在《应用文写作》及选修《档案管理学》教学中，除了让学生掌握基本的档案理论知识外，更重要的是要培养学生的动手能力，学会利用档案。可以拿出一些档案复印件或重份的档案，如公文范本档案，让学生亲手接触档案，使教学更直观，对学生档案意识的培养起到潜移默化的作用。

6．加强高职院校档案管理的信息化建设，提高档案管理工作效益

档案管理人员要不断提升档案信息开发利用能力，提高档案的现代化管理水平，创新档案管理方法，实施档案信息化，充分利用网络信息管理优势，建立健全档案工作网络体系，实现学校档案信息的资源共享和档案利用价值的最大化，充分发挥档案的功能和作用，提高档案服务质量，随时主动为学校的中心工作和建设大局提供优质服务，让师生员工真切感受到档案工作在学校发展建设中的重要作用，深入体会到档案的价值，进而促进广大师生档案意识的提高。

综上所述，高职院校档案工作是一项重要的管理工作，也是对师生进行教育的一项重要内容，只有重视档案意识的培养，加强管理制度的建立健全和检查落实，加强信息化建设，提高档案利用率和服务水平，才能唤起师生的认同和重视，形成各部门、各级管理人员支持配合、师生共同做好档案工作的良好局面，从而切实提高高职院校档案工作的效益。

参考文献

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〔责任编辑：李锦雯〕