浅谈加强企业声像档案管理工作

兰素丽

（龙煤鹤岗分公司档案馆 黑龙江 鹤岗 154100）

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就鹤岗分公司归档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案管理工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。

“一软”是指声像设备管理混乱。有些单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使有的设备闲置。没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。

这样就形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着思想认识上的误区

摄录人员在各自单位中直接从事着生产声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。部分人员根本就不知道什么是声像档案，他们在公务活动中形成的录音、录像带等，认为摄录完就算完成任务了，不需要归档保存。摄录人员思想认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关形成和归档没有把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆（室）去征集，那只能是“亡羊补牢”了。

（三）声像档案归档不及时，管理混乱

声像档案有较强的时效性和特殊性的归档要求。例如照片底片需要同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，由于这些同志缺乏档案意识，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期存放在个人或部门内部保存，不移交档案馆（室）统一保管。究其原因，主要是档案意识不强，认为声像档案可有可无，对声像档案管理缺乏重视，造成声像档案的流失。同时声像档案管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理，严重影响了声像档案保管和利用。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加大宣传力度，争取领导与摄录人员支持

加大对声像档案宣传力度，充分利用网络各大力宣传声像档案的作用，让大家了解和接受声像制品是市场经济条件下新兴的档案载体。同时，作为一项社会性的事业，非档案部门也可以独家之力、朝夕之功建成。因此，公司领导、宣传部门负责人的重视是做好声像档案管理工作的重要保证。

（二）强化管理，制定声像档案管理制度

改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各归档部门也要建立相应的管理制度。规范管理，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案馆（室）统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向公司档案馆（室）移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）增强与档案部门业务联系，逐步提高摄录人员档案业务水平

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。另外，还要注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案管理人员的有关专业知识和技能的培训，为摄制好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，应结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）建议档案主管部门参与公司各类重大活动

针对企业重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案管理部门直接参与的办法，由主办单位通知档案管理部门派专人摄影录像，并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保企业重大活动产生的档案（特别是声像档案）得以及时、齐全、完善地归档，统一管理，方便各方面利用。