浅析高校办公室秘书工作的角色定位及素质培养

陈育芳

（福建对外经济贸易职业技术学院，福建 福州 350016）

高校办公室是学校的综合协调部门，具有上传下达、协调各方的重要作用，而高校办公室秘书作为秘书群体的重要组成部分，随着时代的发展和社会的进步，高校对办公室秘书的要求越来越高。

一、高校办公室秘书岗位的工作特点

（一）工作性质的综合性

从校内来看，办公室需要与学校领导、各部门、师生员工加强联系，共同做好公文、会务、信息、安全、信访、接待、采购等各类事务的沟通、协调、督查及落实，并围绕学校的教学、科研、行政、服务等开展工作。从校外来看，办公室工作质量的高低、服务态度的好坏，很大程度上代表了学校的水平，影响着社会各界对学校的看法。办公室主要开展对外交流与合作，与上级主管单位、相关政府部门、其他兄弟院校等进行方方面面的接触，协调做好学校的对外联络、交流与合作事宜。

（二）高校环境的特殊性

高校作为人才举荐、知识密集之地，是以学术管理为主要特点的机构。由此可见，高校管理系统由许多个子系统构成，各子系统由于不同的管理职能以及管理权限构成了高校管理系统的管理网络，而高校办公室作为网络通道的沟通者贯穿于系统的整体，使系统高速运行，促使网络简洁、通畅。高校办公室的这种重要作用决定了其在高校管理系统中的地位，由此关系到办公室秘书的知识涵养、文化品位等素质要求，以及工作理念、方式方法等客观需要。

（三）服务对象的复杂性

首先，高校发展及评价标准逐步转向人才培养、内涵建设、质量立校、特色兴校为核心，寻求国际合作、对台合作、校地合作、校企合作、校校合作等发展策略。其次，高校领导岗位客观上要求办公室及其秘书在党务、政务工作上给予更多的协助。再次，办公室及其秘书工作更加复杂，秘书的服务层次和服务水平需要不断提高。最后，高校办公室秘书的工作对象具有复杂性和多变性的特点，内容包括辅助决策、综合承办、公文办理、会议组织、信息处理、调查研究、机要保密、信访工作等。

（四）素质要求的时代性

高校秘书人员应该强化信息意识，努力拓宽信息渠道，建立校内校外的信息网络，提高对信息的处理质量，为高校领导决策提供准确、及时的信息资料。首先，培养信息意识，具有强烈的信息意识，养成主动发现、搜集、过滤、运用各种有用信息的习惯，形成对信息的科学、正确认识。其次，掌握信息能力，主要包括信息采集和捕捉能力、信息检索能力、信息鉴别和处理能力、信息应用能力等。最后，遵守信息道德，主要包括遵守法律法规、恪守道德准则、抵制不良信息、保护知识产权、尊重个人隐私等。

二、高校办公室秘书工作的角色定位

（一）领导事务的参谋者

办公室及其秘书应该从抓大事、谋全局、当高参等方面出发，全面搜集信息，深入调查研究，充分讨论酝酿，提出预选方案，为学院领导、各级领导的党务、政务决策提供参考，并及时进行督促、落实、评估和反馈，使办公室真正成为校领导的“智囊团”和“思想库”。办公室秘书能对校内外的信息展开搜集、分析、比较、判断和整理，把有用的信息、合理化建议及备选方案提供给校领导，做到问题的针对性、分析的全面性、观点的正确性、措施的可行性、出台的适宜性。

（二）师生员工的服务者

办公室秘书应该充分认识办公室工作的重要性，自觉地以“服务师生、献身教育”为己任，凡事想在前、做在前、服务在前，不断提高个人综合素质，切实为广大教职员工提供服务。办公室及其秘书工作把师生员工满意与否作为检验和衡量工作的标准，想问题、做事情从师生员工出发，把重点放在解决师生员工反映最强烈、最迫切的问题上，全心全意为师生员工服务。办公室及其秘书工作把师生员工满意作为工作目标，时刻站在师生的角度体验、反思工作，努力找出症结、迅速解决，为师生员工提供“零缺陷”服务。

（三）具体决策的督办员

办公室要围绕全局性工作，抓住难点、重点、热点问题和一个时期领导关注的问题，出实招、动真格、用真劲，加大督查力度，促进工作落实。围绕学校中心工作，认真、按时完成上级和校领导交办的督办工作任务，随时掌握督办事项的进展情况。对上报的督办结果认真审核，不符合要求的退回重办；对未按时上报督办结果的要查明原因，采取有力措施促其尽快办结；对需要进入实地督办的要深入基层掌握第一手情况，确保上级和学校的重要决策和工作部署得到及时、全面、准确的贯彻落实。

（四）内交外联的协调员

办公室秘书的协调工作主要包括对外联系和内部协调事宜。要做好“协调员”，首先要掌握组织协调的原则，从整体出发通盘考虑问题，认真处理好全局与局部之间的关系，做到局部利益服从全局利益、眼前利益服从长远利益；其次，要有一个好的工作态度，婉转、妥善地处理好各部门之间的关系；再次，要注意人际关系的协调，遇事主动与对方商量，共同研究解决问题的办法；最后，在对外协调方面，要与上级部门和平级有关部门建立密切的联系，为单位各项事业的顺利发展争取更大的间接效益空间。

三、高校办公室秘书人员的素质要求

（一）政治素质：高校办公室工作的本质要求

办公室秘书直接服务于领导，面向全校师生员工，与不同层次人员交往，需要处理领导交办的各项重要任务，客观上需要具备良好的政治素质。同时，办公室秘书还肩负着宣传公关、对外联络的职责，其政治方向、政治立场、政治观点、政治纪律、政治鉴别力、政治敏锐性，不仅影响着学校的政策方针，还影响着学校的形象和威信。办公室秘书要善于从政治上认识问题、处理问题，始终保持清醒的头脑、坚定的立场，抵御各种风险，驾驭复杂局面，经受重大考验，任何时候都不动摇政治信仰。

（二）精神素质：高校办公室工作的基本前提

一是甘于奉献的敬业精神，平时早上班、晚下班、常加班，自觉培养不怕牺牲、甘于奉献的责任意识和敬业精神。二是勤奋好学的钻研精神，不断加强政治理论学习，刻苦钻研业务知识，努力改善工作方法。三是开拓进取的创新精神，根据不同的服务对象及其形势、任务、要求的新变化，大胆改革创新。四是不屈不挠的拼搏精神，围绕学校的中心工作不断拼搏进取，处理好粗与细、轻与重、缓与急的关系。五是精诚合作的团队精神，从学校大局、整体工作出发，以高度的责任心、团结合作的态度，齐心协力完成各项任务。

（三）理论素质：高校办公室工作的关键因素

办公室秘书要精通本岗位的业务知识，熟悉管理学、政治学、法学、心理学、社会学、文史哲等相关学科常识，掌握经济、法律、社交、教育科学等方面的知识。要有完善的知识结构和扎实的专业功底，明确公文处理规范化工作的重要性，充分认识文稿总结工作对学校日常工作正常、有序、高效运转的意义，不断扩大自己的知识面。同时，办公室秘书必须掌握秘书工作的规则和专业知识，如国家关于档案、公务文书的有关规定和秘书学、公文写作、文书处理、档案管理、会议管理、调查研究等相关知识。

（四）业务素质：高校办公室工作的重要保证

其一，要具备处理问题能力。善于沟通、联系，发挥、协调各方优势，切实解决工作中遇到的各种困难和阻碍。其二，要具备书面表达能力。公文、文件、纪要、简报等要求秘书人员既要提高写作能力，又要掌握公文的固定格式、规范用语、特定意义。其三，要具备现代办公能力。大量现代化办公设备应用于工作中，使得办公室秘书要适应时代的要求，掌握这方面的知识和技能。其四，要具备高校管理能力。在工作中注意工作方式方法，掌握一定的管理艺术，坚持原则性、灵活性的统一。

四、高校办公室秘书素质的培养途径

（一）及时换位理解

办公室秘书要经常换位思考，多看、多听、多想、多学，努力做到作风沉稳精干、服务优质高效。办公室秘书在人际交往中要尊重和接纳每个人的个性差异与社会角色差异，全面看问题而不片面，在出现角色差异或思想层次差异时，要经常换位思考，站在对方的立场观察事物、思考问题，努力寻找与对方沟通的最佳方法。同时，增强公仆意识，对师生员工换位思考，工作踏实、任劳任怨、务实高效，严格要求自己，自觉维护办公室的形象。

（二）准确就位不越位

一是处理好与领导的关系，秘书是参而不决、谋而不断，决不能越过“配角”的位置扮演起舞台上的“主角”。二是处理好与教师的关系。应本着以教学为中心的理念，主动了解教师的工作和需要，虚心倾听他们的意见。三是处理好与校内其他部门员工的关系。对其他部门员工应该要用平等、宽容的态度去对待。四是处理好与本部门同事的关系。充分发挥办公室人员的合力作用。

（三）认真站位不错位

高校办公室秘书要自觉克服“角色偏差”，培养和强化与这一岗位相对应的责任意识、服从意识、服务意识、公共意识、保密意识等“角色意识”。一是看。深入研究，系统学习上级、平级、下级、年轻、年长的秘书的知识结构、理论观点、工作方法、表达技巧等。二是听。多听取别人的意见和建议，广听博采，相得益彰。三是读。研读古今中外的教育思想及理论，去粗取精，活学活用。四是练。做到勤练脑、勤练身、勤动手、勤练口。五是写。在看、听、读、练的基础上开展理论阐述和事实论证。

（四）提前到位勤补位

高校办公室秘书要主动出击而不被动应对，摒弃浮躁、等待的心态，善谋实干，肯干事、敢干事、能干事、会干事。多向领导、同事虚心学习工作方法和工作形式，多与大家进行工作中的协调、沟通。从老同志身上学习吃苦耐劳的敬业精神，从充满活力的新同志身上学习积极努力、奋发向上、勤奋工作的信心和力量。加强与各科室人员的沟通、协调，密切配合，相互支持，在工作上努力做到主动补位，并不断提高自身素质，以更好地服务于学校的改革、建设与发展。

[1]吴纹.高校办公室秘书优化职能环境的分析与对策[J].岳阳职业技术学院学报，2008，（1）：33-35.

[2]何满艳，张斌.高校办公室秘书工作的定位与创新[J].科技创新导报，2010，（2）：199.

[3]王少云，姜立新.办公室工作人员多元化角色定位之浅见[J].新闻世界，2008，（4）：106-107.

[4]陈晓娟.角色理论在高校办公室秘书工作中的应用[J].牡丹江大学学报，2008，（8）：142-143.