使用“南大之星”软件著录归档文件的实践

闫丽侠

（长春师范学院档案馆，吉林长春 130032）

使用“南大之星”软件著录归档文件的实践

闫丽侠

（长春师范学院档案馆，吉林长春 130032）

使用“南大之星”软件著录归档文件，可以在很大程度上提高工作效率，减轻档案馆工作人员的劳动强度，保护纸质档案的完整性、安全性。同时也要求我们不断提高自身的业务素质，加强计算机软件方面的知识，熟练掌握新技术和档案管理软件的使用技巧，树立管理意识，在档案鉴定、分类整理、归档、保管和利用等方面提高业务水平。

“南大之星”软件；著录；归档文件；实践

信息技术迅猛发展，档案实行现代化管理是必然趋势，计算机软件的使用更是必不可少的。为了进一步促进档案馆更加标准化、规范化、现代化的管理，更好地为全校师生提供方便、快捷的档案利用服务，我馆购买了南京中坦科技有限公司开发研制的“南大之星”多媒体档案网络管理软件，对现有馆藏档案进行了著录工作。目前，我校档案馆的文件归档形式是以“件”为基本整理单位，即一般以每份文件为一件。

1 网上著录文件的要求

在进行网上著录归档文件之前，归档的文件由档案馆的专业人员严格把关，经过整理、收集后完全符合档案馆进馆要求的方可进馆。一旦著录了不应进馆的文件，不但加大馆内人员的工作量，还会破坏馆藏文件的规范性、稳定性。

2 网上著录归档文件的操作过程

著录时参照国家档案局批准发布于1999年12月1日起实施的中华人民共和国行业标准《档案著录规则》规定的要求进行著录。用户使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行登陆后，系统自动进入“档案信息管理”的功能接口，在其界面点击“档案表的名称”或点击“档案表操作”就可以进入数据库，可以看到左边的“表内文件分类目录”。点击“+”符号直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面，最上面显示这个目录的基本信息：它的各级目录名称，以及这个目录下总案卷数和总文件数，中间罗列出这个目录下的数据。然后，点击管理页面左上方的“添加文件”项，即出现要著录的页面。在这个页面下就可以对归档文件进行著录了。

一级目录：归档文件形成和处理的年度。著录此项时应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字来表示。如一九九六年表示为“1996”，这里不能简化为“96”。

全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。吉林省档案局按照进馆计划给定长春师范学院的全宗号为CS。

实体分类号：即归档文件形成和处理的年度+一级类目二级类目。如：2010--JX11。2010和JX间要输入“--”隔开，并且此处输入的“--”一定是中间的横线，不是上划线或下划线。我校档案馆要求各部门归档时要著录三级类目，例：2010--JX11·51，这里的“51”代表我校汉语言文学学院的三级类目代码。标注三级类目代码使工作人员在查阅纸质归档文件时，可以一目了然，更清楚、准确地找到是哪个部门或分院的材料，不用再去查找目录。

件号：即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。档案在进馆前经过再鉴定后，如变动（移出、销毁等）情况不大，就可以将编号填写此处。我校以前是以“案卷”形式归档的，自2000年12月6日国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T 22-2000《归档文件整理规则》后，我馆人员认真学习了此规则，并去省内多家兄弟院校走访、调研，于2006年5月起开始实行以“件”为单位进行归档，这种归档方式更适合我校的实际情况。但在使用这套档案管理软件著录时，该处要输入的内容不符合我校档案归档要求，经过与“南大之星”软件公司数次沟通后，我们将这项内容修改成“件号”，著录时系统会自动生成流水号，不需要每次添加文件时手动输入了，使用起来很方便。

保管期限：是指学校各业务部门或档案部门在整理归档文件时，根据档案价值确定的档案应该保存的时间。按照《长春师范学院各类档案归档范围和保管期限表》的规定，给归档文件划定了保管期限。归档文件的保管期限分为永久、长期、短期三种。

密级：指文件保密程度的等级，根据归档文件的实际情况，按照学校相关文件的要求来确定选项。

正题名：又称标题、题目。多数情况下，进馆的归档文件都有标题，一定要把标题原封不动地照抄下来，不能随意改动。有的文件还有副题名，也就是标题中破折号或冒号后面的。如果副题名是解释或从属于正题名的另一题名，副题名也要照原文著录；正题名能够反映档案内容时，副题名则不必著录。如果文件没有题目或题名含义不清晰，不能准确说明其内容的，一定要根据文件的内容重新拟写或补充标题，要将原题名照录后，在新拟写的标题之外加“〔〕”号填写在目录中。题名字数不允许过多。如：“××学院关于下发 [2000]12号文件的通知”和“××学院给予××的通报”，应重拟题名并抄录为“××学院关于下发 [××省教育厅关于加强高校学生安全管理的几点意见]的通知”和“××学院 [关于给予××教学事故情况]的通报”。此外，有一些归档文件的附件是独立的，正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或附件是正文的重要补充和说明。当文件的正件与附件作为“一件”时，可在正题名后抄录附件题名，加“（）”号。

责任者：也称作者，是指对档案内部进行创造、负有责任的团体或个人。著录项目为第一责任者、其他责任者。对于个人责任者只有一个时，照原文著录；多个责任者具有同一职责或身份时，即文件材料的发文机关或署名者，必须全部著录，并且每个责任者之间用“、”隔开。如：教务处、人事处、学生处。

页数：此项著录的是归档文件实际的页数。原文件没有页码的，要手动编成流水号。

文件时间：对于一般文书性的文件为发文时间；决议、决定、命令、条例等法规性文件为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过的时间；获奖证书、专利证书为颁发时间；科研的试验报告、学术论文为发表时间；工程方面的规划图纸等为设计时间。著录时一律要输入8位的阿拉伯数字来表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。没有标明文件具体形成时间的，要根据其内容考证出形成时间，著录时要加上 []号。

归档单位：即发文的部门。著录此项时要填写该部门的全称。

存址：按档案实体的实际存放地址著录。如果档案的实体交给了档案馆，这项就不需要著录了。

文号：文件的编号。指文件制发过程中由部门、个人指定的文件顺序号、字号等。其编号除年度用“[]”号外，其余照原文抄录。

文种：指文件种类的名称。此项著录时依实际情况在模板中选择命令、决议等。

输入员：我校要求各部门本着“谁归档谁负责”的原则，纸质归档和网上著录均由一个人来负责，一旦出现问题时可以及时地查找责任，因此，要把这项内容著录完整，填上姓名。

3 对所著录的归档文件进行编辑、修改

(1)如果想要编辑、修改已录入的条目，在“档案文件信息管理”页面下，显示的就是我们已经著录的文件数据信息，档案的文件级和案卷级的区别可以通过颜色来区分。点击每一条著录信息的“题名”或者编辑一列的图标，系统自动进入“编辑”页面，可以对这条信息进行重新编辑和修改，修改完成后点击“保存”完成信息的修改。

(2)在同一目录下调整文件顺序。只要点击每一个文件最前端的移动符号即可，系统会自动进行排序。点击向上的箭头，排序上，文件向上移动，它与原来上一条文件的档号自动交换，反之向下。

(3)如果想要插入一个文件时，用户添加以后，系统会自动给该文件号以后的件号加1，用户只需逐一修改后面文件的页次即可。

(4)有时根据需要，如大范围的选择等需要调整每页显示行数，此时只需在该界面下面的方框中输入自己选择的数目，提交就可以。

4 归档文件电子版的上传

这套档案管理系统除了支持用户对文件基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上载各种格式的电子文件、纸质文件、扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。

全文上传：当用户要对归档文件的电子版进行全文上传时，在“档案信息管理”界面下点击“全文”超链接或“全文”按钮，系统自动进入“全文”页面。点击“浏览”找到上传文件所在的位置并完成设置后，点击下方的“上传”按钮，就完成了要上传文件的电子版。如果上传的文件不是PDF格式，上传完毕后点击“转换”，系统自动将文件转换成该格式。

对图像、音像、声像的电子版上传时，方法同“全文上传”操作方法基本一致。

全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件；图像文件提交的格式建议使用JPEG、GIF、BMP格式；视频文件提交的格式为asf、wav；音频文件提交的格式为mp3、wma。

归档文件著录完成后，为保护数据的安全一定要定期做好备份工作，防止数据丢失。

5 使用“南大之星”档案管理系统的几点体会及建议

(1)简单、方便的著录方式。加快归档文件著录的速度，减轻了馆内人员的工作量，提高了工作效率。

(2)快捷的检索功能。过去多用人工来找档案，如果工作人员粗心将档案放错了盒，那这份档案就成了死档。该套档案管理系统具有强大的文件级检索功能，可以多方位、多渠道地对馆藏文件进行搜索、查询，只要著录过的文件就能快速找到相关的档案，不存在漏查，方便了利用，缩短了查阅时间。

(3)实现数据的自动统计、汇总。对各个档案表的文件数、时间、单位、类别、密级、保管期限等项目统计数据并进行汇总，自动生成分类统计表，为年终的报表提供了可靠的数据。

(4)灵活、多变的打印方式。根据工作的需要，打印的表格类型也会随之增多。该套软件提供了让用户自行设计打印项的途径。可以通过修改相应的栏目名称以及宽度、调整栏目的位置以及设定栏目高度和打印表的名称来达到目的。

(5)实现远程服务。“南大之星”档案管理系统是一个纯B/S结构的系统，作为它的一部分，服务器管理模块也是纯B/S结构的，用户只需用浏览器就可以实现对服务器的完全控制，这对于馆内人员具有重要的现实意义。在任何地方（只要能上网）都可以像在本地一样操作服务器。

(6)自身素质的提高。此次归档文件网上著录的实际操作，使我们深层次地认识到计算机软件的运用是档案管理现代化的核心部分，促使我们更多地学习计算机方面的知识，进一步加强自身修养，不断更新观念，运用现代化的管理手段来参与馆内的管理，为更好地保管和提供利用档案打下了良好的基础。

[1]李华,刘金秋.运用“泰坦”软件著录文书档案的实践[J].兰台内外,2010(2):41-42.

[2]郭树银.归档文件整理工作指南[M].北京:中国大百科全书出版社,2001:117-155.

[3]钟保华.在发展档案事业中要更加重视档案馆这个主体建设[J].兰台世界,2011(9):18.

[4]朴莲花,许日.加快推进档案工作规范化、标准化建设[J].兰台内外,2011(3):15.

Practice of Recording Archive by Using“South Star”Software

YAN Li-xia
(Archives of Changchun Normal University,Changchun 130032,China)

Recording archive by using“South Star” software may greatly improve the work efficiency,reduce labor intensity of the archives staff,and protect the integrity and security of the paper archive.In addition,it also requires us to improve professional quality,strengthen the knowledge of compute software,and master the new technology and the skills of software file management.We also should establish management awareness,and improve the professional level in file identification,sorting,archiving,storage and use,etc.

“South Star”software;record;archiving file;practice

G27

A

1008-178X（2012）09-0029-03

下发的正规文件一般都有主题词。只需把文件的主题词原封不动地照抄过来即可。

2012-04-09

闫丽侠（1970-），女，吉林长春人，长春师范学院档案馆馆员，从事档案管理研究。