高速公路建设项目档案管理工作研究

柳冬梅

(黑龙江省高速公路建设局)

0 引言

高速公路建设项目档案是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。它是项目立项审批至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。高速公路建设项目档案一方面描述记载了工程进度情况，另一方面又是对工程质量的书面监督，它是领导决策的依据，也是对工作查考的凭证，还是科学研究的可靠资料。因此，高速公路建设项目档案工作的基本要求确保高速公路建设项目档案完整性、真实性、系统性与有效利用。

1 高速公路项目档案的特点

(1)专业性强。高速公路建设项目档案是公路工程专业技术活动的产物，在工程科研、设计、施工等过程中产生的文件材料，包括工程设计、施工工程记录、工程质量检查、验收记录和报告、试验测量等技术型工作，集中反映了公路工程专业的技术内容和相关方法，具有鲜明的专业特点。因此，要做好高速公路档案工作，不仅要有档案管理方面的知识，而且要有工程方面的知识。

(2)流转时间长。高速公路建设项目建设周期从项目提出、立项、审批、招投，到施工、建成通车，最后竣工验收，历时3年以上。建设手续要求完备，程序复杂，从资料形成到归档时间较长。

(3)形成单位、部门多。在整个高速公路建设项目中，要涉及到政府部门、勘察、设计、施工、建设、监理、运营使用单位等，常常多达数十家。各参建单位要按照相关标准和要求，完成各自职责范围或合同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。

(4)载体多样性。高速公路建设项目档案有着多种载体形式档案，不仅有纸质档案，还有声像、实体、电子档案等。

2 高速公路项目档案管理中存在的问题

(1)档案意识不强，没有足够重视档案管理工作。很多单位领导常常只重视工程建设的质量、施工进度、资金投入和生产安全，认为档案与经济效益无关，重不重视都无所谓。

(2)档案工作与建设工作不同步。长期以来，在建设项目中，一直存在着“重外轻内”的思想，抢工期，抓进度，重安全，往往忽视了对工程文档产生过程的控制和管理，造成“内外业不同步，内业资料缺乏及时、准确、真实和完整性。

(3)档案管理机构和人员不到位。考虑到人员和经费等因素，许多工程项目单位没有设立档案专员以及专门的档案管理部门，管理网络没有建立，档案室和相关设施设备缺乏，无法保障档案的质量、安全;还有些单位虽然成立了相应的机构，但未落实到具体工作中，形同虚设。

(4)档案管理制度不健全，虽然一些单位建立了档案资料管理方面的制度，但是档案管理方法和操作流程不规范，制度不健全，无法保证资料整编有效开展。主管单位的档案管理部门没有及时监督、检查和指导，致使档案资料不符合工程验收的标准和要求。

(5)人员素质有待提高。从实际情况看，对高速公路建设项目档案管理人员要求很高。从事高速公路工程档案的人员要懂工程专业方面的技术，还要要懂得档案管理知识。在工程建设中，填写施工技术表格、整理竣工图纸及对资料的专业分类组卷、往来文件的归档等工作都需要专业技术知识。因此，提高项目档案管理人员的综合素质是非常必要的。

3 高速公路项目档案的管理

(1)建立健全档案管理机构。建设、勘察、设计、施工、监理等明确项目档案的分管领导及各部门职责分工。建立与工程档案编相适应的管理机构，配备专业的档案管理人员，并完善内部管理制度，建立健全工程项目档案管理网络。

(2)制定档案管理制度。从制度上抓好工程资料的形成与管理，有效的管理制度可以使档案管理系统、全面、真实、安全的进行。档案管理制度内容广泛，可以包括以下内容：工作的目标、性质及管理体系;档案的收集、整理和利用机制;档案资料形成与归档部门;档案的收集范围、分类与保管期限。

(3)加强档案人员的管理和培训。采用多种方式，对参建单位档案人员和相关工程技术人员进行分层次档案管理、工程技术等培训，使档案管理人员优化知识结构，拓宽知识面。使工程技术人员掌握档案管理知识，注重现代管理理论和方法等知识的学习，全面提高自身素质。增强服务意识，扎实工作，提高做好档案工作的积极性和责任感。

(4)加强工程档案安全性。工程项目档案数量众多，很多是纸质的材料且多数为唯一的纸质凭证。在传递过程和保管阶段的保证档案的安全是工程档案管理的基本要求。提供设备、场地、经费，组织人员，建立工程档案的安全管理网络，防止档案的丢失、破损，确保档案的安全。要定期、定人进行检查，杜绝安全事故的发生。

(5)建设单位加强监督指导，严格进行竣工验收工作。从工程一开始就严格要求，把工作做到前面，对工程档案工作实行全过程跟踪，了解工程进展情况，主动配合各参建单位。要积极督促配合相关单位对工程档案的严格把关。工程建成通车后，要抓紧档案的整理和编制工作，尽快通过档案专项验收，使项目档案真正完整，为高速公路的管理提供有效的服务。严格执行有关法律法规和技术标准要求，对不符合要求的文件材料，一律不予验收。

4 结语

高速公路建设项目档案是工程建设的一项重要组成部分，做好高速公路建设项目档案的管理，必须从项目建设前期，就要具备档案管理意识，建章立制，构建好管理网络。提高各单位的管理水平和质量意识，保证工程资料质量，从而创造一流工程项目。以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，认真负责地做好公路建设项目档案管理工作。

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［1］李云峰.公路工程文档管理实务［M］.人民交通出版社，2008：22-29.

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［3］吴晓琼.公路建设项目档案工程指南［M］.中国档案出版社，2005：67-69.