信息化背景下的会计业务流程集成探讨

□文/田凤彩

（洛阳理工学院 河南·洛阳）

信息化并非单纯企业信息系统的技术升级，其实质是企业管理思想、管理手段的革命。这一企业管理革命，是以业务流程再造和系统集成为核心，消除业务流程“冗余”，实现资源共享，通过实时管理进而实现提升管理绩效的最终目标。会计是企业信息管理系统中的一个具有核心和纽带意义的子系统。会计信息化成败对企业信息化具有举足轻重的影响。

一、会计业务集成的意义

会计业务与企业经营管理集成是实现“信息共享”、“实时控制”的必要条件。企业内“信息共享”，原始意义是各职能部门根据工作权限从其他部门得到处理业务需要的信息。而在信息化下除相互享用其他部门信息外，又强调企业各部门数据存储不存在重复、没有“冗余”；企业内各部门的数据处理、部门（系统）间的数据交换、信息传递消除手工“二次录入”现象；提高数据处理效率，降低信息使用成本。

管理者对经营活动“实时控制”，除原有的控制机制外，更要求经营过程中物流、资金流、业务流与信息流保持协同；数据采集在业务活动过程中，并予以即时处理、即时反馈，确保信息使用者始终能够取得与经营活动同步的信息。只有这样，管理者才有可能依据相关信息实时校正经营活动中产生的偏差，确保预定目标的顺利实现。

“信息共享”，在信息系统中属于数据存储、传输问题，面临的困难是：目前企业内各种专业信息系统均是围绕各个部门的业务分工组建，各个系统表现为“异构系统”，即，系统标准不同、技术不同、数据处理模式不同、构建时间不同等等。“实时控制”，在信息系统中，涉及数据采集、加工和传输等问题，面临的困难是：数据采集与业务活动脱节（如，会计信息系统数据采集从记账凭证开始，需等原始凭证汇集到会计部门后才能实施），以及“异构系统”间的信息传输。

“信息共享”、“实时控制”，表面是技术问题，是各种“异构系统”问题，实质上管理理念、管理战略问题。这里的管理理念、战略问题，具体体现为企业内部的业务分工和部门设置问题，即，业务流程集成是解决问题根本所在。只有解决了原有业务分工妨碍信息化的问题后，才是信息技术方面的问题。

从企业整体思考，会计业务与经营管理集成的实质，是打破企业现有的组织机构框架，依据信息化要求重新规划、设置企业的职能部门，将生产和经营管理业务与重构后的组织机构进行匹配。因为，业务流程集成意味着业务流程整合和重构；而业务流程遵从、受制于职能部门分工。若欲重构业务流程，实现业务集成，就应改变现有的职能部门分工机制。在业务流程集成的过程中，原有的职能部门，有的不复存在，有的业务范围发生改变；与此同时，也需产生新的部门。

在经营管理与信息集成理念的指导下，对企业业务流程集成和再造是会计信息系统集成基础。会计业务流程集成包含会计业务系统自我集成、会计业务与经营管理集成，及会计与企业外部环境集成。

二、会计系统内部的业务集成

信息化下的会计信息系统，应该是完整意义上的系统，而不仅只是“核算”或“财务会计”信息系统。会计业务系统集成，就是要打破会计信息系统“对外”、“对内”服务的界限，实现财务会计与管理会计的融合。

财务会计与管理会计集成的可行性，首先，两者共同的数量管理特性和一致的信息分类机制是两者实现集成的基础。其次，随着价值链企业群和虚拟企业的出现，以及个性化信息需求被认可并得到会计理论的支持，将会模糊服务企业“外部”和“内部”界限，使管理会计和财务会计在个性化信息需求基础上形成统一。

集成后的会计，即涵盖财务会计与管理会计的信息系统，应与会计管理过程和会计职能作用相契合。“分析过去、控制现在、规划未来”是美国3A会计学会对会计功能的概括。这一概括从时间维度观察，会计涉及企业经营活动的“过去、现在、未来”；从功能维度理解，会计要进行“分析、控制、规划”。这说明会计是个管理过程；在这一过程的不同阶段，会计有着不同功能。“分析、控制、规划”三大功能是高度抽象的结果，其含义十分丰富，加之其间相互交叉包含，这对会计业务流程集成产生负面效应。而“过去、现在、未来”的界限明确。所以，“功能”加“时间”是会计业务系统自我集成的最佳依据。

财务会计与管理会计集成，着重消除会计系统内部的“孤岛”、“冗余”，实现系统内信息“共享”。会计系统的“冗余”，集中体现在财务会计和管理会计在对企业经营活动数据的采集、存储及加工环节。财务会计的核心是按照“公认会计原则”采集、处理已发生的经营业务数据。管理会计中“责任会计”、“成本管理”（标准成本、作业成本等）则是按照企业管理的战略、目标，采集、处理已发生的经营业务数据。这种不同数据处理准则目前尚难以消除，但它们数据同源的特性，可以实现“数据源”集成和共享。

三、会计业务与企业经营管理集成

从企业整体的视角分析，业务流程集成具体又表现为企业内部部门之间业务的结合点上。一个部门业务流程的“终结点”可能是其他部门的“起始点”。从这个意义而言，业务流程的“终结点”、“起始点”是一个问题的两个方面。对会计业务与企业经营管理集成，应从“会计业务”的起始点着眼。

目前，会计数据进入计算机信息系统的起点是记账凭证。记账凭证的录入需等相应的原始凭证进入会计部门后方可进行。手工录入记账凭证的现象，从手工会计处理模式，从电算化的视角无任何异常。但从会计信息化、企业信息化的视角分析，记账凭证手工录入属于“二次录入”。这样的业务流程或数据处理模式的负面效应表现为：由于会计业务流程和企业经营活动流程分离，而带来的会计部门业务与其他部门业务归属和信息传递的延迟，以及由此而引起诸多的问题。解决这一问题的关键是原始凭证电子化，记账凭证自动生成。

由电子原始凭证自动化（或经人工简单干预）到记账凭证完全可以实现。事实上，当前会计软件已能对个别业务，有条件地实现记账凭证“自动化”，（如，用友软件可以依据本系统生成的销货发票自动生成相应的记账凭证）。因而，会计信息化的基本问题是原始凭证电子化，具体可分为两个阶段进行分析：以纸质原始凭证为主体的现阶段、电子原始凭证为主体的社会信息化阶段。无论现阶段还是社会信息化阶段，从信息化的角度分析，企业内部统一标准实现原始凭证电子化，各专业信息系统对“同源”或反映同一业务的原始数据集中采集，原始档案集中管理，共享使用，是实现业务流程集成的合理选择。

以纸质原始凭证为主体的现阶段，企业内部各专业子系统对“同源”统一采集，共享使用，档案集中管理仍然可以成倍提高效率，改善信息使用的时效性。以原材料入库业务为例，相应的原始凭证为“材料入库单”。同一业务的“材料入库单”纸质凭证，在企业内部至少有仓库、供应业务管理、会计三个部门保管，如有三个相应的专业子系统就需要分别三次录入。若集中采集一次录入后，分发给各个专业子系统即可。在数据集中采集的情况下，相应原适当集中管理的必要性和优越性不言自明。

原始凭证电子化现已起步。伴随着社会信息化的发展，主体原始凭证电子化指日可待。当原始凭证电子化实现后，问题转化为“异构系统”的集成问题。解决“异构系统”的技术是“中间件”或数据接口，即通过“中间件”或数据接口将来自其他部门的电子数据采集到会计信息系统中。但从企业整体出发，若内部各个专业子系统各自为政，分别开发直接对接其他子系统的“中间件”或数据接口，不仅效率不高，成本高昂，而且也失去了集成的意义。

依据企业内部业务流程“终结点”和“起始点”的关联性、企业内外部各种专业信息系统的“异构”、复杂的特性，以及系统集成的经济性，科学的方法是企业设立“信息中心”部门，首先制定出企业内部统一的数据交换标准；其次统一负责企业内部各专业子系统采集原始数据（对于来自企业外部的数据采集后，将其转化符合企业交换标准的数据），按专业子系统的需要经初级分类后，分发给相应的专业子系统。各专业子系统从“信息中心”收到“标准数据”后，将其转化为本系统可以处理的数据；信息发布前本专业子系统的“系统特征数据”转化为企业的“标准数据”，通过“信息中心”发布。

此外，会计业务与企业外部环境集成，涉及与其他经济组织的业务往来和向有关单位、部门提供信息服务两个方面，相关问题可以通过企业的“信息中心”得以解决。

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