总承包项目模式下甲供材料的采购与供应管理

姚海乐，陆从安

1 概述

从2003年8月开始至今，成都院在白水江流域进行的水电站建设总承包已经进行了9年，先后建成投产了黑河塘水电站、双河和青龙水电站，目前正在建设的多诺水电站即将建成投产。伴随着水电工程的建设，在EPC总承包模式下，材料的采购和供应工作也进行了9年之久，因此，有必要对9年来在材料采购和管理的诸多方面进行总结，以便在后续工程中进行改进和提高。

“甲供材料”简而言之就是由甲方(相对于施工分包人)提供材料，这是在总承包与施工分包人签订合同时事先约定的。由总承包项目部采购、供应给施工分包人用于总承包工程的钢筋、钢板、型钢、水泥和其它材料统称为甲方供应的材料，简称“甲供材料”。

材料是EPC总承包项目建设的物质基础，直接影响工程的建设周期、质量及费用。EPC总承包项目的材料管理包括材料的采购、检验、货物到场的开箱检验及报验、现场入库及维护、材料施工跟踪、材料完成报验、直至余料的退库管理等工作。

从费用角度看，材料占总承包费用的40%;从工程质量而言，材料是一个建设项目成功与否的核心;质量过剩将会导致费用增加，质量不佳将导致建设项目失败;从进度角度分析，任何一种材料的到货不及时都将影响建设项目的进度;材料管理不仅一直伴随建设项目的生命，而且长于建设项目的生命。所以，提高对材料管理工作重要性的认识，加强对材料的管理工作，认真执行材料管理要求和规范，切实跟踪材料的采购、报验等，都将对EPC总承包项目的顺利实施起到举足轻重的作用，因此其应在总承包项目管理中占到重要的地位。

笔者有幸从白水江流域梯级电站开工至今一直参与并实施总承包甲供材料的采购和管理工作，笔者愿将9年多时间积累的对甲供材料采购和供应的工作经验和教训奉献给诸位分享。

2 材料采购和供应管理

2.1 甲供材料的采购和供应的前期准备工作

EPC总承包项目材料采购和供应成功的前提是进行相对合理和科学的前期策划。

采购供应品种的选择:在EPC总承包项目中，应选择采购数量多、采购易、价值高、重要性高的品种。黑河塘水电站由于甲供材料采购的品种较多，牵扯了很大的精力来保证橡胶止水带、锚固剂和管路的采购供应工作，但这些品种的材料对于整个甲供材料来说价值相当低，但却耗费了相当大的人力和精力，因此，在之后的电站总承包项目中仅仅选择了钢筋、钢板和型钢等钢材以及水泥等大宗物资的采购供应。

甲供材料的运输方式选择:甲供材料采购后，可供选择的运输方式有直接由供应商运输、由施工分包人运输或由专业的物流公司运输三种方式。为了防止或减少材料的跑冒滴漏，最好由专业的物流公司运输。同时，由于在提货、移交等环节增加了专业的物流公司，从客观上来说减少了人为相互勾结的可能，从而有效地避免了暗地里交易行为的发生。

供应商的选择是项目采购管理的重要部分，也是其核心问题。项目采购时应本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的供应商提供均等的机会，除按公司的原则外，还应注重厂商的供货能力、业绩;对于关键设备材料，不承诺最低价中标，适时地制订报价脱标规则，一方面体现市场经济的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高项目实施的质量。在供应商的选择方面，有以下两个问题值得关注。

(1)选择供应商的数量。供应商数量的选择问题，实际上也就是供应商份额的分担问题。从采购方来说，只向一家询价，厂家的发询价会增加项目资源供应的风险，也不利于对供应商实施压价，缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说，批量供货由于数量上的优势，可以给采购方以商业折扣，从而减少货款的支付和采购附加费用，有利于减少现金流出，降低采购成本。因而，在进行供应商数量的选择时，既要避免单一货源，寻求多家供应;同时又要保证所选供应商承担的工作量，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样做既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。在现在的项目执行中，一般来说，选择3～4家供应商为宜。

(2)选择供应商的方式。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购四种不同的采购方式。按其特点又分为招标采购和非招标采购两类。我们认为，在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的工程或货物;并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。

作为整个白水江流域梯级电站总承包，统筹考虑全流域甲供材料的供应，在甲供材料的采购供应上应尽量保持一致。

2.2 甲供材料采购的计划管理

如何获取足够数量的材料，即为采购计划的重点所在。因此，采购计划是为维持正常的工程施工在某一特定期间内应在任何时间购入何种物料以及订购的数量是多少的估计作业。

采购计划应达到下列目的:

(1)预估甲供材料采购需用的数量与时间，防止供应中断，影响工程的正常施工;

(2)避免采购材料储存过多，积压资金，占用堆积的空间;

(3)使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料;

(4)确立材料的合理耗用标准，以便控制采购材料的成本。

每月25日，施工分包人按照施工进度计划计算出材料用量，将下月的材料需求计划报监理工程师，监理工程师审核后转报EPC，由EPC采购部汇总，报项目经理批准后由采购部组织供应，在院采购部的大力配合和支持下，钢筋和水泥均能得到及时足量的供应。

冬季、雨季和重大节日之前应尽量采购并储存一定数量的材料。

2.3 甲供材料采购的质量管理

所有材料委托运输商提货，在提货时运输商对材料的外观进行检查，如钢筋要检验钢筋的外观质量、锈蚀情况，检验材质单是否真实，捆装是否整齐。

材料运输到工地后，EPC将对材料的外观质量进行检查，如果合格则将其移交给施工分包人。EPC采购部对到货材料的材质单验收核对，如果为新批次的钢筋或水泥，将通知EPC中心试验室对到货的材料进行抽检，同样，监理工程师和施工分包人亦对所到材料进行抽检，在经过三道检验合格后，材料方可用于工程。从运行情况看，采购的材料质量得到了有效的保证，从未发生将不合格的材料用于工程的施工。

2.4 甲供材料采购的数量管理

甲供材料采购的数量管理是EPC总承包项目材料管理的重点、更是难点。由于选择了合格的供应商和专业的物流公司，在材料的发货运输和移交过程中，材料数量的控制相对要容易得多，其难点在于甲供材料移交给施工分包商后的材料控制。

甲供材料的市场价和供应给施工分包人的单价基本一致，是保证甲供材料不流失或不回流的基础。如果甲供材料市场价大大高于供应给施工分包人的单价，施工分包人则有可能将低价从EPC总承包接手的材料高价盗卖给外部人员;反之，施工分包人有可能将低价从市场上购买的劣质材料用于总承包工程项目。

整个流域工程保持一致的材料供应方式是减少甲供材料流失的客观保证。如果在整个白水江流域存在多种发包方式，有的工程包工包料，有的工程只包工、不包料，势必造成甲供材料从只包工、不包料的承包商流向包工包料的承包商处，尤其是在同一承包商承担不同的工程项目而采用不同的材料供应方式上。

厂家提货、在途运输过程的数量控制:运输商代为行使总承包项目部的权力，提货时监督供应商提供材料的数量。在材料从供应商处提货过程中，必须监磅和清点，如果发现数量不足，必须向供应商提出异议，否则，由于数量缺失造成的损失由运输商负责。EPC在各水电站工地设有一台80t全电子汽车衡，对由运输商承运的所有散装水泥和钢筋进行复磅。除此之外，EPC还要求直径大于16mm的钢筋必须在出货单上写明钢筋的根数，按照运输合同的规定，如果磅差超过千分之三的部分必须由运输商补足，这样，对保证供应商按量提供材料、杜绝运输商在途跑冒滴漏材料得到有效地控制。经常性的对整车袋装水泥进行过磅复检，使袋装水泥总量供应得到了有效的保证。从运行情况看，绝大多数车辆在数量上都得到了很好的保证。

移交、存放和使用过程的数量控制:材料经过初检、复磅和清点后，直接将材料移交给施工分包人，材料在施工分包人仓库存储过程中，由于材料市场价和供应给施工分包人的结算单价存在较大的价差，部分施工分包人铤而走险盗卖甲供材料，赚取材料价差。对此，EPC项目部每月20～23日均组织监理工程师和施工分包人对施工分包人的甲供钢筋和水泥进行清点，联合确认，作为下月材料供应的依据;更为重要的是:根据材料存量和用量能够及时发现施工分包人有无大量盗卖甲供材料的行为。

甲供材料流失不仅使得EPC总承包项目部承受经济损失，更为重要的是由于在工程结束后要进行甲供材料的核销。对于超出一定比例的设计用量，按照施工分包合同条款，超出部分将按照EPC总承包的采购和运输综合单价从施工分包人工程款中扣除材料款，施工分包人极有可能为了弥补甲供材料缺口采取偷工减料的行为，进而影响工程建设质量。

2.5 甲供材料采购的台账管理

在工程材料现场管理中，核对材料台账是一个很繁琐的事情，特别是在材料种类繁多且用量很大的情况下，现场核对耗时耗力。Excel作为一种常用的办公软件，其功能被很多人所熟悉。通过进一步的开发，可以满足很多数据处理的要求，采购台账最重要的是日清日结。

我们根据总承包甲供材料的采购供应特点，自行设计了甲供材料采购供应台账，详细记录了什么时间，从何供应商采购了什么品种的材料、采购单价多少、材料的采购金额多少、支付凭证编号是多少、由什么物流公司运输、运输车辆号码是什么、运费支付凭证编号是多少、供应给哪个施工分包人、由施工分包人哪位材料员接受的、供应给施工分包人的单价及合价是多少、EPC的司磅员是谁等数十个信息参数。

及时建立完善的甲供材料台账，不仅能够大大提高工作效率，而且可以通过台账的分类汇总及时发现材料采购、运输、供应、材料款支付、运输款支付和核销等存在的问题。

2.6 应急采购及授权

由于EPC项目进度要求紧，对外接口关系多，边设计、边采购，从而造成现场应急采购工作量较大。为了使现场的应急采购工作顺利，EPC项目有必要制定现场采购应急预案并进行一定的授权。

应急采购设备材料可由采购部门先行采购，但应在采购活动发生之日起10日内办理有关手续。特别是部分小额(一般情况为1万元以下)合同的货物可以不办理常规的审批手续，采购部门在接到请购文件后直接采办。

3 结语

在探讨EPC材料采购和供应管理中出现的问题时，良好的项目前期策划是保证总承包项目采购顺利实施的前提，过程控制是项目采购顺利实施的重点，应急采购是项目采购有效且必需的补充。