烟台市国土资源档案管理系统设计与实现

2012-08-30 16:54:00 科学时代·下半月 2012年6期

朱鹏军 赵卫红 于咏文等

[摘 要] 建立档案管理系统实现国土资源各类电子档案的录入、查询、检索等功能,同时,国土资源档案管理系统作为国土资源专用档案管理系统,具有与国土资源各类业务数据进行自动分类关联,综合检索的功能。

[关键词] 档案管理数据库信息管理系统

1.项目背景

档案管理信息系统用于企业、机关管理档案。当档案积累到一定的数量后,档案的管理就变得比较麻烦和费时,有时需要及时找到所需的档案,了解档案的一些基本数据,若没有一个好的软件来管理,是很难办到的。通过使用档案管理信息系统,企业和机关等单位可以方便地进行档案管理工作,提高工作效率[1][2]。一方面将现有档案,包括各种纸质档案、照片档案、声像档案等进行数字化处理;另一方面收集整理工作过程中形成的大量的电子文件档案,这种收集可以是文本、图形、图像、声音、视频等各种形式,并将档案信息与国土资源局的办公业务相关联[3][4]。烟台市国土资源档案系统建设的根本目的是利用虚拟化的网络优势、智能化的检索手段和先进的GIS技术,将档案信息进行集中统一管理,实现档案和图形的相互查询,方便、准确、及时地提供系统的档案信息资源,真正实现档案信息资源的共享,提高工作效率[5]。

2.总体设计

系统设计要服务于统一的战略目标——将创新管理、结构优化信息、信息化网络、安全等基础融入到国土资源档案系统中,真正实现档案信息资源的共享,提高工作效率。要坚持从大局着眼,用系统工程的思想方法把握全局,系统设计以需求为牵引,注重科学性、实用性、先进性、可扩展性和安全性,做到系统的一体化建设和信息资源的集成化管理,创建高效、简洁、实用、人性的工作环境。

2.1 设计的基本原则

根据国土资源档案管理系统的需求,软件与硬件平台的设计应充分考虑长远发展需求;系统软件需要技术成熟、高可用性及高可扩展性;应用软件需要有先进成熟的技术,系统内核稳定可靠。

□先进成熟

系统建设尽能采用最先进的技术、方法、软件、硬件和网络平台,确保系统的先进性,同时兼顾成熟性,使系统成熟而且可靠。系统在满足全局性与整体性要求的同时,能够适应未来技术发展和需求的变化,使系统能够可持续发展。

□方便实用

系统的开发要“以人为本”,充分考虑国土资源局档案系统各项业务活动的实际需要,贴近用户的需求与习惯做法,做到功能强大、界面友好和美观、操作简单、使用方便。

□高效稳定

在系统设计、开发和应用时,应从系统结构、技术措施、软硬件平台、技术服务和维护响应能力等方面综合考虑,确保系统较高的性能,综合考虑确保系统应用中最低的故障率,确保系统的良好运行。

2.2 系统设计的总体框架

采用标准的三层体系结构的B/S运行模式构建国土资源局数字档案管理系统。将应用功能分成表现层、逻辑层和数据层三个部分。

☆数据层

数据层的数据库采用Oracle 11g,主要用来存储属性数据库。数据层包括平台相关数据库以及对这些数据访问和管理的基本组件库。

☆表现层

在表现层中档案管理系统是作为主要的业务功能软件,通过数据库连接,把档案管理、系统管理跟提供接口相连接,提供系统的档案信息资源。

☆逻辑层

应用层主要面对最终用户,即提供给最终用户的功能模块。考虑到国土资源档案管理系统的用户的需求和用户对未来系统的使用状况,该系统采用B/S的体系结构。可以通过互联网不受地域限制的访问。在整个系统建设过程中,各个子系统不是一个个独立系统,它们不过是通过数据库搭建的不同的业务模块而已。这些子系统之间存在着信息流的交互与关联。

总体逻辑结构采用分层体系,各层之间相对独立,各层从下往上互相依赖,从数据、逻辑功能、到逻辑再到应用。层中各功能和业务应用以组件的方式进行设计和开发,使层内各功能耦合度最小。

2.3 数据库的设计思想

国土资源档案管理包含的主要内容有:个人信息、档案应用、档案统计共享等。针对其交换过程中数据完整性、数据保密性和不可抵賴性等问题。并坚持实用性、先进性、扩充性的设计原则,建立一个开放的、灵活的档案数据库,保证建成的国土资源档案系统的数据能够在档案管理的整个业务流程中做到流畅的数据沟通与互动,为档案科室提供便捷的服务。

3.系统功能设计与实现

国土资源档案管理系统,最大程度的模拟了传统的现有档案,包括各种纸质档案、照片档案、声像档案等进行数字化处理过程,又充分利用了计算机的优势。

3.1档案管理系统模块设计

3.1.1系统登陆

输入正确的用户名和密码,点击登录按钮,登录成功。

3.1.2系统功能

打开IE浏览器,在地址栏中输入档案系统网址:http:// 服务器IP/gtda/login.aspx后按回车键,即可登录系统界面.

3.1.3系统界面

用户登录成功后进去系统,系统首页的展示分为两大块:我的导航栏和首页;我的导航栏主要包括四大模块(个人信息、系统管理、档案应用、档案统计),首页包括待办事项和入库数量的展示的数据柱状图,当前系统的时间,还有就是用户的切换和退出。主要功能:当前登录用户查看待办工作的数量,主要包括审核借阅申请以及借阅单的查看。

3.1.4 个人信息

业务查看:主要包括“我的申请单”和“我的审批单”两部分内容;点击查看申请人借阅的详细信息,通过多个检索条件(申请姓名、分类名称)可任意组合进行查找,数据过多时给以分页。

点击【审批】按钮跳转借阅申请的详细页面,审批人可以查看申请人姓名,申请的时间、申请天数、申请原因,点击查看档案可以对申请人借阅的卷进行审查;审查通过,审批人在批示内容中填入相应的同意文字,点击【同意】按钮审核完成:审核完成申请人就可以查看借阅的卷,申请人就去查看当前待办事项里的借阅单。

修改密码:点击【修改密码】按钮对用户登录系统的密码进行修改。

3.1.5系统管理

部门管理:部门管理采用了树形结构对部门的组织机构进行管理,可以自定义包括市局,区县各个部门。 自定义组织机构,有利于以下县市组织机构的扩性, 自定义部门,以及自定义属性都有利于整个烟台市配置,同时针对各个部门,和组织机构可以通过后台灵 活配置相关权限。

部门删除:当前部门下还有子部门不能删除,必须先删除子部门再进行删除。

排序:对部门管理进行手动的排序,就是同一类下面的子分类的排序。密级对整个系统相当重要,一般的密级名称只要图中所示几种密级,通过多种检索方式(密级名称、密集时间)可任意组合进行查找,提供了新增对密级进行扩展,删除、修改操作。

人员管理:管理员对用户进行管理和维护,通过多种检索方式(用户名称、用户名称)可任意组合进行查找,提供了新增对用户管理新增,删除、修改操作,人员新增:管理员对于新增人员需要给该人员设置相应的权限,点击所属部门,弹出部门的组织机构对话框选择后生成,用户密级对不同的用户进行设置密级,是否是管理员 如果对这个用户设置非管理员,那么这个用户就不能看到我的导航栏中的功能模块的展示,设置是管理员,那么用户就可以看到, 如果你的当前状态设置为正常,那么就可以登录系统,如果设置为锁定,那么就不能登录到系统中。

人员修改:管理员使用该功能对人员管理著录中出现错误的或由于某些原因需要修改的人员数据进行修改。可以对人员的更改部分更新人员管理。

人员删除:管理员使用该功能对已经辞职的人员进行删除,主要是做删除除标识,数据依然保留在系统中。

人员功能授权:系统菜单列表中左边是部门管理的组织机构、右边是系统菜单的模块,勾选一个用户给这个用户赋相应的权限,相当于用户登录进来左边的导航栏显示的模块是管理员给当前用户授予的权限。勾选一个用户、点击查询按钮,查看该用户的授权信息。

3.1.6库位管理

主要功能:对存放档案的库位进行管理,案卷有专门的档案室对其卷进行指定的存放,例:指定相应的房间和相应的柜,提供新增,修改,删除,排序的操作。

档案分类排序:对分类进行手动拖动的排序,(同一类下的子类进行手动拖动的方式进行排序);先选择一个类,然后点击排序按钮、对类下面的子分类类进行排序,如果说这个类下面没有两个以上的子类是不能排序的。拖动你想要的结果时,点击保存即可。

档案分类目录:对分类进行目录的查看和灵活的自定义卷内目录;先选择一个类,点击目录按钮,弹出来一个窗体,选择是否显示卷内目录和隐藏卷内目录、管理员可以对目录名称进行修改。

档案分类属性:对分类进行分类字段的查看,属性字段继承了系统字段的共享池。

3.1.7档案应用

档案管理模块提供对系统档案数据的各类管理功能,诸如档案著录、档案修改、案卷删除、交易系统的自动归档。用于存储档案资料的数据表,手工录入或直接导入其它系统的电子档案到数据库等

档案著录:数据采集者可以利用该功能进行档案手工录入、档案简单查询、档案资料修改等,可以进行案卷目录的录入修改、卷内目标的录入修改以及电子档案上传附件。

档案修改:数据采集者使用该功能对档案著录中出现错误的或由于某些原因需要修改的档案数据进行修改。可以对档案的更改部分更新入库。

档案删除:数据采集者使用该功能对已经超出保存期限的档案进行删除除,主要是做删除标识,数据依然保留在系统中。删除后的档案不能被用户借阅

档案著录:该功能将不同的档案分类单独列出方便档案的著录。

上传附件:数据采集者使用该功能对案卷添加扫描好的图像,点击浏览找到相应的附件位置, 点击上传附件,上传成功,此卷就会增加附件。

档案查询:该模块提供给用户对档案库中的各类档案信息进行不同方式的检索和查询的功能,包括案卷号查询、土地使用者查询、各种专项查询、条件检索查询、地籍系统属性查询、土地利用现状查询等,并包含档案借阅管理相关的功能。按案卷号查询、按土地使用者查询、按保存期限查询、按登记类型查询、登记日期等。主要考虑方便用户快捷查询。根据用户的需求查询返回的是结果集,一种递进的查询方法,有利于用户更快的查询到想要的卷;并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。

档案借阅:若该用户密级级别较低,需要查看此卷,但此卷是一份机密文件,那么需要填写借阅申请,双擊卷借阅申请单。若用户借阅的天数已到期,用户就不能查看该卷。审批人若没在用户申请懂得用户借阅天数的时间中审批,那么用户也不能查看该卷。

档案统计:该模块主要完成档案数据统计和借阅记录查询功能,包含:入库统计、借阅统计、借阅记录查询等。

入库统计:用户可以按保存时间等进行库存的统计。将入库的案卷以一个列表的形式明细,根据不同的卷内目录划分为一个柱状图。

借阅统计:根据档案借阅记录进行按档案分类等的进行借阅记录的统计,可以通过按年份统计、按借阅者统计、未归还档案统计。

借阅记录查询:该功能提供给用户对档案库中的各类借阅记录信息(已审核)进行不同方式的检索和查询的功能(案卷号、申请时间、分类名称、申请人)可任意组合进行查询

4.小结

数据库采用oracle数据库作为底层结构,具备很强的稳定性、移植性、扩充性和安全性。数据库中的所有表结构都符合要求,数据冗余少,使得底层对数据库的操作也因此显得根为合理和快捷,系统的运作效率大为提高,因此系统的运行可靠性高。

详细地讲解了档案管理信息系统的设计过程,包括前期的需求分析,建模以及数据库结构设计,各模块功能设计等。系统设计为整个程序构建了骨架,而各个功能模块则实现了各个细节部分。

参考文献:

[1]陈晓云,档案信息管理系统应用现状及分析[J].陕西档案,2011.6:34-35.

[2]孙续锦, 基于综合档案管理模式的测绘档案管理系统建设的实践与探讨[J],中小企业管理与科技.2011.36:277.

[3]高东红,浅谈档案管理信息化[J],神州.2011.12:11-12.

[4]高巍巍,企业人事档案管理系统的设计与实现[J]. 吉林省教育学院学报. 2011.11:32-33.

[5]吴婧,康永泰, 基于VC++的测绘档案管理系统的设计与实现, 甘肃科技纵横.2011.6:30-31.