建立家庭档案初探

戴天毅

摘要：作为社会细胞的家庭，它所形成的档案，是家庭社会实践的历史记录，因而也较真实地反映了社会局部地区的政治、经济、文化的某些状况。特别是一些名人家庭档案，更是社会的宝贵财富，它不仅是家庭生产、生活活动的有力工具，而且也是研究本地区历史、制定发展规划、编写地方史志的难得素材。本文从家庭档案的内涵出发，论述了家庭档案的基本内容、家庭建档的必要性等问题，并针对家庭建档应注意的一些问题提出了建立家庭档案的新措施，旨在安排和指导家庭的生产和生活、维护家庭的经济权益、保障家庭成员的健康、促进家庭的精神文明建设。

关键词：家庭档案；内容；措施

前言

随着档案事业的不断发展和各行各业的改革创新，给档案事业带来了前所未有的机遇。

建立家庭档案，是档案事业的改革创新和发展。从近年的档案查阅利用工作来看，人们对档案和档案史料的需求越来越迫切，但由于拥有者对档案和档案工作认识不足、重视不够，对档案资料收集不全和保管不善，导致许多原始依据很难查找。在现实生活中，我们经常遇到或听说某个亲朋好友因寻找证件、保修卡等而翻箱倒柜，既费事费力，又影响了自己及家人的情绪，给自己和家人的生活、工作和学习带来不利影响；也有人因某种具有纪念意义的照片、磁带等变质而懊丧不已。可见，建立科学、合理的家庭档案，对于创造一种和谐的家庭氛围是十分必要的。从这种家庭环境中成长起来的人，自然会养成一种良好的习惯，这些习惯对于他们的学习、工作都会有好的影响。因此，建立家庭档案很有必要。笔者就怎样建立家庭档案提出粗浅看法，供建档家庭参考。

1 家庭档案的内涵

家庭档案是家庭或家庭成员在生活、学习、工作过程中形成的，作为原始记录以各种方式和载体保存起来以备将来查用的记录、证件、声像等材料 。随着现代生活节奏的加快，家庭档案管理作为家政管理的一个重要组成部分，越来越受到人们的重视。保管好家庭档案决不是琐碎的家务事，而是具有重要的社会意义。

2 家庭档案的基本内容

2.1 家庭活动经历档案

主要是家庭成员参与社会生活、体现自身价值的有关材料。如证件类：户口簿、身份证、出生证、独生子女证、学生证、工作证、会员证、学历、职称等证书，获奖、立功等荣誉证书、奖状、奖品，党团证、结(离)婚证等。家庭文书类：工作履历、任命书、各类登记表以及自传、遗嘱等。

2.2 家庭金融档案

主要是家庭金融资产的占有、使用的有关材料及家庭经济活动的有关材料。如：银行存款存折(单)，记帐式有价证券存单及姓名、账号、存取款日期、金额、取款密码等记录资料，股票及买卖情况记录资料，投办各类保险的合同凭据，家庭和个人互相借贷的凭据，已结算备查的家庭账簿以及实用的金融信息资料。

2.3 家庭财产档案

主要是家庭物质财富产权的占有、使用、支配等利益关系的凭证材料：如房地产产权凭证；主要的家用设备及大件耐用消费品，如电脑、电视机、电冰箱、洗衣机、摄像机、高级相机、燃气灶具、高档家具等的购置记录、发票、说明书、保修单等材料。金银饰品、珠宝玉器及古玩、名人字画等收藏品的购置记录、证书、发票等材料。

2.4 家庭医疗保健档案

主要是家庭成员的生命经历、健康状况、防病治病的有关资料。如婴儿的出生状况记录、家庭成员的体检记录(包括化验单、心电图、x光片等)、就诊病情记录、防疫注射记录卡片、慢性病人的病历、疗养记录以及家用药方等材料。

2.5 其他具有保存价值和纪念意义的材料档案

如重要的往来书信、契约合同、家庭生活影集、专项摄影资料、音像资料、图片、文稿、读书笔记等。

3建立家庭档案的必要性

家庭档案就其内容和作用来讲，可有广义和狭义之分。从广义的角度看，其内容除反映家庭事务活动的材料外，还包括了家史、家谱、传记、回忆录、生产科研成果记录、论著手稿、重要信函和社会活动大事记等 。我们这里所讲的建立家庭档案，则是从家政管理的角度对家庭生活各个方面的具有实用价值的信息资料，加以收集、整理、保管和运用。在面临信息革命挑战、家庭生活日益走向现代化的今天，建立家庭档案已越来越显得重要了，它是家政管理不可缺少的重要手段。家庭建档的必要性可以概括为以下几个方面：一是开展家庭建档，可以增强社会公民档案意识；二是能够弥补馆(室)藏档案和档案资料的不足，减轻档案馆(室)查阅工作量；三是家庭日后查阅利用方便快捷，既省时又省事，提高查全率和查准率；四是防止家庭重要档案资料丢失，做到平时收集，急时利用。

4 建立家庭档案应注意的问题

4.1 要妥善保管

有的要制作备份，如：身份证、畢业证、职称证等，最好预先复印1-3份。家庭档案具有继承性和时效性的特点，大部分资料需要长期保存，即使有些短期保存的材料，也多是一些重要的凭证，应当妥善保管。家庭档案应放在通风干燥的地方，注意防火、防潮、防霉变、防虫蛀、防鼠咬；特别是对于一些图片、影集、音像资料，还应按其特殊的技术要求存放，避免损坏。

4.2 资料要及时归档，内容要全面

各类资料应分类、分袋保存，并编目编号，便于取用，避免散失。各个成员新增的档案资料，应接着各自类别的尾号编号、编目、装盒或加盒归档保存。此工作可以平时进行，亦可每年年底进行。

4.3 要注意保密

家庭档案中其主要成分涉及物质财富产权和知识产权，在一定范围内具有保密性。特别是金融档案中的存单(折)要与身份证、印章、密码分开存放，防止他人侵占和盗窃，以维护家庭的利益。

4.4 要定期检查，吐故纳新

建立家庭档案的目的是为了运用，除了平时根据需要取阅有关资料外，还需定期检查，对于那些已经失去时效，没有保存价值的信息资料进行淘汰处理，并随时补充新的有价值的资料，使家庭档案日臻完善。

5 建立家庭档案的对策

5.1 收集工作

将家庭各个成员手中的档案资料(证书、奖牌、奖状)和文字材料等全部收集在一起，并视其档案资料多少和重要程度(保存价值)选择适用的分类方法。

5.2 分类法的选定

主要是根据家庭档案资料的多少选择适用的分类方法。如：一般在职职工家庭(三口之家)，档案资料少的，可暂不划定保管期限，可选用家庭成员分类法；又如；家庭成员较多，档案资料又少的城镇居民或农村农户家庭可选用综合分类法(保管期限分类法)。根据永久、长期、短期三种期限直接分类、对照入位。

5.3 鉴定

一般采用直接鉴定法，就是将上述集中的档案资料逐份逐件定人定期进行类别鉴定。

5.4 盖归档章

就是将经过鉴定分类后的档案资料逐件逐份地加盖归档章。文字材料原则上盖在文件标题左上方的空白处；胶质制品和实物档案，可用两格不干胶书签，盖章后张贴于不易脱落的位置。

5.5 编号

就是给盖章后的每类或不同保管期限的档案资料，按问题(内容)保持联系或以时为序排列后，用阿拉伯数字编出每件的顺序号。

5.6 编目

就是将已编号的档案资料，按照《归档目录》要求，逐件逐份填写目录一式两份，一份作为《查阅目录》，另一份作为《备查目录》。

5.7 装盒

就是根据归档目录序号进行装盒。档案资料件数少的一个目录装一盒，多的一个目录可装多盒。家庭档案盒应选用国家标准档案盒和照片档案盒，其厚薄根据各类(各目录)档案资料的多少而确定。

5.8 档案盒封面填写

凡是采用前述三种分类方法分类的，档案盒封面双横线上方(全宗名称处)统一填写户主x x x家庭档案；在封面双横线下方填写家庭成员各自大类的代号(A类、B类、C类、D类)或不同的保管期限(永久类、长期类、短期类)。

5.9 档案盒脊填写

档案盒脊除全宗号、年度、馆编起止件号名称下方留空不填写外，其余名称下方应视其不同类别填写。在盒脊室编起止件号和盒号下方分别用阿拉伯数字填写盒内起止件号或盒号；在保管期限下方填写永、长、短各大类代号；在机构(问题)下方填写A、B、C、D、E等各大类代号。

5.10 《家庭档案查阅目录》封面设定

在格式上可参照《归档文件目录》封面，将《归档文件目录》改为《家庭档案查阅目录》；将“全宗名称”改为户主名称；将“年度”名称删除；“保管期限”名称不变；将“机构(问题)”改为“类别”即可。

5.11 柜内排列

就是将装盒的各大类档案，分类号从上到下，从左到右按盒号依次排列，方便查找利用。

结论

综上所述，家庭档案作为—种历史记录，作为一种伴生物，是家庭成员在工作和生活中自然形成的，是因为工作和生活的需要而留存下来的。建立家庭档案可以给日常生活提供方便，增添乐趣。更重要的是，它宛如一面鏡子，透过它的镜像，你可以看到家庭每个成员生活、工作、学习的历史。同时，对于加强一家人的心理共鸣起很大作用。可以说，建立家庭档案既是人们在社会上从事某项工作的需要，也是家庭生活的需要；既是人们生理安全的需要，也是人们社会交往、保持荣誉、自我价值实现的需要。

参考文献

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