探讨档案管理工作创新举措

赵群

摘要：随着时代的发展，档案管理工作在各个机关企事业单位中越来越凸显出重要的作用。但在当前的档案管理工作中还存在着很多严重的问题，与时代的呼唤严重脱节，本文即是探讨如何在新形势下做好档案管理工作、应该有哪些创新的策略，才能让档案管理工作呈现新局面。

关键词：档案管理 问题 创新策略

档案管理工作，传统意义上是指在各个工作单位的档案馆或者档案室里，由专门的人员直接对各种档案实体资料或者档案信息进行管理，包括对相关的档案信息或资料进行收集、整理、鉴定真伪、保管等工作，最后把他们变成一种适合检索、可以利用的数据，进而为单位、个人或者社会提供更好的服务。国家成立有相关的档案部门，专门从事宏观的档案管理工作指导。

档案管理工作分很多种类，最常见的是人事档案的管理，此外还有图书馆常见的图书档案管理，工作单位常见的工作信息档案管理，历史记录档案管理等，只要存在的事情都可以整理成档案，目的就是为了查询检索便捷，方便使用者。

随着时代的推进，到了21世纪，科技飞快发展，计算机和网络的进一步普及，标志着信息化时代的到来。在信息量无比巨大的今天，档案资料的整合和真伪辨别成为一个重要的课题，各个单位和机构对档案的管理工作也相应提出了更高的要求，为了适应时代的进步，档案管理工作需要进一步完善和改革。

一、目前档案管理工作中存在的问题

1. 记录很随意：很多从事档案工作的人觉得档案记录不重要，因此对档案的录入也是浮皮潦草。一般来说，档案管理工作不创造生产力，也没有太多的财富源头，所以很多人对该工作表现出很明显的懈怠，马马虎虎，不认真。于是总出现档案信息收集不全，资料不够完整的局面，如一个完整的人事档案资料需要填写20多个项目，而实际上管理者认为写十几个项目就足够用了，而忽略的几个项目，可能会在某些情况下成为重要信息。

2. 档案人才不专业，很多岗位人浮于事：目前在档案管理工作岗位上的人其能力和水平差异很大，很多所谓的专业档案人士只了解一些档案记录的基本方法，根本不懂得如何去完善和管理。而且目前对档案管理人士的培训还跟不上时代的要求，很多单位对档案管理人员配备很随意，这样一来，难免造成档案人才结构不合理，进而让一些水平高的档案管理者的工作积极性受到了挫伤，随之而来的就是档案管理人员的流动性大，因此工作衔接也容易出问题，更加重了档案管理工作的困难。缺少培训，还容易造成档案人士观念落后，不思进取，不懂创新，所以他们难以对现有的档案资料进行有效的整合，

3. 档案管理的混乱：最典型的就是人档分离或者不能及时更新。如人事档案，有的人也许工作多年了，但自己的档案可能还在学校放着，或者工作都换了，但人事档案没有能够及时的调走，这毫无疑问地说明了档案管理部门的不负责任。再说图书档案管理，图书馆每年都会引进很多新书，淘汰一些旧书，但一些图书馆的档案资料更新却不及时，让淘汰的书的内容依然出现在系统中，而新引进的图书的资料却没有能够及时录入，造成了借阅者的麻烦。这些都表明我国的档案管理工作还显得很落后，缺少秩序。

4. 档案中不真实的内容还很严重。最典型的就是人事档案中的年龄和是否是党员的问题，全国大型运动会中一般都有年龄限制，如体操比赛必须要16岁以上才能参加，很多不满16岁的运动员为了参加比赛，往往虚报年龄。再有就是很多毕业的大学生找工作，工作单位有的岗位要求是党员，一些学生为了进去，就先斩后奏，先说自己是党员，然后等进去了再申请做党员，这都是由于管理档案的人不认真辨别，结果放任了很多错误档案资料的出现。

二、档案管理工作的创新举措

针对上述问题，该如何让档案管理工作有创新举措，使得档案管理工作能够与时俱进呢？根据多年的工作经验，结合当前社会发展的实际，我觉得应该有以下幾个关键点：

1.要想改变档案管理工作的现状，其根本是观念要更新。

近代的中国，危难重重，有识之士希望用变法来挽救中国于水火，但为何精心筹划的维新变法最终归于失败，并非是强大的顽固派保守势力阻挠所致那么简单，而是广大人民群众不觉醒，维新变法的意识脱离了群众，大家不懂这是咋回事，说到根本就是，民众的观念没改变，只有皇帝等几个维新派的人改变了观念是根本改变不了大局的。因此，如果不想重演当年悲惨的一幕，首先就是要让所有做档案管理工作的人坚定的认为，档案管理工作是重要的。

最好的办法就是对所有做档案管理工作的人进行及时而又强化的思想培训。必须要明确思想，让他们知道档案工作的重要性，档案管理工作做到位了，对个人、单位、社会来说，都能起到很好的服务作用。档案管理工作内容涉及政府、社会组织、企事业单位、公民活动等各个领域中所产生的具有保存价值的信息资料。档案的收集、整理、辨伪、保管和利用， 就是信息的生产、加工、传播和利用过程。随着科学技术的飞速发展，档案工作的地位和作用肯定是越来越重要的。

而且要明确，档案工作需要与时俱进，需要创新。档案管理工作人员如果一直拘泥于以往的工作经验和工作方式，一味守城，不愿意接受新方法，不运用新技术，那么档案管理工作也必然将走入死胡同。知识和方法都是需要更新的，不然工作的路会越走越窄。

虽然说档案工作目前属于供养状态，但如果档案管理工作人士能够多一些敏捷与创新，也许档案管理工作有一天可以盈利，也说不准。档案工作者只有经过自己的努力，才能提高档案管理工作者的自身价值，才能开拓档案事业发展的新局面。

2.做档案管理的人员，素质必须过硬。

虽然要对所有做档案管理的人做培训，做指导，但其能力和水平最终也有高下之分，业务能力的提升其根本是看悟性。能做好档案管理工作的人，必须有奉献精神，学识要好，学问要渊博，且还能坐住冷板凳。不能找那种认为档案工作枯燥，进而就忽视了它价值和作用的人来做档案管理工作。培训中还要指点做档案管理工作的人最新的科学的工作方法，档案管理工作并非是随意记录、漫不经心就可以实现的，而是有一定流程和规则，且工作中需要深度和技巧。做档案管理工作的人员还要明确一点，档案管理工作是一个服务性的工作，他根本的目的是让使用者觉得方便，这样不仅是方便查询和查阅，还能证明工作人员的态度和能力。所以工作人员一定要用心、认真。

档案管理人员素质修养到位，除了态度要认真，还要熟悉档案现代化管理和现代化科学技术，因此他们必须要具备最新的社会科学文化知识及经营管理方面的知识，还要熟练掌握计算机应用和网络现代化技术。档案工作者还需要努力优化自己的知识结构，这样才能增强创新的意识和创新的能力。档案管理人员对职业能力的把握如果是“专”的话，那么学会相关的技术和知识就是“博”，这两样缺一不可，只有专博合一，才能使自己成为适应符合时代要求的复合型档案管理人才。

3.设备更新要及时，档案管理服务手段也要有创新。

档案管理工作随着时代的深入，服务手段也要与时俱进，跟着创新。计算机和网络化时代，必须要加快电子档案管理的步伐，办公、记录、登记都要无纸化备份。要积极开展网上档案办公和服务。在档案实体管理和档案信息检索过程中，要灵活运用光学扫描复制、文字图像压缩、计算机高智能检索、通信网络、远程信息传输等先进技术。这些新设备，都可以使档案管理服务系统跟上时代，从而实现档案信息的网上检索，为用户提供更便捷的服务。

4.档案管理工作中要加强安全防范措施，防止信息流失。

由于档案的内容涉及个人、单位甚至是国家的各项利益，所以任何从事档案管理工作的人员都必须要有保密意识，绝对不可以随便将单位或者个人的档案泄露于外，这不光是档案管理工作的性质决定的，还与相关工作人员的人品和德行有关。

进行档案管理工作，一定要遵守行业纪律，维护档案资料的完整与安全。维护档案资料的安全一个是要保证档案资料的齐全，不能出现损坏的现象，也不能缺少某一项或者某几项。再就是，排列组合的要有章法，不能零乱堆砌，以免丢失或给他人盗用创造机会。档案要求必须真实，因为他要反应一些人和事的原貌，绝对不允许任意篡改或修正，这点对于档案管理者尤为重要，自己不光要防止他人篡改，自己更要遵守職业德行，不可以随便修改。因此对档案管理人员的德育教育必须非常到位。

5.为档案管理工作建立规章制度

为了能让档案管理工作更加规范，就必须让档案管理工作有制度可依，因此最好各个单位或企事业团体能够建立档案管理章程，这样等于把档案管理工作的流程步骤都用制度的形式确定下来，并且还可以在实践工作中进一步科学规范化，让大家都知道该如何利用处理好档案工作，以便最大限度地发挥档案管理的作用。还有安全保密问题，也必须要写进了法规中，如在档案管理工作中出现了泄密的人该作什么处罚。此外还要建立档案管理监督机制，让众人都可以监督档案管理工作者的行为，这样可以进一步保证档案管理工作的安全性。

参考文献

1. 档案管理工作创新初探 赵衍玲 《才智》2010年26期。

2. 浅析新形势下档案管理工作的规范化 周虹 《科协论坛》2011年第9期下。

3. 对高师人事档案管理模式创新的思考 张宏鸣 《和田师范专科学校学报》 2007年第27卷第六期。

4. 略论人事档案管理改革的制度创新与策略选择 李国民 《新西部》 2012年第06期。