新形势下黄河施工企业档案管理工作探析

何曙霞

（河南黄河河务局，河南 郑州 450003）

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料[1]。 黄河施工企业档案是黄河施工企业在各项有价值的活动中形成的全部记录的总和。 它不仅是黄河施工企业的知识产权、信息系统和法定证明资料的重要组成部分，而且也是国家档案不可缺少的重要组成部分。 随着技术市场的开放和社会主义市场经济的发展，企业档案的技术效用和商品化属性更加明显，人们在重视科学技术这个“第一生产力”的同时，也越来越重视作为科技储备和潜在生产力的档案在企业发展中的重要作用，黄河施工企业也不例外。 因此，为了维护施工企业档案的完整和安全，充分发挥档案的总体功能，必须加强对黄河施工企业档案的管理。

1 黄河施工企业档案管理的现状和存在的问题

1.1 思想认识存在误区

传统的观念和管理体制使得黄河施工企业普遍存在重经营、轻管理的现象。 企业负责人往往在如何才能承揽到工程、如何搞好施工、如何才能取得经济效益上下工夫，而认为档案部门只是一种摆设，所以，档案部门一直被搁置在企业管理的“冷板凳”上。 而多年来，有关部门也只是重视机关和事业单位的档案管理工作，对企业单位的档案工作则放任自流[2]。

1.2 档案管理人员队伍建设有待加强

目前，黄河施工企业档案工作人员基本上是单位内部自然调配组成的，知识和能力结构不够合理。而新形势下黄河施工企业的档案管理工作，对在岗人员提出了更高的要求。 这些要求既有职业精神、自身修养方面的，也有业务技能、专业知识、相关学科知识、科研方面的，还有企业文化、市场经济有关知识、市场信息、决策信息服务、工作主动性方面的。 而在这诸多方面，管理人员队伍都存在着一些不适应性，与新形势下黄河施工企业档案工作所面临的任务形成很大反差。 因此，黄河施工企业档案工作人员队伍建设亟待加强。

1.3 管理工作相对落后，不够规范、严谨

目前，从整体上说，黄河施工企业的管理是比较先进的，管理机构健全，关键性管理部门（如财务、资产、招投标部门）管理标准、正规，人员学历高、状态好，且队伍年轻化、设备先进。 而相比之下，档案管理则相对落后，不够严谨、规范，管理形式更是五花八门[3]。 归纳起来，存在以下几种情况：（1）机构不健全，领导不重视。 有些企业没有专门的档案管理机构， 档案工作经常不能列入企业各项计划、列入领导的议事日程、纳入有关人员的岗位责任制中去，企业对档案管理几乎失去了控制。 （2）管理形式不规范。 有些单位采取分散管理形式，即各部门产生的档案各部门管，把档案管理视为附属，体制上无名、管理上无权，呈现小生产式、封闭式的管理状态；有些单位采取局部集中管理形式，把有些档案抽出来交给本部门管理，不进行归档（如认为会计档案和设备管理档案保密性强，只有本部门保管才合乎常理），没有实行真正意义上的集中统一管理；有些单位为了应付检查而暂时借用，不打借条，等等，给档案管理工作埋下了安全隐患。 （3）设备、装具落后。 有些单位虽然实行了局部集中统一管理，但设备陈旧，必要的设备和防护设施未能配置。 （4）有些重要档案不能及时收集。 在有些重要活动（如产品定型、科研课题鉴定、工程竣工验收等重大活动）中，由于名额限制及技术因素等原因，档案部门经常被拒之门外，致使相关档案不能及时收集。

1.4 管理效果不够明显

由于上述种种问题，目前黄河施工企业的档案管理效果不够明显。 “四同步”（即“企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接[4]”）执行效果不容乐观。 档案工作人员游离于项目施工阶段之外，不能参加项目各个阶段的专题会议，对整个施工生产经营情况更无从了解，致使不能主动地有针对性地指导各项目部负责文书处理的人员做好收集归档工作，做不到放眼全局、心中有数，工作陷于被动。从而导致项目施工各个阶段的档案的遗失或整理不规范，无法保证工程项目文件的归档质量，档案价值得不到充分的体现[5]。

2 做好新形势下黄河施工企业的档案工作的对策

2.1 转变思想，走出认识误区

随着市场经济体制的不断发展和完善，黄河施工企业档案管理工作的作用和价值会显得越来越重要。 为了适应新形势对黄河施工企业档案工作的要求，黄河施工企业必须转变思想，走出认识误区。 这里所要说的不仅仅是企业档案管理部门本身思想的转变，更重要的是企业领导和企业的上级领导思想的转变。 要通过学习有关政策和文件，充分认识到档案工作的重要性和重要地位，努力发挥档案工作在黄河施工企业中的潜能[1]。

2.2 努力培养高素质的档案管理工作队伍

有了高素质的企业档案工作人员，才会有高质量的企业档案工作。 如今市场竞争强烈、科技发展日新月异，黄河施工企业过去一直发扬着黄河人精神，即团结、奉献、求实、开拓，在承揽黄河系统内部工程上得心应手。 但是，随着1998 年大洪水后我国的水利工程建设管理逐步从以行政手段为主的投资包干责任制转变为严格执行基本建设程序，全面推行“三项制度”（即项目法人责任制、招标投标制和建设监理制）[6]改革的深入，仅靠黄河系统内部工程已不能满足黄河施工企业的生存发展需要，黄河施工企业走向社会已成必然趋势。 因此，黄河施工企业档案工作也一定要跻身于市场竞争这个行列之中，档案工作人员过去那种简单的“等、靠、要”的工作态度再也不能持续下去了。 与此相应，黄河施工企业要在市场中求得生存和发展，开展竞争，也要求企业的档案管理者不但要有扎实的档案工作基础，还要达到更高的要求。 这些要求包括：（1）要发扬爱岗敬业的精神，树立集体主义观念，干一行、爱一行，努力加强自身修养。 （2）要有宽广的业务知识和娴熟的业务技能，不仅要具备档案专业知识，还要懂得相关学科的知识，能够服务于企业市场竞争、技术改造和科研攻关。（3）要有高度的企业认同感。黄河施工企业的档案工作人员要真正融入黄河施工企业这个大家庭之中，主动学习市场经济有关知识，牢固树立档案工作为施工企业经营管理服务的思想，主动捕捉市场信息，真正具备为经济建设服务、为企业管理服务和为领导科学决策提供信息服务的能力，变被动服务为主动服务。 这就要求各黄河施工企业应积极改善档案人员的知识结构，选派档案人员参加国家、省、市的档案继续教育培训和业务交流活动，培养一批具有高科技管理水平的档案干部队伍，真正有效地促进档案业务工作的开展。

2.3 将黄河施工企业档案管理纳入现代化管理体系之中

现代企业的建立，要求企业的档案管理要跟上时代的步伐，真正融入到现代化管理体系之中。 黄河施工企业也要积极应对，做好自身的工作，主动融入到企业现代化管理体系之中。

（1）用现代化的科学技术设备来装备档案部门。随着市场经济的不断发展和黄河系统“三项制度”的实施，对档案归档的要求越来越高，档案的种类和数量也日益增加。 因为面对纷繁复杂的档案材料，没有现代化的技术设备和现代化的档案检索方法，要迅速从中查到针对性强、有参考价值的急需的档案材料，就如同大海捞针。 如今在黄河施工企业中，计算机已经基本普及，用计算机操作逐渐代替手工操作已势在必行。而只有实现真正意义上的自动编目、自动检索、自动统计，档案库房自动管理、档案借阅自动管理，才能提高施工企业档案管理工作的效率和质量，才能满足有关单位、部门和个人要求快捷地获取档案信息服务的需要，才能解决科学技术迅速发展导致档案大量增长所带来的问题。

（2）采用现代化的技术手段管理档案。 随着时代的发展，档案对物质条件和科学技术手段的依赖性越来越明显。 在档案的保管方面，要想最大限度地延长传统纸质档案的寿命，就必须采用现代化的技术手段。 如采用现代物理学、化学、生物学的技术方法来防虫、防潮、防霉、防光、防变质等，以达到保护档案实体的目的；或者采用缩微、照相、静电复制等技术手段，制作档案复制件供利用，以达到保护原件的目的，等等。 对于音像档案及机读档案等，也必须采用与之相适应的现代科技手段才能进行安全保管。 因此，黄河施工企业应根据企业自身的实际情况选择适合自己的档案实体管理模式，制定企业档案工作现代化目标和发展规划，早日实现施工企业档案管理现代化，提高档案工作的效率和质量，从而提高企业在市场经济中的竞争力。

3 结语

在新的形势下，黄河施工企业档案工作任重而道远。 要真正做好黄河施工企业的档案管理工作，并非一件容易之事，必须提高认识、转变观念、加强领导、完善制度，切实加强档案管理的规范化、标准化建设力度，加大投入力度，充实配备高素质的档案管理人员，从而使黄河施工企业的档案管理工作能够在企业“抓管理，上等级，全面提高素质”的新形势下，真正发挥重要作用。

[1] 百度百科： 企业档案[DE/OL].[2013-02-28]. http://baike.baidu.com/view/1318673.htm.

[2] 夏亦鸣.浅析黄河系统施工企业的经营管理[J].黄河水利职业技术学院学报,2000(4)：55-56.

[3] 何曙霞.走出施工企业档案管理误区[J].档案管理， 2002(1):34-34.

[4] 国家档案局. 企业档案工作规范[DE/OL].[2013-02-28].http://baike.baidu.com/view/7195036. htm.

[5] 周秀阁.浅谈境外建筑施工企业工程项目档案收集归档的难点与对策[J].机电兵船档案,2007(1) :21-22.

[6] 中华人民共和国水利部.水利工程项目管理暂行规定[DE/OL].[2013-02-28]. http://wenku.baidu.com/view/14a71d2de 2bd960590c6774e.html.