ERP在采购管理中的应用

韩菲

【摘 要】本文首先概述ERP系统，然后分析了企业采购管理存在的问题，最后探讨了ERP在采购管理中的应用。

【关键词】ERP系统，采购管理。

【中图分类号】TP311.52 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0387-01

一、ERP 系统的概述

20 世纪90 年代以来，随着信息技术尤其是计算机网络技术的迅猛发展，制造资源计划管理系统经过扩充与进一步完善而发展为企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）。美国Garter Group Inc 咨询公司最早提出了ERP 的概念[1]。与制造资源计划管理系统相比，ERP 更加面向全球市场，功能更为强大，所管理的企业资源更多，支持混合式生产方式、管理覆盖面更宽。ERP 是站在全球市场环境下，从企业全局角度对经营与生产进行计划的方式；是制造企业的综合的集成经营系统。一般而言，除了制造资源计划管理系统的主要功能外，ERP 系统还包括以下主要功能：供应链管理、销售与市场、分销、客户服务、财务管理、制造管理、库存管理、企业工作流服务和企业信息系统等方面。此外，还包括金融投资管理、质量管理、运输管理、项目管理等补充功能。ERP 是信息时代的现代企业向国际化发展的高层管理模式，给企业带来更广泛、更长远的经济效益与社会效益。

二、企业采购管理存在的问题

企业的物资采购部门虽经历了由计划经济向市场经济、由物资资源缺乏向物资资源丰富的转变，由于历史上的原因，企业的采购计划，监督机制，采购战略和供应商的管理等方面还存在着不少的问题，严重地影响企业的采购质量。具体表现在：

1 采购需求计划不规范，监督机制不完善

目前企业采购计划单，一是来自车间跟据生产需用的配件配料的采购计划；二是来自仓库物资管理部门根据生产用量的采购计划；三是来自技术部门根据技改所需设备、工装的采购计划；四是采购部门直接按生产用量的采购计划。企业内部缺乏统一的物资采购计划，缺乏优良的采购程序；对重要的生产资料采购管理缺乏系统的管理；采购审核程序不完善，机械地执行车间的采购需求报告，有些不该购的购了，该购少的购多了，产品规格不合的也购了，给企业造成不应有的浪费，又因采购不及时而影响企业的正常生产。

2 缺乏战略采购意识，供需关系不稳定

企业缺乏战略性的采购意识，采购部门对采购市场缺乏调查研究和资讯收集，无法对市场情况和价格的走势有充分的了解。没有建立对供应商采购评估体系，不能对供应商做出全面、具体、客观的评价，不能识别优秀的供应商，不注重与供应商建立合作伙伴关系。目前国内企业物资现行采购与供应商的关系往往是短期的、松散的竞争式的关系，双方重视的都是短期的优势。缺乏长期的合作，缺乏彼此的信任。造成不能识别制止伪劣供应商进入企业采购市场。增加了采购工作的风险，导致采购方不断更换供应商，代价高昂。价格成为以牺牲价值为代价的谈判焦点，双方库存增加。而且当采购方强迫供应商接受不合理的价格时，有些供应商可能离开。而留下的供应商已不为优秀。当市场状况好转时原来委曲求全的供应商。必定会连本带利来向采购方要回，造成采购方成本暴涨。

三、ERP 在采购管理中的应用

ERP 是站在全球市场环境下，从企业全局角度对经营与生产进行计划的方式；是制造企业的综合的集成经营系统[2]。ERP的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理：体现对整个供应链资源进行管理的思想；体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想；体现事先计划与事中控制的思想。ERP 系统所具有的供应链管理、财务管理、制造管理、库存管理、工厂与设备维护、人力资源、报表、制造执行系统（Manufacturing ExecutiveSystem，MES）、过程控制等功能是能够有效解决企业传统模式下的采购过程中不能的问题。

1 规范采购计划，完善监督机制

ERP 系统通过ERP 系统的物料分类查询，可对每一类物料，按需用的频度，规定优选原则，并同步地将生产计划和采购计划一次生成，简化了采购计划及调配，从而形成经济采购批量，争取优惠。减少供方的专工艺装备费用，简化运输管理，减少库存，从而有利控制质量，降低成本。如果需求有了变化，用很短的时间，就可以把所有的物料计划重新编排，简化了工作程序。同时可以周密地计划，把计划延续到未来某个任意日期，这样不但可以按需采购，还可以保证足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额外的采购费用。此外它还可以设置目标成本，企业通过运行企业资源计划系统的模拟成本，严格控制成本的限；控制库存量。企业资源计划系统还规定了每一种物料的最大储存量和最长储存期限。超过最大值时，系统会发出提示信号，以便管理人员采取纠正措施；并能严格控制付款程序。付款前，系统将自动进行全面对账，如物料规格性能、合格数量，交货日期是否与采购单一致，报价单与发票金额是否一致。只有全部相符才能执行付款程序，严格控制资金流出。

2 加强战略采购意识，协调供需关系

采购管理信息化系统可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的情况。这样就能从一定程度上对采购市场进行调查研究和资讯收集。从而使采购部门对市场情况和价格的走势有了充分的了解。同时也能比较出供应商的优劣，以建立供应商准入制度和评价体系。注重识别优秀的供应商，加强发展与供应商建立合作伙伴关系，优化企业的供需关系。现代企业通过企业资源计划系统可以将每次采购的流程详细的记录下来。依靠系统的记录可以纵向了解到供应商的各项信息从而构造供应商库，将供应商的基本信息、采购信息、质量记录、价格记录等信息包含在内。从而对供应商进行评价。挑选出优秀的供应商，并且与其进行长期的固定的合作。有效地协调企业的供需关系，运用“事前控制、事中监督、事后分析”的管理理念，建立了完备的控制体系：（1）审批严格，虽然在传统模式下，我们也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中要做到这点非常难。通过采购管理信息化系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必须经主管领导审批，否则采购管理信息化系统将无法继续处理该单据。（2）监督严密，系统提供了多种查询途径，如根据采购单编码、物料号、供应商号、采购员代码、交货日期等进行查询，及时跟踪采购合同执行情况。如发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。如若发现某订单属于重复订单，可以将其暂停，查明原因或取消该订单。

四、结束语

众所周知，采购是企业的重要成本，提升企业的采购管理水平可以降低成本、提高效率、保证质量、降低风险，防范纠纷，提高企业的经济效益。采购是企业的成本中心。对于现代企业，采购不再是简单的购买，已上升到战略管理层面。随着企业对采购的重视以及采购管理水平的不断提高，企业采购效率日益增强，采购反而成为企业获取利润的又一源泉。尤其是生产型的企业，采购的速度、效率、订单执行情况，将直接影响到企业能否快速灵活地满足下游客户的需求；采购成本的高低会直接影响到企业最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。“利润最大化”永远是所有企业追求的目标。在信息技术飞速发展的今天。在采购过中利用信息技术实现企业利润已经成为今后采购管理的新趋势。

参考文献

[1]宿晓，张虹.企业采购管理组织创新与流程再造[J].财会通讯（理财版），2008，（8）：35- 36.

[2]张晓东，韩伯领.供应链管理原理与应用[M].北京：中国铁道出版社，2008.