考勤管理信息系统在地铁运营服务行业的应用研究

王 星

（南京地铁运营有限责任公司 信息中心，南京 210012）

随着现代科技的进步，采用计算机技术来进行考勤管理已经成为现代化企业管理的一个重要环节。对于一个人数达到3 000人以上的大型企业来说，传统的人工考勤方式不仅效率低下，出错机率高，而且会耗费大量的人力和物力，难以达到现代企业管理所要求的考勤透明性、准确性、高效性原则。而采用计算机技术来实现考勤管理，不仅能够避免人工考勤所带来的一系列弊端，而且能够充分利用计算机的灵活设计和智能计算来进一步简化考勤环节，让原本枯燥繁琐的考勤工作变得简单、易用、高效。

南京地铁运营有限责任公司自成立以来，一直沿用人工考勤的方式，原因是：（1）各工种考勤的特殊性，很难采用通用的考勤办法进行管理。（2）由于早期员工人数并不太多，人工考勤所导致的弊端尚未凸显。但是随着近年来地铁新线的开通，越来越多的新员工加入南京地铁，员工人数的成倍增加让原有的考勤办法渐渐不能适应新的现状，于是采用一套基于计算机技术的，能够适应南京地铁特殊性的考勤管理信息系统代替原有的人工考勤办法势在必行。

1 现状分析及存在问题

1.1 现状分析

南京地铁的基本考勤流程是：每个月底，由各工班考勤员对所管辖的人员进行考勤统计，并且计算出其各项工时，对于标准工时员工，还需要统计加班信息，填写标准工时加班审批表，然后将这些材料上交给中心考勤员。中心考勤员收集并汇总每个工班的考勤资料后，首先进行数据的检查，对加班工时进行必要的调整，然后结合考勤表和加班表填写加班结算表以及缺勤统计表，上述数据填报完成后交给中心领导审核签字，然后统一上交给劳动人事部。劳动人事部收集汇总所有中心的考勤表，统计加班结算表和缺勤情况，最后将资料备案。

1.2 存在问题

人工考勤方式的主要弊端体现在几个方面：

（1）数据错误率高。考勤工时计算公式复杂，需要对考勤人员进行专门的培训才能正确掌握。此外，平均每个工班长需要对近20名员工进行考勤，人为错误很难避免。错误率高的直接影响是导致中心考勤员需要花大量的时间对工班上报的考勤表进行核查，而且很多时候核查完仍然无法保证考勤数据的零错误率。

（2）规则变更难。在人工考勤方式中，当某考勤规则改变之后，只有通过下发通知的方式进行告知，这样往往无法让新规则及时在工班中得到实施，而且，当某项较为复杂的考勤算法进行变更之后，还可能造成考勤员错误的理解，从而直接影响当月的考勤数据。

（3）规则管理混乱。虽然劳动人事部有一套完整的考勤规则，但是每个中心往往会根据自己的实际情况进行调整。这也就导致了很多中心都有自己特殊的规则，部分中心例如：乘务中心，检修中心等更是对规则作了较大的调整，如何统一管理这些规则成为一直以来的难题。

（4）重复工作多。考勤表中的缺勤表、标准工时结算表和综合工时结算表都是属于统计表。在人工考勤方式中，数据需要考勤员人工进行统计，不仅增加了工作量，而且处理大量统计数据时很容易出现数据不一致的问题。

（5）版本控制困难。人工考勤主要通过向上级单位发送电子文档的方式进行收集，中心考勤员通常会进行数据修正，由此造成上下级持有的考勤表数据不一致。如果出现多次考勤表驳回修改的情况，就极有可能出现版本混乱、数据不一致等问题，从而在考勤表中埋下错误数据。

（6）数据备案和共享。人工考勤的主要数据备份方案就是对纸质文件和Excel电子文档归档，有数据丢失的风险。此外，需要查阅历史数据也极为不便，不利于数据备案和共享。

2月25日，江西省教育厅制定了江西省学校（幼儿园）食堂经营管理“十必须”和食品采购管理“十不准”，以规范学校（含幼儿园）食品经营行为，把好食品入口关，防控群体性食源性疾患。其中“十必须”规定，食堂管理必须实行校长（园长）负责制；农村义务教育学校食堂必须自办，严禁外包；学校必须建立食物中毒或其他食源性疾患等突发事件应急处理方案等。“十不准”规定，不准向无许可资质的食品生产经营者采购食品原料、半成品和成品，不准向企业以外的食品生产经营者订购食品；不准向中小学生、幼儿制售生食类、冷食类（不含水果）食品和裱花蛋糕等。

2 解决方案

2.1 系统架构

通过分析人工考勤的缺点，采用基于计算机的信息化考勤系统代替原有的人工考勤方式是弥补缺陷，提高效率的有效途径。采用信息化的考勤系统不仅可以解决人工考勤方式中长期存在的公式计算、作业流、权限控制等问题，还可以利用计算机的智能算法代替大量人工操作，从而大幅度减少考勤工作量。

本文采用了基于B/S的设计模式，选取PHP+APACHE+MYSQL作为系统开发架构来设计开发这套考勤管理信息系统。用户仅需要在浏览器输入相应网址既可以登陆到考勤系统中进行相应操作。架构如图1所示。

图1 系统架构图

2.2 关键技术点

（1）自动计算工时

智能计算是本套系统的核心功能，考勤填写的资料主要包括考勤表和加班审批表。在考勤表中，除了填写员工的每日出勤情况，还需要计算员工的平日工时、节日工时、负工时、加班等。在加班审批表中，需要根据加班时段计算节日工时、假日工时和平日工时等。

在本系统中，所有额外的工时计算均可以通过计算机一键完成。

智能计算不仅能够正确地、快速地计算出数据，其灵活性还能够根据中心考勤的特殊性进行算法调整，从而适应不同中心的考勤细则。

作为系统的核心功能，它不仅减少了考勤员繁重的工作量，同时保证了数据的正确性。

（2）自动生成加班信息

本系统设计了一套自动生成加班审批表的算法，能够检测考勤表中所有的加班事项和加班时间，然后自动生成加班信息，用户只需要根据实际情况在加班信息中调整加班开始时间和加班事由这两项，就能够完成加班的填写。简单来说，当完成了一个员工的考勤表时，也就已经完成了其加班记录的填报，界面图如图2所示。

图2 自动生成加班信息界面图

通过自动生成加班审批，可以让考勤员专注于一些特殊时段的加班，而常规的加班则由系统完成，这样就能进一步减少考勤的工作量。

（3）自动生成加班结算表、缺勤表

在完成了考勤表和加班审批表后，就是根据考勤表工时和加班情况统计加班结算表以及缺勤表。而这两项统计完全由计算机完成，无须额外的人工干预。综合来看，通过使用本系统，可以使考勤的填报、审批、结算等工作比原先手工作业减少80%的工作量，大大提高了考勤工作效率。

（4）其他

a.针对考勤规则变更的问题，规则变更之后只需在系统参数配置上进行相应的修改，同时在系统里面发布一个公告即可，所做的修改能够立即生效，用户不需要了解考勤规则修改的细节。b.针对考勤规则管理的问题，在系统开发过程中，系统同时记录下了每个中心的特殊规则，规范了每个条目换算多少个工时，从而实现了考勤规则的规范化管理，将来需要修改规则时，只需要在配置上进行修改即可。c.针对重复工作的问题，在本系统中提供了很多便捷的功能，如：数据批量导入、批量修改，自动排班等，将相似性的重复工作减少到最小。d.针对数据不一致的问题，在本系统中，因为数据在数据库中是唯一的，而且系统有严格的权限管理机制，防止多个用户对同一个数据进行写操作，从而避免了数据不一致性。e.此外，数据会始终保留在系统中，用户可以随时登陆系统查看考勤记录，也能够随时在系统中导出Excel表格进行人工备份。

3 结束语

该系统于2012年2月正式投入运行。系统上线运行之后，显著地改善了各部门、中心的考勤状况，使得原先繁琐的考勤工作变得简单、快捷、高效，受到了相关领导和员工的一致好评。系统最终能够实施成功的重要因素是：（1）系统在设计开发的过程中对用户的实际需求进行了充分的调研和挖掘，听取并采纳了多方对于系统带有建设性的意见和建议，并对其功能模块不断进行优化完善；（2）对部分部门、中心相对复杂的考勤细则，采取了先易后难，先普通后特殊的分析策略，分步实施，最终完成了整套系统的推广使用。

考勤管理信息系统已经完全取代了人工考勤模式，成为了南京地铁运营分公司信息化考勤管理一个不可或缺的部分。

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