档案信息化建设初探

赵淑娜

（牡丹江师范学院档案馆 黑龙江 牡丹江 157011）

伴随着信息社会的发展，计算机已普遍应用于社会各个领域，局域网、互联网已经成为信息交流最便捷、较快速的途径，人们迫切要求能够在网络中找到自己需要的数字化档案信息。电子商务、电子政务在短时期内产生并迅速普及，在经济、政治、教育等各个领域产生大量的数字化文件，进而形成大量的数字化档案。公众的需求、社会的发展、工作的要求，促使档案部门必须加快信息化建设。笔者作为一名多年从事档案工作人员，结合工作实际，围绕档案信息化建设，谈几点认识，仅供业内同仁借鉴参考。

一、档案信息化的含义及内容

档案信息化是档案界普遍关注的话题，档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代档案管理学为概念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识，交叉应用的新型工作模式。档案信息化实质就是档案管理理念的转变，即由注重保管向注重提供社会服务利用的转变。

档案信息化具有广泛的内容，包括档案信息的基础设施建设、资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设和安全保障体系建设六个方面。在上述六个方面中，档案资源建设是信息化建设的基础和核心。它的主要任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。所谓电子文件的归档工作指的是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。

二、档案信息化建设的必要性

（一）社会发展的客观要求，使档案信息化成为必然趋势。伴随信息社会的发展，网络技术的普及，各类档案管理软件的开发、利用和升级，以及社会对档案资源的大量需求，迫切要求档案部门利用现代信息技术开发档案信息资源，将馆藏档案数字化、网络化，使人们随时随地可以在网络上查找到自己所需要的档案信息，提高查档效率，进而带来较大经济效益。

（二）档案信息数字化节省存储空间、节约资源，能够有效的保护档案原件。馆藏档案通过全文数字化扫描，存储于网络或网络介质中，利用很小的存储空间就可以存储大量的信息，可以大大提高档案信息的存储量。同时电子文件带来了纸质文件不可比拟的优越性，易利用、易传播。这样既节省了存储空间，同时又保护了档案实体，更好的达到重要档案永久保管的要求。

三、档案信息化的现状及问题分析

（一）资金投入有待提高。档案信息化设施是进行信息化建设工作的前提，关乎档案信息化建设的质量。作为完全靠政府拨款的档案部门，由于资金投入有限，导致档案的软、硬件设施配备低，很难达到信息化的要求，严重影响了档案信息化的进程。

（二）统一规划有待填补。目前，我国档案的信息化建设缺乏统一的指导，大家各自为政，档案信息化建设水平良莠不齐，这一现状对档案信息化建设影响较大，造成了资源的浪费，客观上延缓了信息化的进程。

（三）素质能力有待提升。科学技术的迅猛发展，客观上对档案工作者的素质提出了新的更高要求。目前，档案人员队伍素质不齐，计算机网络技术应用水平弱；现代化技术人才缺乏，严重影响了先进设备在档案管理中的应用；同时，档案管理方面的人才引进培养、激励约束机制等方面存在制度性缺陷。因此，提高档案从业人员素质，适应档案信息化建设需求是当前面临的重大课题。

四、档案信息化建设的对策

（一）制定统一的标准、规范，统筹规划。目前全国档案行业都在按着自己的想法进行着信息化建设，致使信息化建设处于无序、混乱的状态，造成了一些无谓的浪费，影响了信息化建设的整体步伐。我认为档案信息化建设是一项系统工程，为加快档案信息化建设，档案部门要制定统一的标准和规范，以及信息化的阶段性任务和具体实施步骤，使档案部门能够有据可依，更规范更科学的开展信息化建设。

（二）引进和培养现代化管理人才。针对档案队伍自身状况和档案信息化建设人才的需求，档案部门搞信息化建设关键的问题在于人，必须把培养人才放在工作首位，由于工作的分工和定位不同，信息化建设人才队伍要分为管理型人才、研究型人才、技术型人才、业务型人才等不同角色。档案部门应尽快建立起一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍，以满足档案信息化建设的需要。为加快档案信息化建设，加强档案干部队伍建设：第一：档案信息化全员培训。所有档案人员都要参加档案信息化知识培训,并将培训经常化、制度化,将培训的情况列入考绩、评审的范围。新聘人员必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。全员培训工程目的在于改变档案队伍的整体知识结构,提升整个队伍的信息化素养。其二,档案信息化专门人才的培育。依托高校,专门培养适应档案信息化建设需求的高级人才，从而解决档案信息化专门人才的增量问题。其三,优越的档案信息化人才引进政策。提供良好的软、硬件环境,提高人才待遇,增强人才引进的动力;建立起科学的绩效考评、薪酬分配和竞争机制,为档案信息化人才营造良好的发展空间。进而逐步积聚起一支稳定、胜任的专业队伍。

（三）档案信息资源的数字化建设。为加快档案信息化建设，我们首先要对原有馆藏档案进行数字化扫描录入工作，即把馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。建立档案信息数据库。同时对现行产生的电子文件要及时整理、归档。随着电子文件功能的不断增强、数量的迅速膨胀，要做到电子文件与同版本的纸质文件同时归档，即所谓的归档双轨制，以免造成历史的断档。

在信息经济飞速发展的今天，档案信息作为主要的信息来源，在社会发展中发挥着越来越重要的作用。档案部门必须抓住这个机遇，加快档案的信息化建设，为社会的发展创造更大的经济效益。

[1]吴品才，张照余.档案信息化建设现状、问题与对策.档案管理，2007（6）.

[2]刘东斌.对数字档案馆的理性思考.档案管理，2003（6）.

[3]关勰.试论高校档案信息化建设中存在的问题.玉林师范学院学报，2009（6）.