谈建设工程项目档案的科学管理

陈秀华

(江苏省矿业工程集团有限公司，江苏徐州 221006)

建设工程项目档案是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。建设工程项目档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工程，它是建设工程的有机组成部分，是工程质量的直接反映，是工程项目验收的依据;对工程档案进行管理与监督，应贯穿于整个建设过程中的方方面面。因此，保证工程档案的完整、系统，加强工程档案的管理工作非常重要。

1 建设工程项目档案管理的重要意义

1)建设工程项目档案是建设工程的有机组成部分。建设工程项目档案是整个建设过程的直接记录和真实反映，它把整个建设过程完整地链接起来并永久地保存，因此它是建设过程中形成的技术成果，是建设工程的有机组成部分。很多项目在建设开工前，已经形成了大量的文件材料，建设工程档案就开始产生和积累。若把文件积累的过程从建设工程项目中剔除，建设工程项目根本无法成立和开展工作。

2)建设工程项目档案的质量直接反映了整个建设工程项目的质量。建设工程作为一种特殊的产品，不但具有一般产品共有的质量特性，其质量还具有特定的六个内涵:适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境的协调性。工程建设的不同阶段，对工程项目质量的形成起着不同的作用和影响。因此，记录整个建设过程的工程档案，直接反映了建设工程的管理和质量的好坏。所以评价建设工程的质量，应以建设工程档案为依据进行综合全面评价工程质量。

2 建设工程项目中档案资料管理中的不足

1)工程档案管理普遍存在着“重建设、轻档案”的思想。档案的作用具有间接性、滞后性、潜在性等特点，决定了档案工作往往容易被忽视，成为工程项目管理中的薄弱环节。很多人认为档案工作只是在建设工程竣工后进行集中的整理资料，所以只是在工程投产或竣工之后，才依靠单位的档案管理部门对形成的大量资料进行突击整理、分类、归档。这样容易造成大量文件材料散失，收集不全;并且造成整理不规范，接收审查把关不严。

2)工程项目建设具有周期长、时间跨度大、涉及面广等特点，易造成文件材料的丢失和归档滞后。工程项目承建单位多，档案从形成到归档，需要多个单位共同配合完成，这样容易造成文件材料收集难、归档问题多。工程建设周期持续时间长，使得档案工作一直处于不断的运动和补充状态。参与建设的各个单位的阶段性资料不能及时收集与整理，造成档案内容不准确、缺项，档案载体不符合要求，形成了大量缺签字、原件盖章手续不完备的无效文件。

3)对项目建设过程中形成的一些随机文件和过程性文件重视不够。处理这些文件的随意性比较严重，经常用后就扔，很难做到及时归档，极易造成过程性文件丢失。施工过程中临时发生的变更，不能及时反映到竣工资料中，变更执行的程序不规范，容易导致竣工资料存在误差或失实。

4)档案资料编制质量不高，完整性、系统性不足。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时不严格按照相关规范、标准执行，导致归档资料质量不高。有的单位在工程竣工交付使用后，项目建设全过程中的资料不能及时归档，严重影响了档案的完整性。由于项目建设人员对项目档案工作重视不够，加之档案形成的分散性和阶段性特点，极易造成文件材料不能保持有机联系，分类不科学，整理不规范，系统性得不到保证。

3 加强工程档案管理及监控措施和方法

3.1 按集中统一管理档案的原则，建立健全管理制度

建立健全档案管理制度，建立工程档案工作领导责任制。在工程项目开始起动时就建立起一套符合工程建设特性的档案管理制度，把档案工作的基本要求与工程项目的管理有机地结合起来，首先从规章制度上理顺关系，明确各建设单位的职责，规范文件、档案的管理方法。为了确保档案工作与工程项目建设的同步进行，应指定专人管理工程项目档案，将档案工作纳入到工作职责范围中，确保档案材料始终处于管控之中。建立起统一的档案收集、整理、归档、移交等各环节的规范和标准，明确分类方案和保管期限，确保档案整理工作有章可循。

3.2 充分发挥合同的作用，把档案管理纳入合同管理

充分发挥合同的作用，在与监理、设计和施工单位签订合同协议时，档案管理部门要积极参与合同文件中有关档案管理条款的谈判，设立专门条款，直接把项目的档案收集、归档的要求与进度写入合同，明确各参建单位在档案管理方面的违约责任和惩罚措施，罚则中明确占质量保证金的比例，以法律的形式为工程档案的管理保驾护航，从而确保工程档案的完整性和系统性。档案管理部门积极参与合同的支付控制，对其进行密切跟踪、考核，以取得档案管理的主动权。

3.3 根据文件材料产生和流转规律，采用全过程管理模式

根据文件材料产生和流转规律，结合项目工程的实际情况，将档案管理的要求与措施贯彻于项目建设的全过程，逐步理顺项目文件的归档渠道，固化归档业务流程，随时收集积累项目各阶段的文件材料，使文件材料全过程受控。在档案行政管理部门和工程主管部门的监督指导下，及各参建单位的全方位参与下，实行事前介入、事中控制、事后审核验收把关的管理模式，确保工程档案的完整性。从项目建设开始，建立对口的档案机构，指定专人负责跟踪和掌握工程建设的进度，确保工程项目文件的收集、整理、归档和档案的移交与工程项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，达到对过程文件的全面控制。

3.4 掌握文件材料形成规律，实现文件档案一体化管理

向前延伸管理，使文件与档案管理之间形成完整的管理链条。对文件档案实施全面的一体化管理，将文件管理与档案管理统一起来，在所有参与建设的单位之间建立起统一的收发端口、统一的文件、档案编码体系等，使文件、档案达到最佳的管理和利用效果。同时要强调宏观管理与微观整理齐头并进，宏观管理上强化监督指导、归档控制;微观整理上要加强实体管理，注重维护原貌，保持文件有机联系，便于利用和安全保管。

3.5 提高工程档案管理效率，推行档案信息化管理

利用信息技术，由独立的档案管理系统到与其他信息系统的连接，实现文档一体的全程管理，提升工程档案管理的信息化水平。要将文件与档案的管理融入到项目管理系统中去，使档案管理系统与项目管理系统完成无缝连接。促使项目文件材料的收集、整理与项目建设的进度同步进行，实现文件、档案网上即时提供利用，实现对档案材料的有效监控及动态管理，提高档案管理效率。

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