民办高校教学秘书队伍的生存现状探析

孙振红 赵婉婷

【摘 要】民办高校教学秘书是在学院（系）里协助院长和教学副院长处理日常教学事务，联系教师和学生，落实教学计划，检查反馈教学情况，记录教学日志，整理保管教学文件档案的人员，其在教学管理工作中扮演着不可缺少的角色，是教学管理的主要力量。这些人员在工作中，存在专业知识不足、待遇偏低、职称提升难、评奖评优少等困惑，其解决需要民办高校和教学秘书共同的努力来改善教学秘书的生存现状。

【关键词】民办高校；教学秘书；生存现状

文章编号：ISSN1006—656X（2013）09 -0165-02

民办高校经过几十年的发展，已经成为我国高等教育的重要组成部分，在管理上日趋完善，当其发展到一定规模时，就会启用院系的二级管理模式。在民办高校中，一般各院系都会配有专职的教学秘书开展教学、教务管理工作。民办高校教学秘书岗位是保障正常教学秩序，完成教学计划，保证教学质量的一个不可缺少的岗位。

一、民办高校教学秘书的作用

（一）教学质量保证员之调度员。

教学秘书的主要工作就是为教学服务，是院（系）教学任务的具体安排人，所以教学秘书平时的主要职责是负责教学计划的落实和教学任务书填写；负责课程表编排和公共选修课的统计；负责教学用品、教师教材的领取发放；各科教材的征订工作；负责日常教学检查反馈；负责大学英语等级考试、计算机等级考试的报名手续；负责教师工作量计算工作；负责考试和成绩管理等等，事情琐碎繁多责任重大，需要教学秘书耐心、细心、真心的工作态度。

（二）教学质量保证员之协调员。

教学秘书也是教师与学生、院系与兄弟院系、教学领导与教师、教学职能部门之间的纽带和桥梁，具有上传下达、协调左右、沟通讯息、改善关系的作用。教学秘书处于事务的交叉点上，既像铁路调度又像交通警察，既是指挥员又是战斗员。总之，其协调职能发挥得好坏将对院系的教学活动产生直接影响。

（三）教学质量保证员之服务员。

服务教学是教学秘书的基本职能和宗旨，为领导服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点。一是为领导决策服务，每年定期组织教师评学和学生评教，及时将信息反馈给领导，给领导多提出合理化建议，达到提高教学质量、改善教学环境、增进师生关系的作用。二是为学院的广大教职员工服务，组织教师参与教学进度和人才培养方案的制定与修订，教师工作量的统计与上报，教师个人业务档案的完善与管理，做好每学期教师教材的征订与发放工作，编排每学期的课程表、填写教学任务书并下发，以此来保证广大教师教学工作的正常进行；三是为全体学生服务，组织学生报考大学英语、计算机等级考试；组织每学期的学生评教工作，及时将学生反馈的信息汇报给主管院长，保证教学计划的正常进行。

二、民办高校教学秘书的生存现状

（一）专业不对口，缺乏专业技能，整体业务素质低。

民办高校教学秘书来源面广大多是由本校优秀毕业生留校后担任的，大部分专业不对口，学历以本专科为主，研究生基本没有，这就导致学历层次偏低。而其中绝大多数的人未经历过教育学相关专业的学习，也缺乏一定的管理专业知识和技能，也没有丰富教学管理经验。而学校又对教学管理人员重使用、轻培养，使不少人整天陷入琐碎、繁多的事务中无法解脱，缺乏自由时间，不能进行系统的学习。因此，民办高校教学秘书队伍的人员构成参差不齐、整体业务素质不高。

（三）教学秘书队伍不稳定，人员流动性大。

第一，民办高校普遍不够重视教学管理队伍建设，认为教学管理是日常事务性工作，什么人都可以从事，从而轻视了教学秘书工作，导致教学秘书职称晋升难，职务提升难，大家都不愿意长期干下去。第二，教学秘书工作缺乏合理的考核标准，工作业绩不好界定，评优评先进机会少或者根本没有，工作干好了没有表扬，干差了经常受到批评和指责，经常受委屈。第三，民办高校教学秘书工作任务重、事务繁重琐碎、责任大，经常加班加点，每天面临着同样的琐碎而庞杂的管理服务工作，还不能有半点失误，精神压力大。以上几个原因的影响，导致教学秘书队伍的稳定性差，人员更换频繁。

（三）福利待遇有待提高。

民办高校教学秘书行政上归院系管理，业务上又要接受学校职能部门指导，不仅要完成学校和院系交办的管理工作，还要做大量的日常教学管理工作，工作非常辛苦，路人皆知，而且在待遇上却没有考虑到教学秘书工作的繁重程度，只把教学秘书当做一般的管理岗位，甚至于一些民办高校教学秘书的待遇还没有辅导员或专职司机的待遇高。所以，教学秘书岗位吸引不来那些素质高、能力强的人，造成了高素质的教学秘书严重短缺，学校即使想招聘高素质、有能力的教学秘书，也因待遇问题而无人问津。

（四）教学秘书地位不高，行政职务晋升难。

与高校普通教师相比，民办高校教学秘书在工资收入和职业声望上都有很大的差距。随着民办高校的发展升级教学秘书的学历要求都在本科以上，由于专业技术职务晋升难，同等学历的教学秘书在工资待遇上明显低于普通教师的平均水平。此外，教学秘书工作业绩缺乏科学的评判标准的工作性质使得社会对其评价远远低于其实际的工作贡献，付出的和回报不成正比。同时教学秘书的行政职务晋升困难，即使从事了很多年的教学秘书，也最多晋升到了教务科长或主任。如果想晋升到教学副院长是几乎办不到的，教学副院长的高职称、高学历是教学秘书不易达到的，再加上需要丰富的教学管理经验和专业知识，所以说教学秘书在行政职务上晋升很难。

5、科研创新能力不强。

民办高校教学秘书学历大多是专本科，科研意识淡薄，但严格地说，即使教学秘书全部是研究生，也不等于科研管理水平就必然能提高，因为绝大多数教学秘书继续深造意识虽然大大增强，但相对缺乏科研创新的意识。对科研的认识也存在一些误区，一是有的教学秘书认为“科研高深莫测”，认为搞科研只是教师和教授的事，是很难做的工作；另一个是认为“科研无用”，认为秘书的任务就是服务教学，无需搞科研，搞科研是额外负担。以上两种错误认识，导致教学秘书的科研创新意识不强，大部分人没有科研成果，且形式单一，科研成果集中于一般学术论文，水平不高，也有一部分虽然参加过科研项目，但仅限于厅级或者校级，层教次低，教学秘书在科研方面受到学历、职称、课题申报难等因素影响，再加上缺少科研时间，自身能力等制约，严重限制了教学秘书的科研创新能力。

三、改变民办高校教学秘书队伍生存现状的途径

（一）民办高校层面

（1）制定中长期培训制度，提高对教学秘书的培养。

第一，新聘教学秘书的常规教育。对于新聘或轮岗的人员，组织系统的岗位培训，培训内容应涵盖管理学、教育学概论、本校两级教学管理基本规章制度等，使他们掌握教育管理理论，了解高校教育规律、运作规律及教学过程，不断提高其业务水平。第二，定期举办教学管理人员的培训活动。聘请校内外教学管理专家做专题讲座、专项培训，针对教学管理工作中存在的突出问题，组织展开专题讨论。第三，轮换岗位，根据不同的教学管理岗位性质，以三年为一个周期，对教学秘书进行定期轮换。这可以促使教学秘书全面了解、熟悉掌握本院系教学各岗位的职能，培养全局意识，树立危机意识，进而培养教学管理岗位的“多面手”。

（2）完善激励制度建设，提升归属感、稳定率，提升职业认同感。

民办高校要完善校内激励制度建设，要为教学秘书群体建立健全社会保障体系：一是设立教学管理岗位专项津贴，该津贴随从事教学秘书工作时间增加而不断递增，从事时间越长且表现优秀，津贴额越高，从而缩小教学秘书与普通教师的收入差距；二是建立科学合理的考核机制，对于优秀教学管理人员的职务晋升、职称评定、评优、评先进给予政策帮助。把工作绩效与晋级分配挂钩，奖惩分明；通过激励机制，鼓励并满足教学秘书的合理需求，增加其成就感，稳定性和职业认同感。

（二）教学秘书自身层面

（1）要加强学习，掌握现代化办公手段，全面提升工作效率。

近年来，民办高校也开始重视校园网络、教学管理系统的使用，逐步引进实行信息化教务管理，以教务管理为中心，将课程管理、人才培养方案管理、学籍管理、学生网上选课、网上评教、教室管理、排课调课管理、等级考试报考、成绩管理、毕业实习等纳入教务管理系统，基本实现教学管理的现代化、信息化、网络化。学校搭建了管理平台，作为教学秘书必须熟练使用先进技术，掌握电脑的应用；能够熟练的应用计算机硬件知识和软件知识，熟练进行文字编辑、图像图形处理、表格处理、数据库处理等；掌握通信技术的应用，能够熟练的运用办公设备，只有这样教学秘书才能从原来的繁杂的、枯燥的日常事务中解放出来，从而有更多的时间投入到学习和科研中去。

（2）找准自身定位，全面提高自身综合素质。

民办高校教学秘书要想改变自己的生存现状，必须先给自身定好位，个人认为应做到“四个定位”一是角色定位，教学秘书即是服务员，又是管理者，而管理从本质上讲也是服务，作为教学秘书，这种服务更具体、更直接；二是目标定位，教学秘书须把领导满意、教师满意、学生满意；提高工作效率，提高服务质量即“三满意、两提高”作为自己的工作目标，争取努力达到；三是责任地位，教学秘书要时刻牢记“保秩序、求稳定”，保证教学秩序是基础性工作，只有在正常的教学秩序下才能落实教学计划，保证教学意图的实现；四是工作定位，教学秘书要保证自己工作的时效性和准确性，对于上面安排的任务要及时下达，对于下面反映的问题要如实的准确的汇报。

在定好位的同时还要提高自身综合素质，首先要提高自身思想品德素质，教学秘书面对繁杂的事务性工作，应具有强烈的事业心和责任感，爱岗敬业。要把岗位作为自己的理想，努力做到最好。其次作为教学服务员需要教学秘书具备较高的心理素质，具有良好的心理平承受能力，忍受工作中出现的种种误解、委屈、善于调节控自己的情绪，始终保持乐观、热情的心态，保持一种自信风度，做到认真细致，豁达坦荡。再次教学秘书对于繁琐的工作必须有敢于吃苦、勇于奉献的精神，把谦虚谨慎、任劳任怨作为一种永恒的美德。牢固树立为师生服务的观念，以踏实的工作作风和勤奋的工作态度，以一种甘当绿叶的精神，为学校、院系、教师和学生服务。

总之，教学秘书是教学管理工作中不可或缺的角色，是教学管理的中坚力量。其素质的高低、能力的大小、服务质量的好坏，将直接影响到教学管理水平和人才培养质量。因此，民办高校要关注重视这支队伍的建设和成长，从高校自身实际出发，结合现状，科学调度，使教学秘书在岗位上能够稳定、高效地发挥作用，成为保证学校教学工作的重要力量。

参考文献：

[1] 赵妮娜 浅谈高校教学秘书队伍建设。《时代教育》2009年第3期。

[2] 白 丹 高校教学秘书队伍建设现存问题及解决途径。《商情》2012年9月。

[3] 陈风光、李起 高校教学管理队伍建设的思考与对策。《人力资源管理》2011年11月。