西安交通大学：教师个人知识平台解决知识管理困境

文/刘宏磊 李一鸣 韩博 邸德海

西安交通大学：教师个人知识平台解决知识管理困境

文/刘宏磊 李一鸣 韩博 邸德海

随着教育改革的深入，高校人才培养模式多样化，教学和科研创新需求多元化，一方面为知识提供了更宽松、更适宜的生长环境，另一方面也为日益繁杂、多维度的知识管理模式带来挑战。高校的知识主要积累于以教师为核心的教学或科研团队中，目前面临的困境主要有以下几个方面：

1.授课过程中如何在给大量学生共享课件、方便地分发与回收作业的同时避免感染电脑病毒。

2.在教学、科研活动中，对成果档案维护力度大，但是对于过程性文件缺乏重视。加上办公地点分散带来的资料分散，版本不一致，资料整理不当，不慎丢失等问题，会造成不可挽回的损失，成为知识创新过程中的一大困境。

3.文件共享效率低，继承性差。科研团队及教学团队对知识的共享要求很高，但是传统的传送方式已经不能满足大量的知识共享需求。

4.科研环境良好，教师的知识产量日益增多，申报项目基金的机会也越来越多。但是每次申报都要整理历史成果，牵涉很多项目参与人的基本信息及各自相关科研成果收集，耗时耗力。

上述的教师知识管理与维护，教学科研团队合作时遇到的知识管理困境，对高校信息化提出了新的诉求，期望能够通过信息技术手段解决上述困境，其中一种解决之道——教师个人知识平台应运而生。

教师个人知识平台是为在校教职工提供一个方便管理自己知识、协同工作、聘任考核、团队知识共享、通过机构库分享个人知识的工作平台。个人知识包括个人属性、教学成果、科研成果、学科研究过程等以及所需的附带知识系统，其中一部分内容可用作年终考核、项目申请等表格的自动填报，为教师省去大量重复填表工作；另一部分在教学科研过程中为教师、学生，以及科研合作团队提供合作所需知识的分享空间，以利于知识的管理、分享、传播与创造；也可以通过机构知识库发布与分享基于教师个体管理的机构知识。其中，机构知识库（Institutional Repository，简称IR）又称为机构仓储、机构典藏、机构库，是一种基于开放理念的新型知识组织与传播形式，以搜集、组织、存储、管理、检索和利用学术机构的相关数字知识资源为主要任务，并且对网络用户免费开放绝大部分数字资源。

建设过程

教师个人知识平台以教师个人知识库为核心，并延伸自助填报、共享知识空间、与机构库数据互通等一系列应用。其建设过程包括系统建设过程和数据建设过程。

系统建设过程

教师个人知识平台是国家985三期项目，从2011年立项到2013年正式上线运行，历时三年，共经历了以下五个阶段的系统建设过程。

第一阶段：对知识管理的需求从模糊到清晰。教师个人知识平台的需求调研主要针对四类群体。第一类是其他国内知名高校在知识管理方面的探索与实践，包括清华大学面向知识分享的校园社交网络，复旦大学的Sakai网络教学平台与知识管理实践，大连海事大学的iLearning教学平台，厦门大学学术典藏库，基于NoteExpress的个人知识管理等。第二类是国内三家擅长于高校数字信息平台的公司在相关方面的产品，主要产品包括填报服务软件，群组知识共享软件，一张表填报系统等。第三类，也是最重要的部分是校内用户的深度调研，包括学校领导、教师、学生、管理人员等人员，学校图书馆、教务处、研究生院、国际处、科研院、财务处等业务部门，主要调研内容包括用户目前遇到的问题以及对系统的希望，业务部门之间数据互通的需求等。第四类是业界先进、成熟、活跃、适宜的软件架构、开源框架与管理工具，寻找适合平台的对象，包括eFront、Sakai、Moodle、DSpace等，又研究了eLearning概念。先后共进行调研活动二十余次。

第二阶段：深入研究教师需求，模块化处理。完成深入的需求调研与大面积材料收集后，在2011年11月，设计了教师个人知识平台逻辑架构，并规划组织了知识库的结构、数据建设方案等。之后，项目组经过充分的研究、梳理、分析和论证，组织编写了教师个人知识平台需求分析报告。

第三阶段：详细研究平台功能，划定内涵与外延。教针对需求研究的结果，对平台的功能与模块划分进行具体研究。平台的用户包括教师、受委托人、学院管理员、学生，见表1。其中受委托人由教师亲自指定，可以是教师的研究生、博士生，或者院系秘书。平台的主要功能包括知识维护、内容审核、考核维护、个性填报、共享知识空间、文献机构库。其中教师、受委托人、学院管理员都可以进行知识维护。但是受委托人录入的内容需要交由教师审核，教师参与考核的内容需要交由学院管理员审核。考核要求由管理员发布，教师可以参与考核，学院管理员也可以帮助教师参与考核。教师可以使用个性填报功能。共享知识空间由教师和学生共同使用。教师或学院管理员都可以将已发表的知识成果与文献机构库互通。

表1 教师个人知识平台功能模块

第四阶段：系统设计与开发测试。教师个人知识平台的系统设计与开发测试分为概要设计、详细设计、编程实现、系统测试四个阶段。概要设计以功能模块研究为基础，设计了开发运行环境、数据库的概念数据模型与物理数据模型。详细设计给出各个功能模块的实现方法、过程和页面设计。编程实现阶段是将前述设计都付诸实施。

教师个人知识平台的界面设计特别参考了大型门户网站（qq邮箱、人人网、淘宝网等主流网站）的设计风格，注重用户使用便捷性，功能人性化，界面友好等特征。首先，使用帮助功能增加了动态活泼的新手指南，以真实界面为背景，逐个高亮显示重点功能区域，并以简洁文字提示功能，既形象又清晰。其次，界面采用新颖的设计方式，突出常用功能，以含义明确的图片传递信息，在图片右上角以数字形式提示新信息数目，尽量减少鼠标点选与移动。再次，界面配色采用流行的清爽风格。最重要的是，按照业务处理过程导向用户操作，让用户按照常规流程的运转模式使用系统功能。例如，当受委托人录入了新信息后，就会在教师的页面中醒目提醒；当教师提交成功后，就会在学院管理员的界面中醒目提醒；学院管理员审核后，又将结果返回给教师。

第五阶段：在学校内试点，并逐步推广。教师个人知识平台的系统实施包括运行环境准备、人员培训、原始数据清理等阶段。运行环境准备包括虚拟化服务器、数据库一体机、云存储空间等系列基础设备。人员培训环节，首先针对学院管理员，其次针对教师。针对教师的培训是一项长期系统化的过程，需要让他们慢慢适应新的知识管理手段。原始数据包括学院中已经储备的历史个人知识成果，以及图书馆、教务处、研究生院、国际处、科研院、财务处等业务部门的相关数据，为教师使用系统降低门槛。

数据建设过程

教师个人知识平台需要的基础数据主要来自于图书馆、教务处、研究生院、科研院、财务处、国际处六个业务部门，还需要学院中已经储备的个人历史知识成果。

西安交通大学在建立数字校园时，着重解决了数据交换的问题，建设了统一数据交换平台。数据交换平台力图建立一套符合交大实际情况的数据标准；实现统一元数据管理，在统一元数据管理基础上实现高性能的数据交换；建立一套符合交大实际情况的稳定、高效、多功能的数据管理和交换工具；建立一个高性能的中央数据库系统，作为学校关键数据的存储中心，提供高安全性、高可靠性的基础数据管理。

教师个人知识平台在统一数据交换平台的基础上，进一步统一教务处、研究生院的授课与指导学生信息，并将学院中已经储备的个人历史知识成果收集起来。图书馆的机构库借助开源工具——DSpace创建。DSpace的主要特点是：开放源代码，利于使用或修改；功能针对性强，利于管理教育和科研资源的开放源系统；移植性较强，采用B/S结构，基于Java开发环境，统一使用UTF-8编码。因此，DSpace具有很强的代表性，知识库中与其互通的数据都要遵循此标准。

学院中已经储备的个人历史知识成果是数据建设的一大难点。目前学校在教学科研成果管理方面没有成熟的应用，各个学院维护的成果还比较全面，但是储存介质各异。有纸质存储的，有Excel存储的，有Word存储的，还有以数据库形式存储的，对于成果的详情也记录得并不全面。这些数据需要正确、尽可能全面地收录在平台数据库中，主要通过以下途径实现数据初始化与标准化：

1.利用已有国家或行业标准规范化数据。针对原始数据的存储不规范的情况，使用国家发布的个人基本信息代码、专业技术职务代码等，教育部发布的教育管理信息、教育管理代码等，以及校内的数据交换标准进行规范化处理。

2.制定常用信息字典。针对外文资料中的校名缩写、专业名称等易混淆信息，根据SCI标准制定信息字典，随时补充未覆盖的通用信息数据。

3.自动化处理电子存储数据。针对Word、Excel等存储的数据，编程实现向数据库中导入，并规范化数据格式。

4.组织人力处理纸质存储数据，补全缺失信息。针对纸质存储的数据组织人工录入，并尽可能补全缺失项。

建设成果

西安交通大学教师个人知识平台对个人与团队知识的管理进行了功能创新、应用创新、机制创新、实践创新，建成了一系列应用系统与平台。

依学院个性化的教师智能考评系统

教师个人知识平台中的个人教学科研成果可以用做工作考核。平台支持每个学院根据自己的实际情况制定自己学院的考核方案与工作量计算算法，算法可以导入到考核系统，以配置文件形式存储，权威数据（如教师职务职级、授课指导学生信息、部分论文获奖成果等）通过数据交换系统从学校各应用业务系统中获取，教师可以补充不完善的数据，受委托人和院系秘书都可以帮助教师整理成果数据。教师将预参与考核的成果进行提交，经学院管理人员审核后生效，系统自动计算考核成绩和报表，教师自己可以预览考核结果。参与考核的知识成果可以分配给其他教师或从时间进度上跨年度使用。

eFront与教学管理系统相结合的新型数字学习环境

建设了eFront与学校的教学管理相结合的新型数字学习环境。eFront是一套功能齐全的开放式在线学习系统，能够让管理员利用其提供的各种工具来创建和管理课程。其中的主要工具包括内容编辑器、文件管理器和数字图书馆、考试构建器、创建测验、分配计划/项目等。

教师个人知识平台的教学共享空间基于eFront构建，并扩展了与学校教学特色相关的功能，隐藏或改造了一些面向社会教学的开放式应用。学生的选课和分班工作由教务系统完成，通过数据交换把教务系统中的课程相关信息交换到eFront数据库中，并保持原有的课程和学习、教学班关系。扩展后的平台能够保证课程基本信息包括教学资料一直存在，教学班以逐年变动的形式与课程进行关联，保证了教学的传承性与继承性，免除了教师反复整理教学资料的工作。

基于云存储技术的教师与团队知识分享和协作平台

建设了基于云存储技术的教师知识分享和协作平台。使用教师个人知识平台的教师都有自己的独立云存储空间。存储空间中的文件可以在群组内进行共享和传播，既可以用于教学，也可以用于科研。

基于教师知识分享和协作平台，建立了团队知识共享平台。以教师为核心，教师指定的科研团队或群组都可以对平台内的知识进行管理、分享与传播。

全校统一的群组关系管理平台

建设了全校统一的校内群组关系管理平台用于知识共享。群组管理包含管理（用户）数据集成、群组数据管理、应用集成和为用户提供的群组服务四个组成部分。

管理（用户）数据集成主要是如何获得群组的数据，群组数据来源主要有两个方面，一个是管理信息系统中由于人员属性所形成的固有群组关系，例如教师和学生基本信息里的“学院”、“班级”等信息，这个需要通过数据交换平台导入到群组管理中。同时提供API使得应用程序可以通过调用接口来创建群组，比如云存储系统、教师个人知识管理等应用可以把自己生成的群组写进来。

群组数据管理是该系统的核心，主要提供群组的创建、修改、删除等基本功能，以及群组包含和复合的计算、群组信息的存储等。

应用集成包含3个方式，首先是LDAP服务集成，这个主要用于数字校园平台内部的管理集成。其次是基于Web服务的集成，这个是应用系统的主要集成方式，各个应用系统可以通过这个API读出和使用用户的群组，也可以创建群组，群组一经创建，全局可见，全局可用。第三种方式是消息推送，主要是用在群组信息发生变更的时候，可以快速准确地推送到需要被通知的用户。

群组管理是为应用系统提供的平台级服务，普通用户是见不到群组管理界面的，用户只能通过应用系统提供的群组管理功能来使用群组服务，也就是说每个应用系统可以根据自己的需求设计不同的访问界面来调用群组服务的统一接口。

学生与导师共同参与的双向机构知识库收集机制

实现了创新的机构知识库文献数据收集机制，由教师与学生共同参与，可以双向同步数据。学校的机构库基于DSpace建设，DSpace的数据充实过程需要耗费大量的人力物力：原始资料中没有学院信息，难以根据学院划分子库；外文资料的作者英文姓名、单位书写不规范，难以确认身份与所属学院。为此，平台适当扩展了DSpace的功能，提出了新的文献收集机制。

将DSpace中的人员信息与数字校园用户一一对应，单位信息也与数字校园衔接，保证DSpace中“作者”的唯一性，也可以简单地获得学院、专业、邮箱等基础信息。

文献收集方式采用教师主动向机构库中提交、教师从机构库中认领自己的文献、委托人代表教师进行认领三种方式。教师将自己个人知识库中需要发布的成果直接提交到机构库，或者从机构库的文献集中认领自己的成果，也可以由受委托人代为认领，这样就完成了文献与作者身份的一一对应，也对充实机构库有很大帮助，提高了效率。教师提交的数据由图书馆的管理员核实是否真实发表，教师认领的数据由学院管理员核实作者身份。

机构库文献的分享模式也获得了改进。文献持有人与数字校园身份衔接后，就可以获得他在数字校园平台中登记的通讯方式，如手机号码或邮箱地址。在文献详细信息的界面上增加一个“向作者索要全文”的功能，索要人可以简单描述自己的身份、索要目的及回复方式。此描述信息会自动通过短信或邮件发送至文献持有人手中，手机号码或邮箱地址对索要申请人完全透明。持有人视情况决定回复与否。文献持有人还可以将全文的阅读下载权限制定给某些人，只有被指定人才可以访问。这两种方式使得文献分享更为灵活，提高了系统的可用性。

（作者单位为西安交通大学网络中心）