建筑工程中档案资料管理的重要性及策略研究

李金环

河南省住房和城乡建设执业资格注册中心（450000）

建筑工程中档案资料管理的重要性及策略研究

李金环

河南省住房和城乡建设执业资格注册中心（450000）

档案资料管理是工程建设过程中十分重要的工作，档案资料作为建筑工程的重要组成部分，发挥着无可取代的作用，因此加强对建筑工程档案资料的管理十分重要。根据我国建筑行业的发展现状，这里对建筑工程档案资料的重要性进行了详细论证，并且指出了现阶段档案资料管理存在的问题，针对这些问题提出解决办法。

建筑工程；资料管理；重要性；策略

随着建筑行业的不断发展壮大，建筑工程中产生的资料数据也相应增多，加强对建筑工程中档案资料的管理已经成为建筑行业的发展需要。

1 建筑工程档案资料管理的重要性

一个系统的建筑工程的工作量巨大，涉及到的数据繁多，因此，建筑工程中需要进行整理的资料也就相应增多，规范化管理对工程建设的顺利进行提供了有力的保障。因为建筑工程项目的隐蔽性特点，所以对工程质量的检验就需要通过档案资料来进行。建筑工程中档案资料保存完整与否与对工程项目的评价直接相关。可见加强对建筑工程中档案资料的管理非常重要。从现代建筑行业的观点来看，对建筑工程档案资料管理的水平可以直接反映出该企业的管理水平及发展前景。

应建设部的要求，各建筑企业对建筑工程中档案资料进行妥善管理，并把建筑工程档案资料的规范程度作为衡量工程质量的重要指标，等等。所有这些都证明了建筑工程档案资料管理的重要性[1]。

2 建筑工程中档案资料管理存在的问题

2.1 对建筑工程中档案资料的管理不够重视

在一些建筑行业管理者的思想中，对于档案资料的管理没有足够的重视。他们一般注重工程建设的质量和速度，认为只有这些才是与工程利益直接相关的。他们的这种想法落后陈旧，是不切实际的。

2.2 对建筑工程中档案资料的管理不到位

建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料，其中包括管理、施工、设计、质检等部门。各部门分工合作,致使档案资料完整存在相当大的难度。例如，在工程施工或竣工验收过程中，档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录,档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然,施工过程中的档案就得不到及时整理，或者在工程竣工验收过程中出现差错，而且这些差错很难被发现。

2.3 建筑工程中档案的管理制度不健全

目前，施工企业的档案管理依据是20世纪80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定，该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。虽然有的地区制定了相关的制度，但是宣传不到位,施工企业管理人员对此没有给予足够重视，直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。

2.4 建筑工程中档案资料管理人员的职业素质偏低

建筑工程中档案资料管理的从业人员应该具有相应的专业基础,接受过正规的职业训练。但建筑工程中档案资料管理工作起步较晚，这些从业人员根本没有接受过对口教育，只接受过一些简单的短期训练，文化程度一般偏低，即使接受训练，职业素养的形成也很缓慢。这些问题导致建筑工程中档案资料管理从业人员的工作受阻，对于问题的掌控能力较差。甚至有的施工企业根本就没有专业从事档案资料管理的人员，一般由企业中其他岗位的人员兼任，导致员工无法专注于档案资料管理的工作。有的施工企业虽然有专职的档案资料管理从业人员，但是从事这一工作的员工更换频率过快，不利于对建筑工程中档案资料的高效管理[2]。

3 建筑工程中档案资料管理的策略

通过以上对建筑工程中档案资料管理的重要性及管理中存在的问题的分析，我们深刻认识到完善和改革档案资料管理制度的重要性，以下为改善建筑工程档案资料管理的策略。

3.1 提高建筑工程中档案资料管理从业人员的素质

要做好建筑工程中档案管理工作，首先要从提高从业人员素质做起。档案资料管理从业人员必须接受相关的专业教育，对建筑工程的相关知识和国家政策有一定的了解,有一定的计算机操作能力。因此，企业在进行档案资料管理从业人员的选拔时一定要严格，不能徇私舞弊，要对所选人员进行岗前培训。此外,档案资料管理从业人员要具有高度的责任感，按照国家法律和公司规定办事，认真负责，做好自己的本职工作。档案资料管理从业人员还要经常进行自我反思，反思自己是否按时完成了本职工作，怎样才能和企业其他部门做好交流，反思自己是否对建筑工程项目进行严格审核，审核是否合理规范，自己是否采纳或者考虑过客户意见，是否及时进行工作的自我批评和总结，用积极乐观、认真负责的态度去完成工作。档案资料管理从业人员要勤于思考、乐于奉献,多和企业中的其他部门进行技术经验交流，树立积极学习的理念，不断获取新知识，加强专业知识的训练，保证做好建筑工程中档案资料管理工作。

3.2 建筑工程档案资料管理职责应该得到规范

一个合格的建筑工程档案资料管理从业人员只有明确了自身的工作目标,才能提高工作效率。就当前建筑行业的发展形势来看，建筑工程档案资料管理从业人员的职责是：搜集、记录、规整企业相关部门的档案资料和数据；对工程施工部门的施工过程、进度进行检查；检查工程中的各项档案资料的记录情况；对工程建设的有关资料做好记录，在需要时能够及时找到;检查各部门的工作进展程度；加强与企业管理人员的联系，对于建筑工程设计中有更改的地方做好跟踪记录；对企业图纸、文件等要妥善保管,对借出去的资料要做好相关记录；获得企业领导许可以后到其他企业借阅资料；建筑工程的档案资料多为机密性文件，档案管理从业人员要对进出资料室的人员进行盘查；对于企业安排给个人的其余的工作也要认真完成。只有档案资料管理工作得到保障,建筑企业的其他工作才得以更好开展。

3.3 对建筑工程中档案资料管理制度进行优化

建筑工程中的档案资料管理是一个庞大的工程，要想保证管理的有效性，就必须采用制度化的管理措施，使得档案资料的管理更加规范合理。这成为建筑工程顺利实施的坚强后盾。要进行档案管理制度的优化，首先要对档案管理的范围做一个界定。建筑工程中的档案资料界限明确，它主要包含了建筑工程资料、设备档案、有关工程建设的内部资料等，其机密程度很高，对于这些资料的管理必须要严格保密。作为一个合格的建筑工程档案资料管理从业人员，必须要有良好的职业道德和扎实的专业基础，对企业的档案资料根据企业制度进行妥善保管,并且实施严格保密制度，不得有任何故意泄露公司机密的行为。对于需要借阅档案资料的人员要进行严格盘查，不得让其他人员直接接触档案资料。如果该人员获得了企业领导的批准需要进行相关档案资料的查阅，档案资料管理人员必须对他的证件进行仔细查阅，确认无误后才能允许他查阅档案资料，并做好有关记录工作[3]。对于整理好的档案资料要排列整齐有序，切不可乱堆乱放，也不要把不相关的杂物和档案资料放在一块，确保档案查找方便、快速。要注意档案资料的外借时间，对于借阅期限已满但是还未归还的档案资料要及时追回。为了保证档案资料的完整性和清晰度，对容易破损的资料要加以保护。档案资料管理人员应运用现代化的知识理念提高工作效率。

4 结语

随着施工企业对建筑工程中档案资料管理重视程度的提高,档案资料的管理工作将更加完善，必定会有效促进工程建设的实施，推动企业发展。

[1]冯小艳,何伟.浅谈工程资料管理在施工过程中的作用[J].华章,2011,(2):273.

[2]佟樱.浅谈民用建筑工程档案资料的有效管理[J].山西建筑,2010,36(1):231～232.