数据库技术是实现科技档案编研信息化的重要抓手

曾文清

摘要: 丰富的库藏档案资源是科技档案编研的前提，而现代化的数据库是实现档案编研信息化的利器。建设科技档案数据库，需要聚合专业技术人员、档案工作人员、计算机专业人员等复合型人才，通过充分的用户需求调查，科学定义各种数据库表及表间的关联，达到便捷地通过强大的检索和输出功能，编撰各种专题成果的目的。

关键词: 科技档案; 编研; 数据库；信息化

中图分类号：G271文献标识码： A

1数据库建设是档案库藏量发展的必由之选

随着计算机技术在社会各界的广泛应用，生产、管理的信息化也被越来越多的企业作为赶超世界潮流的标志之一。而数据库技术则是信息化建设中一个重要支撑。没有数据库技术，人们在海量信息面前将手足无措。同样，没有完善的科技档案数据库，我们在开展科技档案编研、实现档案信息化管理和利用的时候，有可能面临无从下手的困扰。

科技档案编研，是指根据开发利用档案信息的需要，对科技档案内容进行分析研究，将相关科技档案信息、资源加工编辑成各种形式、各种专题的科技档案成品的档案业务工作。这些企业原始档案信息资源，其实就是一个个实体的“数据库”。本文讨论的，是通过现代计算机技术，将这个实体“数据库”进行信息化“改造”，对数据进行加工处理，建立科技专业的数据表，为科技档案编研检索必要的信息资源，从而提高科技档案编研成果的质量和数量。

2科技档案数据库建设的三大条件

科技档案数据库是科技档案编研的前提，没有库藏数据就没有编研利用可言。反过来，完善、现代的数据库是实现档案编研信息化的利器，是更好、更快、更便捷地满足用户对科技档案信息资源的利用需求、提供更深层次的科技档案服务工作的技术保障，因此也是反映一个企业科技档案管理的水平的重要参考指标。它的建设必须满足一些基本的条件。

2．1 丰富的库藏资源

库藏科技档案是进行编研和为用户提供服务的物质基础。大中型企业的科技档案经过几代人的积累，馆（室）藏科技档案信息资源越来越多，专业面越来越广，单凭人脑的记忆在库藏里寻找所需信息是不现实的，这就需要建立数据库对库藏科技档案信息资源进行分类筛选、加工、著录，为科技档案编研提供源源不断的信息资源。另一方面，如果没有一定量的库藏资源，也就无从谈论数据库的建设。如果把库藏档案资源比作“货物”，那建设数据库就是为这批货物搭建一个现代化管理的“仓库”。大量“货物”是“仓库”存在的前提，优质的“仓库”提升“货物”的附加价值。

2．2 复合型专业人才

人的水平决定档案编研的水平。在科技档案编研过程中，仅仅靠档案人员是不够的，还需要科技专业人才和计算机人才，而这几方面的复合型人才将会使科技档案编研事半功倍。科技档案数据库建设和编研是复杂的系统工程，涉及到各种专业人才和现代技术。如何组织好这些条件，直接影响到科技档案建库和编研质量。从建立数据库到对数据的检索、网络传输，都需要计算机专业人员来完成，而建立哪些数据表，每个数据表著录哪些字段，这又需要档案人员和科技专业人员的参与。三者的工作离不开高效的组织和支持。

2．3 现代计算机技术

现代计算机技术特别是数据库技术为科技档案的信息化管理奠定了基础，也为科技档案编研的现代化提供了保障。数据库技术，简单来说就是用计算机对信息数据进行设置、存储、分析处理、检索利用的技术。企业的科技档案信息浩如烟海，不使用数据库技术管理是谈不上档案信息化管理的。随着计算机技术的发展，网络技术在科技档案数据库管理方面也得到发展，这为科技档案编研成果的快速传播提供便利。

3 科技档案数据库建设的三大步骤

基本条件满足后，就可以进行科技档案数据库的设计和建立了。数据库设计就是根据档案内容，定义各种数据库表及表间的关联，以便有效存储数据，满足用户信息要求和处理要求。

3．1 针对不同用户的需求分析

在建立科技档案数据库时，程序开发人员首先必须对企业内部专业技术人员、档案工作人员以及企业管理人员进行需求调查分析，包括调查、收集与分析用户在数据管理中的信息要求和处理要求等，主要调查方法包括会议调查法、专家咨询法、问卷调查法、个人访谈法等。库藏的科技档案主要是为科技人员服务的，这就决定了在建立数据库时需要咨询一线专业技术人员和管理者最需要哪些信息资源。根据档案专业的要求，程序开发人员也要了解档案工作人员的需求。只有把握了不同用户的需求，开发的科技档案信息数据库才能更有成效，科技档案编研才能有的放矢。

3．2 定义标准的对象命名规范

大型数据库的开发需要命名的对象、属性很多，各个数据表之间可能有相同的字段名，数据库表、输入表单、输出报表、视图、文件名等可能需要用同一个名称，这就要给对象名称加前后缀标识对象的类；对于表字段的类型、长度、输入限制也要合理定义。定义标准的对象命名能使数据库的对象、属性层次分明，具有较好的整体性、扩展性、兼容性，有利于程序的调试和修改以及后期的技术维护，节省开发周期，有利于数据存储和检索。所以一个企业应该根据数据库技术及对象命名规范，在数据库应用系统的开发过程中逐渐形成本企业的数据库命名规范。

3．3 建立科技档案数据库

上述准备工作做好后，就可以按E-R图（实体-联系图，Entity Relationship Diagram）来建立各种科技档案数据表了。E-R图是在数据库设计领域广泛使用的表示实体类型、属性和联系的有效方法，一般用矩形表示实体型，用椭圆表示实体的属性，用菱形表示实体型之间的联系。

以“地下管线普查项目档案”为例，在设计数据库E-R图是，除了要建立“档案案卷” 、“档案文件”两个目录型数据表外，还应根据档案编研、统计和利用者的不同需求，建立“通信”、“电力”、“供水”、“排水”等若干个专题型数据表。各表中的字段设置应尽可能地反映出数据表对象的属性，并且每个字段表达一种属性；同时出于便捷分类、排版、检索和统计的考虑，要注意避免将多属性放入一个字段。另外，为了便于后期的维护、分析和统计，数据表设置中加入“录入日期”、“录入”、“备注”等非对象本身的属性也是必要的。

各数据表建好并设置主键后，就可以按 E-R 图建立各数据表之间的关联，进而建立各种表单、报 表、视图、查询等功能以及指导档案人员如何输入科技档案数据。如果企业现有的科技档案管理系统只建立了“案卷级”和“文件级”的目录数据表，没有对工程项目的数据信息及科技专业的数据信息设计数据表，是不能提供科技档案编研信息资源的，所以应根据数据库模型E-R图进行科技档案数据库的改扩建。

4 结语

科技档案工作的出发点和最终目的，是为了满足用户对科技档案信息资源的利用需求。而科技档案编研正是对科技档案信息资源的开发和利用的工作。这种更深层次的科技档案服务工作技术含量高，能反映一个企业科技档案管理的水平，在企业档案工作中有着重要的地位。

企业只有对科技档案数据库的建立多下功夫研究，才能建立合理结构的科技档案数据库应用系统。有了合理的科技档案数据库支撑，我们就可以便捷地通过数据库强大的检索和输出功能，编撰出各种专题的科技档案编研成果，随时主动地提供给科研生产人员利用。