高职院校教学秘书岗位职责与岗位能力浅议

钟任军

摘 要：高职院校教学秘书是教学管理的基层实践者、组织者、管理者和服务者，同时也是部系领导的助手，在教学管理中起着重要作用。明确教其岗位职责、培养其岗位能力将有利于教学工作和教学秩序。因此，建立高素质的教学秘书队伍，培养、提高教学秘书的岗位能力是高职院校加强教学管理、推进教学改革的重要任务。

关键词：高职院校 教学秘书 岗位职责 岗位能力

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（c）-0155-01

近年来，高职院校发展迅速，提高其教学管理水平已经成为时代的必然要求。高职院校在人才培养方面要考虑强化实践技能与综合能力培养，设置合理的文化课与专业课比例。此外，高职院校的教学管理不仅符合普通高校教学管理的规律，而且具有职业教育的特点。高职院校教学工作也是教学管理的重要组成部分，教学秘书正是教学管理最基层的管理者和执行者。同时，教学秘书也是系、部领导的助手，在教学管理中发挥着不可替代的作用。从这方面而言，明确教学秘书的岗位职责，培养其岗位能力，对整个高职院校的教学质量、教学秩序的保障与提高具有重要的意义。

1 高职院校教学秘书岗位职责

教学秘书的工作职责就是起到“承上启下”的作用，一方面要准确及时传达学院（如院办）、各分管部门（如教务处、质管办）下达的各项通知，一方面要积极协助所在部、系主任完成各项教学管理任务。对于负责基础课程教学的部、系，如基础部，由于课程涉及各专业系的学生，还要和各班主任（辅导员）保持密切、及时的沟通。

1.1 积极协助所在部、系领导工作

教学秘书的最主要工作职责之一就是做好协助工作，即做好合格的“参谋”作用。由于教学工作是所有高校，包括高职院校工作的重中之重，是院校的生命线，因此各部、系领导也是视教学与教学管理工作为极为重要的内容。作为教学秘书，必须积极、认真地协助部、系领导处理好日常教学管理事务，对于上级的指令必须及时下达，对于在自己责权范围内的内容要认真迅速的解决，对于自己不能解决的则要及时向领导汇报，通过领导的指导来解决。因为协调好与各部门、各部、系的关系，对于提高教学管理水平与效率是非常重要的，因此，教学秘书的另一重要职责就是协助所在部、系的领导处理好各类关系。努力做领导和师生间的沟通纽带，将任课老师的意见准确及时的通报给各班主任，再进一步告知为各位同学，反之将各位同学的意见反馈给任课老师，进一步提高教学质量。教学秘书还需要协助系领导进行教学检查，并且将发现的问题及时处理，这非常有利于提高教学质量。

1.2 教学资料的收集与整理

教学档案资料的收集与整理是教学秘书的重要任务，因为教学管理的重要措施之一就是规范各类教学资料。教学秘书按照教学档案管理的要求，需要在每学期的不同阶段收集各类教学档案。例如，开学初期需要收集各位任课老师的教学计划、授课计划以及教学大纲，需要收集各门课程的教学进度表，然后将这些信息提供给部、系领导，便于部、系主任安排听课，对教师的教学情况起检查督导作用。

1.3 监督调课与教学计划的执行情况

由于可控或不可控的原因，调课也是教学管理中经常发生的事情，但有些任课老师在临近上好课或上课之后才打电话说因病、因事不能上课，这显然会给教学秘书的日常管理造成很大的困难，同时也会给学生留下很不好的影响，在了解真相前，学生可能会认为学校对教学工作不重视，过于随意，这样班主任对于学生的管理也会造成不良影响。为防止这种事情的发生，教学秘书就必须要监督任课教师认真执行已经制定的调课规范化管理制度与条例，让任课老师严格执行，否者需要承担相应责任，如教学事故的处罚。教学计划是任课老师执行的，但是执行情况如何？有没有违反计划的行为？这就需要教学秘书时刻进行监督，这不仅是对学生负责，也是对任课老师负责，更是对院校教学工作负责。

2 高职院校教学秘书岗位能力

教学秘书应该是高职院校最基层的教学管理者，其特点是：工作任务多、工作形式繁琐，工作责任重大，但却难出成绩。辛辛苦苦工作，却得到重视与认可。为了应对这种不利局面，需要教学秘书具有良好的心理调节能力和心理素质，以及熟练的业务能力，否则很难长时期的承担教学秘书工作。为了使教学秘书能够胜任各项岗位职责，培养一下岗位能力是必不可少的。

2.1 全局观念与统筹安排能力

教学秘书必须具备全局观念，考虑问题要从全局高度来看，拥有统筹全局工作的能力，对于各类工作，要做到：分清主次与轻重缓急。这样才能高效地完成各项本职工作。日常工作要有计划，而常规工作要有流程，同时要做好阶段性工作总结、反思并加以提高。

2.2 沟通协调能力

教学秘书在处理日常教学管理工作时，需要面对部、系领导、学校职能部门领导、教师、学生，沟通协调能力是教学秘书应该具备的重要素质。有效的进行沟通与协调，可以消除工作中的阻力，提升执行政策的能力，还可以通过开展工作不断积累合力与助力，从而促进教学管理工作的良性运转，提高教学管理工作的效率。

2.3 心理调节能力

教学秘书工作特点就是：纷繁复杂，压力大，责任重。一旦发生疏忽，就可能影响教学工作。在执行决策的过程中，遇到同事不配合，工作情绪也会受到很大影响。因此，教学秘书具备良好的心理素质和心理调节能力非常重要。要善于发现问题并解决问题，并能够站在服务对象的立场思考问题。

总而言之，高职院校教学秘书在教学管理工作中的作用是无可替代的，学校主管部分应该重视教学秘书队伍的管理与培养，一方面要认可他们的工作，提高他们的工作积极性，另一方面要采取多种手段，包括开办主题培训班来提升教学秘书的岗位能力。全校都要关注教学秘书的发展空间，让他们体会到自己工作的付出具有重要价值，确保教学秘书队伍的稳定、高效，这也有助于高职院校教学管理水平和教学质量的快速提升。

参考文献

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[2] 陈晓蓉.论如何做合格的高职院校教学秘书[J].浙江纺织服装职业技术学院学报，2012（2）：104-106.

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