浅析推行研究生电子档案的必要性

刘洪韬　王淑强　陈红珍

摘 要：基于研究生阶段纸质档案的不足以及研究生阶段档案管理的特殊性，结合本人工作经验，应用不断更新的科技手段，提倡建立和规范使用电子档案统一管理平台，从而提高档案管理的时效性和可持续性，对于档案的管理和发展具有划时代的重要意义。

关键词：档案 电子化 研究生 管理

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（a）-0031-01

个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写，是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，绝不可小看和忽视。进入研究生阶段的学生，从小学（甚至幼儿园）开始建档，记录了学生各个学习时期的学习、生活和品德等各种情况，对于用人单位了解学生的整个发展过程有着非常重要的价值，也对于招生单位了解学生的综合素质有着不同凡响的意义。但是，传统意义上的纸质档案的邮寄和存放虽然有很多优点，但是也存在一些不足之处：第一，档案转递的效率不高，正常情况需要一个月以上才能够收到新招收学生的档案，有的需要的时间更长，甚至不负责任的档案管理老师也有把学生档案寄丢的情况发生，而且在学生报考或者就业之前了解查看学生的档案更为合理；第二，由于档案长期积累的材料较多，因而存放需要占据大量空间，久而久之，如此存放并不科学，也不环保，存放一旦没有注意环境的变化就容易导致档案的破损和档案内容的损坏；第三，档案的可持续性较差，我们在翻阅学生纸质档案的过程中，经常会发现很多材料的填写项目诸多雷同，学生在不同时期要重复填写很多遍这样的材料，还有一些学生的情况并不完整，这样非常不利于提高工作效率。更重要的是：进入研究生阶段学习的学生不同于小学、初中、高中甚至大学时期，由于导师和课题组的安排，他们的时间相对比较自由和分散，不便于集中和统一的管理，而且学生组成的年龄跨度较大，有些学生属于在职学习，有些学生也已经进入婚育年龄，因此档案处理的复杂性和难度有所加大，档案的记录和管理就应该更为科学合理。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，研究生电子档案的建设与管理已急迫地摆到研究生教育管理工作者的面前[1-3]。如何形成一套行之有效的办法，仁者见仁、智者见智[4-6]。基于以上纸质档案的不足之处，我建议对于研究生档案的管理，需要建立电子化的完备流程，这样一方面可以提高档案管理时效性，减少重复填写和内容的缺失；另外一方面对于档案的存放也更加合理和环保，提高工作效率和管理的科学性。

下面对于研究生阶段档案管理的电子化流程提出自己一些设想：

建议从学生开始建档（小学或者幼儿园）起就进入电子档案统一管理平台（平台应该由教育部、国家档案局、工业和信息化部、公安部等相应部门组织开发，并由专人进行后期维护）进行档案的填写，设置的填写选项不应重复，学生进入到下一个求学或者工作阶段，招生或者用人单位人事部门的老师可以先通过在线浏览学生的档案，首先了解学生的各方面情况，为招生和招聘做好前期的铺垫，但是招生和用人单位的老师只有浏览权限，并无修改权限。当学生一旦录取或者录用，录取或者录用单位档案管理的相关老师可以给开放浏览学生之前档案情况的权限，但不具备修改权限，同时开放学生在本单位求学或者工作期间的档案修改和维护权限，以往单位的档案管理老师对于学生的情况只能浏览，关闭其所有修改权限；

对于学生在求学阶段的信息变更可以由学生本人提出申请，建立一套合理的申请流程，流程简便可行，由学生所在单位的档案管理老师在电子档案统一管理平台进行修改和维护；

电子档案统一管理平台的数据要进行及时备份，同时不断升级平台的网络安全系统，档案管理人员在管理档案的过程中要签订保密协议，不可泄露学生的任何信息资料；

在推行电子档案的同时，纸质档案与电子档案重复的部分可以省略，保留签名页部分，很多纸质档案也可以通过电子档案进行按需打印，这样节约纸张，更加环保。

当然在推行电子档案的过程中，肯定也会有一些阻力和弊端，比如：传统档案的管理者已经习惯于一种传统的管理模式，一旦推行电子档案，很多数据需要进行网络的维护，这样增加了他们额外很多的工作量，但是前期工作量的增加其实对于后续电子档案管理模式的推行是大有裨益的，所以这方面的思想锢囚需要摒弃。电子档案统一管理平台因为是基于网络环境下，所以网络的安全和计算机的稳定性就是电子档案管理中可能出现的弊端，黑客的攻击对于电子档案统一管理平台的安全存在一定的考验，网络和计算机的不稳定也会给管理人员造成一定的困扰，而且长时间对于网络平台的使用又容易形成对网络的依赖，这些都是我们需要考虑的问题。应对的办法：（1）网络的维护和监管要到位，确保网络的正常通畅；（2）随着科技的不断进步，计算机的安全和稳定性也会逐步增强，为电子档案统一管理平台的安全和稳定提供充足的技术支撑，同时网络数据要做到实时有效的备份。

研究生电子档案的推行只是一个侧面，对于全民电子档案的推广是一个示范，这样的电子档案管理平台对于档案的时效性、规范性和可持续性有非常大的促进作用，随着高技术手段的不断更新，档案的管理将会更加科学、合理、便捷。

参考文献

[1] 陆国平.浅析研究生电子档案的管理[J].档案与建设，2009（9）：46-47.

[2] 方芳，李书锦，姚路明.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济，2011，21（2）：138-140.

[3] 沈玉.浅论研究生档案管理与教育管理信息化[J].浙江档案，2011（2）：26-27.

[4] 陈莹.关于高校电子档案管理的探讨[J].佳木斯大学社会科学学报，2009，27（6）：179-180.

[5] 王艳.浅析电子档案在高校档案管理中的应用[J].教育教学论坛，2013（10）：27-28.

[6] 王秀珍.高校研究生毕业档案管理工作中的问题及对策[J].青海大学学报：自然科学版，2013（2）：98-100.endprint