论述档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

黄春艳

摘 要：档案管理是一项系统化和复杂化的工作，优质的档案管理工作是保证档案信息得到科学应用的重要基础条件。在信息化时代的影响下，档案管理的基础工作逐渐向科技化和现代化方向发展，这预示着档案管理工作和档案信息应用水平的进一步提高。本文针对档案管理基础工作的性质，对其在现代档案管理中的作用进行了研究，并对如何才能够有效提高档案管理基础工作的水平进行了探讨，希望能够为我国档案管理工作的不断发展产生积极的推动作用。

关键词：档案管理；基础工作；作用

一、引言

档案是在工作中较为常见的信息记录方式，其对工作方向的制定以及工作的正常开展都是非常关键的。档案管理的基础工作是其管理过程中必不可少的重要组成部分，也是管理工作能够得以科学发展的关键性影响因素。但是从现阶段我国档案管理基础工作开展的情况来看，其中还存在着一些问题，尤其是在信息技术不断发展的情况之下，存在的问题更加明显和突出，这对于档案管理工作的正常开展产生了极为巨大的阻碍。因此，明确档案管理基础工作的重要作用，针对现代档案管理基础工作的发展现状，对其进行合理地创新和改进是非常必要的，这也是保证档案管理工作得以快速发展的必要措施。

二、性质和作用

档案管理具有明显的服务性质，在实际的工作中并不能够直接产生物质回报，但是从社会发展的全局角度来看，档案管理工作是必不可少的，其提供的是对工作的支持和推动力量。档案管理基础工作是一项系统性较强的工作内容，它与其它管理工作之间是存在密切联系的。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

三、提升我国目前档案管理基础工作的措施研究

我国目前在档案管理基础工作方面还需要作出进一步的提升，以确保其工作方式和工作内容能够满足现代档案管理工作的需求。针对在档案基础管理工作中存在的一些问题，本文提出了以下几方面的应对措施。

（一）加强档案管理工作

1、从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。

2、健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全的工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。

（二）提升档案基础工作的专业性

1、针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误现场，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等的规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。

2、进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。

3、极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

（三）加快档案基础工作的现代化步伐

计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大的提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，来进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度。其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

结束语：档案管理是一项专业性较强且对于社会发展非常重要的工作内容，同时，它也是需要工作人员能够为之付出巨大努力的工作。档案管理基础工作对于档案管理来说是非常必要的，是保证档案管理工作得以正常发展的重要因素。我国在档案管理基础工作方面还有所欠缺，着严重影响到了我国档案管理的整体发展水平。在现代社会快速发展的情况之下，针对珍贵的档案信息，必须坚强对其的科学管理，才能够真正实现为社会发展和进步做出积极贡献的理想和目标。

参考文献：

[1]尹陈莎.如何做好档案管理中的基础工作.《档案天地》.2013年05期endprint