浅析档案管理工作中存在的问题及对策

王金玲

摘 要：档案管理工作是政府工作的重要组成部分，它是基层基础建设、规范管理的重要内容之一。管理好、做好档案是档案管理工作人员必须履行的重要职责。然而，多数档案管理人员更换频繁，在管理上存在较多漏洞，如何改进档案管理工作中的不足，提出对策。本文总结了目前档案管理中存在的问题，并且提出了具有创新性的解决方案和思路。

关键词：档案管理；问题；对策

1 档案管理工作中存在的问题

1.对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

3.人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。

4.人事档案材料制作不规范。干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。

5.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

6.人事档案利用工作水平较低。其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。

2 提高档案管理工作效率的对策

1、调动档案管理人员工作积极性。档案馆长期单调而枯燥的工作方式，在实际的档案馆管理工作中，要激发员工对工作的积极性和热情，保证工作按时完成。但在此同时，奖罚要明确，坚决制止徇私舞弊，为员工各尽其职才搭建一个公平、公正的舞台。在此，物质激励对激发员工的积极性具有非常重要的作用。物质激励方式有多种，要根据每个岗位不同特点采取相应的方式，才能达到最好的激励效果。物质激励没有绝对高低之分，在设计物质激励的过程中最重要的是要体现“公平”原则，以学院为发展战略和经营计划为导向，以每位员工创造的绩效大小为依据，制定基于绩效的物质激励体系，充分体现“多创造价值多得回报”的理念。

2、健全档案管理制度。有效的制度是完善措施是做好一切工作的必要条件，更是做好档案管理工作的必要保证。信息设备管理处从领导到员工就是依靠制度的建设，措施的完善来保障各项工作的顺利进行。如：（1） 规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合学校特点和档案管理实际，以适应学校档案管理的需要。对档案工作实行统筹规划、宏观管理。要拟定档案管理工作的方针、政策法规和规章制度；严格要求在职人员；定期做好工作人员培训工作。（2） 规章制度要简明实用。必须具有可操作性以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。（3）坚持制度约束性。领导的行为和形象直接影响着制度是否能够顺利执行，而职工是学校的主要构成群体组成之一，是制度的主要约束对象和执行者。（4）学校领导者必须坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3、改进和完善档案功能。严格遵循国家法律法规和相关方针政策，以坚持更好地为公众服务，充分发挥档案事业在建设和谐社会中的作用为宗旨，做到功能齐全，设施完善，经济实用，满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合学校对信息的需求，从而更好地为单位服务。

4、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是运用当代科技新成果和管理新手段，来提高档案工作的效率和水平，以尽快的速度来实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，在国内，使用计算机辅助管理档案的学校也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先，要引进高等学科人才，注意引进招聘一些有文化专业知识、专业技术、技能的人才充实档案队伍。