浅谈如何做好医院基建档案工作

曹志军

摘 要：随着医院基建工程项目的逐年增多，其重要性越来越受到重视。本文通过对医院基建档案中存在的问题进行分析总结，提出了加强医院基建档案管理的建议，以促进医院基建档案的管理水平。

关键词：医院；基建档案；建议

近年来，随着国家社会经济的发展，人民生活水平的提高，陈旧的医疗环境已不能满足人民的需求，也影响了医院的可持续发展。全国医院迎来了改扩建的浪潮，很多医院建设项目也被列入省、市重点建设项目。随着医院基础设施建设的快速发展，基建档案工作的重要性也越来越清晰的体现出来。

1 医院基建档案的重要性

1.1 为医院建设发展提供历史资料

医院基建档案为医院规划、建设、管理提供历史依据，它不仅服务于今天，也有利于未来。基建档案中的文字、图纸、影像为医院的规划建设发展提供技术参数指标，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

1.2 为医院改扩建工程提供数据

基建档案的好坏直接关系到医院整体建设和维修改造的速度、成本，甚至影响到建筑安全，是医院基建管理中长期而重要的工作任务[]。随着时间的推移，当初的基建人员或退休或调离，当楼内水暖电检修、改造、新型大型医疗设备安装、科室调整改造等后续工程，完全依赖基建档案。尤其医院不同于一般的建筑物，其内部的放射科、手术室、感染科等特殊建筑，原始的基建档案可以为这些特殊的科室维护、改造提供非常重要的依据。

1.3 为反腐倡廉提供重要资料

基建档案不仅记录了医院建设与发展的历史，同时也记录了工程项目的招、投标过程、施工过程中设计变更、签证，工程材料选用等一系列的资料，为后期审计部门审查，打击贪污腐败、维护廉政提供重要依据。

2 目前医院基建档案主要存在的问题

2.1 基建档案工作滞后

基建档案收集整理具有涉及建设单位、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大等特点。参与建设的施工单位技术水平、管理水平良莠不齐，大部分只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对工程资料收集滞后。有时因工程款没有及时到位，施工出现间歇现象，施工单位的领导或负责工程的技术员不断更换，资料交接不到位，导致一些资料残缺不全。往往在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据，给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。

2.2 缺少专业专职档案员人员

有些医院派医院的档案人员对建设档案进行管理，档案人员只懂得档案知识，没有工程项目建设的相关技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确辨别数据可靠性。有些医院派基建部门的技术员兼职档案工作，多数兼职档案员对档案基础不扎实，不熟悉档案工作规律、分类方法及有关规范，同时肩负着繁重的基建任务，对基建资料不能及时进行整理、收集、立卷、归档等，直接影响了档案质量。

2.3 文件材料收集不规范、不全面

由于收集单位多，各单位管理方式不一致，使档案资料不规范。如许多参建单位将原始资料保存在本单位，只将复印件交予建设单位，不符合档案管理制度；有些原始资料无经规范手续被多次涂改；有些质检报告等用私章或计算机打印代替签名。缺少图像、声像等形式资料。

2.4 竣工图纸与实物不符

工程变更签证较多的时候，有的施工单位为了节省资金，将原施工图与变更图加盖上竣工图章就合成了竣工图，竣工图中没有根据设计变更通知单作相应的修改图。更有的直接用施工图代替竣工图，无任何标志说明。有的没有加盖竣工图章、设计出图章等。使竣工图纸失去准确性，造成竣工图与实物不符。

3 对医院基建档案工作的建议

3.1 健全、完善基建档案管理制度

医院要结合本单位的实际工作情况，制定出一套切实可行的规章制度、工作细则、岗位职责等，主要明确基建档案管理的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求，使档案人员及相关工程人员有章可循，确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2 明确工程档案资料收集范围

要做好医院基建档案资料收集工作，就必须对工程档案资料的收集有一个明确的范围。对于不同的项目收集资料的范围不相一致，不能仅仅依靠施工单位的经验进行收取，建设单位档案人员要事先了解清楚工程项目的规模、前期手续、使用功能等情况，同时对照相关档案部门的档案整编要求，列出必须收集的档案资料清单，在开工时将清单印发到监理、各施工单位及相关部门。

3.3 配置专业的基建档案人员，同时加强业务培训，提高业务素质

随着基建档案管理向着信息化、规范化迈进，基建档案管理工作又是一项很复杂的工作，这就需要档案管理者：一是必须懂得建筑工程的专业知识，二是必须懂得档案业务，三是掌握电子文档管理和网络技术，四是具备较高的政治素质、理论修养、法规观念、职业道德和敬业精神。同时，档案管理人员必须与时俱进，医院应当经常地派档案人员到档案管理部门进行学习、业务交流，逐步规范档案资料编制流程、归案范围、整理分类方法等，从而提高基建档案管理质量。

3.4 信息化进程

对于有条件的医院，应当实现基建档案管理的电子化。从工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段进行录入收集，进行合理立卷。对于纸质档案，可以通过电子扫描的方式将其形成电子文件保存下来。电子档案的实现，不仅可以减少原件的损耗，而且也可提高查询检索速度，其统计功能也很强大，能提高工作效率和质量，提高档案利用率。

总之，基建档案反映基建工程项目的真实面貌，是基建工程项目的重要组成部分之一。它既为医院的建设、维修、管理、改建、扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。因此，我们必须做好基建档案建设及管理工作，把好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，并不断地提高业务水平和服务质量，使基建档案在提供利用中更好的发挥其作用，为医院可持续发展提供更好的服务。

参考文献

[1] 杨静谊.医院的基建档案[J].档案管理，2012（02）：88

[2] 谢赐业.医院基建档案资料收集应注意的几个问题[J].现代医院，2009，9（1）：141-142.endprint