土地档案管理与信息化建设

张晓蕊

摘 要：土地档案是用文字、声像、图表等方式记载土地的各种信息的档案资料。传统的土地档案管理以人工方式进行检索调卷，效率极低。档案的信息化建设是在不改变档案信息内容的前提下，改变档案及其内容的存在形式，从而提高档案的检索、分析、整合效率。改革开放以来，土地的管理活动越来越多，土地档案资料的数量和查询利用需求也越来越多，传统的土地档案管理方式已经不能满足需求。因此，针对土地档案的特点，结合现代科学技术和管理理念，进行土地档案信息化建设，提高土地档案管理水平，已经成为土地档案管理工作的重要课题。

关键词：土地档案；土地档案管理；档案信息化建设

土地档案是用文字、声像、图表等方式记载土地的各种信息的档案资料。传统的土地档案管理以人工方式进行检索调卷，效率极低。档案的信息化建设是在不改变档案信息内容的前提下，改变档案及其内容的存在形式，从而提高档案的检索、分析、整合效率。改革开放以来，土地的管理活动越来越多，土地档案资料的数量和查询利用需求也越来越多，传统的土地档案管理方式已经不能满足需求。因此，针对土地档案的特点，结合现代科学技术和管理理念，进行土地档案信息化建设，提高土地档案管理水平，已经成为土地档案管理工作的重要课题。

1 当前土地档案管理工作的特点

1.1 土地档案库藏量越来越多

土地档案记录的是土地使用过程中的历史信息，包括土地信息登记表，宗地图、土地权属来源文件等重要文件，这些文件要求保存的期限都很长，甚至要求做永久保存。因此土地档案必然会逐年积累增多。而改革开放后，土地管理活动的活跃，更使土地档案出现了爆发式的增长。

1.2 土地档案的利用率越来越高

土地与人民生活、企业生产、国家建设等活动密不可分，从普通居民的房屋权属确认，到企业的生产建设，到市政、水利、交通等部门的建设、乃至地区、国家对宏观经济的布局调整等，都需要土地档案提供可靠的信息依据。随着国家经济的活跃，土地档案的利用率也越来越高。

1.3 土地档案管理中的社会服务职能越来越突出

随着改革开放的发展，越来越多的居民参与到土地管理活动中来，因此土地档案的查询对象也由过去的政府部门向社会大众转变。同时，根据 《土地登记资料公开查询办法》的要求，国土资源管理局也应向社会提供土地登记资料的公开查询服务。因此，土地档案管理中的社会服务职能越来越突出。

2 土地档案信息化建设的目标

从国土资源局的社会职能和自身需求出发，当前进行土地档案信息化建设的目标，一是利用现代科学技术减轻档案管理的工作量，提高档案管理的效率，并最终提高档案管理的工作水平。二是为社会提供资源的共享、快速检索查询等服务。三是为各级政府部门的决策提供信息依据。土地档案的信息化建设应牢牢围绕这些目标，结合国土资源局的现实进行开展。

3 土地档案信息化建设的基本方法

土地档案信息化工作任务繁重，需要各级政府部门和相关部门齐心协力，按照一定的方法步骤逐步开展：

3.1 基础设施的建设

信息化建设的基础设施包括档案数字化设备（如扫描仪、计算机等）和档案信息网络系统（如路由器、网线等）。它们是档案信息转换、存储、传输、共享的基础条件。

3.2 土地档案信息资源的建设

土地档案的信息资源建设主要是将传统的纸质档案，通过扫描、数据压缩等技术手段，转换为计算机系统能够识别、处理、存储、传播的电子档案。另外，其他管理系统在工作过程中所产生的数据也是土地档案信息资源的重要来源。

3.3 土地档案信息管理系统的建设

土地档案信息管理系统的的主要功能包括档案信息的收集、档案的管理、档案信息的安全、档案的查询利用等方面。土地档案管理作为国土资源局的工作之一，其土地档案信息管理系统也应依托国土资源局现有的管理系统进行建设。

（1）应用系统应提供各种接口，能与其他设备和系统进行数据交换，并形成标准电子文档。

（2）建立土地档案数据库，实现对档案的管理，检索、查询等功能。

（3）建立完善的安全保密体系，通过权限控制、PKI系统、数据加密技术等对系统进行保护。

（4）建立相关的规范、制度、标准和流程，为系统的使用提供指引。

（5）和国土资源局现有系统紧密结合，为其他国土资源局其他部门提供档案查阅服务，并将其他部门的工作成果数据归档到土地档案数据库中。

（6）与国土资源局网站结合，为社会提供公共查询服务。随着社会对土地档案查询需求的激增，过往到国土资源局档案室才能查询资料的方式耗时费力，已经不能满足工作需求。宁波市国土资源局在自己的网站上建立了一个档案查阅平台，提供公共查询服务，从而减轻档案查询的工作量、提高查询效率、降低查询的社会成本。

3.4 建立复合型的管理团队

人才是一切工作的重要保障。我们要引进专业的土地档案信息化管理人才，加强档案管理人员的培训，培养出一支信息技术、档案管理、国土资源专业知识样样精通的复合管理团队，为土地档案的信息化建设提供人力保障。

4 土地档案管理信息化建设过程中应注意的事项

4.1 转变土地档案管理不重要的陈旧观念

传统的土地档案管理工作效率低下，档案信息资源利用率低，且不能产生巨大的经济效益，因此某些领导对档案管理工作并不重视，不愿进行过多的投资。而档案信息化不仅对国土资源管理工作带来了便利，还大大的提高了土地档案信息资源的利用率，对社会产生巨大的影响，因此，领导干部应转变土地档案管理工作不重要的陈旧观念，为土地档案管理和信息化建设提供人力、物力、政策的支持。

4.2 必须保证纸质档案和电子档案的一致和同步更新

有的同志认为电子档案建立以后，纸质档案的管理工作可以忽视，这种观念是错误的。目前，纸质档案还是电子档案的最主要来源，也是电子档案准确性、真实性、可靠性的基础和保证。在未来相当长一段时期内，传统纸质档案和电子档案共存的模式是不会改变的。因此必须保证纸质档案和电子档案的一致性，对变更之处要及时进行同步更新。

4.3 增强土地档案管理部门的社会服务意识

以前，土地档案管理部门主要对国土资源局内部提供服务，因此在社会服务意识上难免有所欠缺。现在我们进行信息化建设，面对社会提供服务，这就要求我们与时俱进，改变服务理念，树立主动热情的社会服务意识。

总之，我们应当重视和加快土地档案的信息化建设，结合现代科学技术和管理理念，不断提高土地档案的管理水平，为国土资源的合理利用提供保障。

参考文献

[1]王东平，李晓燕；土地档案信息化建设的若干思考[A]；齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊[C]；2009年；

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